Convention DPS organisateur : rédiger un contrat solide

Trois jours avant un trail de 1 500 coureurs, l’organisateur appelle pour « ajouter une boucle » au parcours. Sans convention écrite précise, votre association de sécurité civile se retrouve à improviser un dispositif renforcé sans base contractuelle, et à discuter la facturation après coup. La convention DPS organisateur évite exactement ce type de glissement : elle fixe le périmètre, les responsabilités, les moyens et la rémunération avant que l’événement ne démarre. Cet article détaille les clauses obligatoires, les points juridiques sensibles et un modèle de structure à adapter à chaque mission.

La convention DPS organisateur est le contrat écrit signé entre une association agréée de sécurité civile et l’organisateur d’une manifestation, qui définit la nature du dispositif prévisionnel de secours, le nombre d’équipiers mobilisés, la durée de la mission, les responsabilités réciproques et le montant de la participation financière. Elle est exigée par l’arrêté du 7 novembre 2006 relatif aux DPS et conditionne la couverture assurantielle de l’association comme la validité de l’autorisation administrative délivrée par la préfecture.

Pourquoi la convention DPS organisateur est-elle obligatoire ?

Toute mission de sécurité civile sur un rassemblement de personnes impose la signature d’une convention écrite entre l’association agréée et l’organisateur. Cette obligation découle directement du cadre réglementaire des dispositifs prévisionnels de secours et sécurise aussi bien l’organisateur, qui démontre qu’il a satisfait à son obligation de moyens, que l’association, qui engage sa responsabilité civile et pénale sur un périmètre délimité.

Trois fondements juridiques principaux :

• Arrêté du 7 novembre 2006 fixant le référentiel national des missions de sécurité civile de type DPS
• Loi du 13 août 2004 de modernisation de la sécurité civile, articles 36 et 37
• Code de la sécurité intérieure, livre VII, relatif aux associations agréées de sécurité civile

Risques en l’absence de convention écrite :

• Refus de prise en charge par l’assureur de l’association en cas de sinistre
• Nullité potentielle de l’autorisation administrative de la manifestation
• Difficulté à faire valoir le paiement en cas de contestation
• Responsabilité personnelle du chef de dispositif engagée en cas d’accident

Un échange de mails ne constitue pas une convention valable au sens réglementaire : un document signé par les deux parties, daté et conservé pendant au moins cinq ans, reste indispensable.

Quelles clauses doit contenir une convention DPS ?

Une convention DPS organisateur solide articule neuf clauses principales qui couvrent l’ensemble du cycle de la mission, de la préparation à la clôture. Chaque clause doit être rédigée de manière concrète et chiffrée, sans formules vagues qui ouvrent la porte aux interprétations divergentes le jour J.

Les 9 clauses essentielles à prévoir :

1. Identification des parties – raison sociale, numéro d’agrément de sécurité civile, SIRET, adresse, représentants signataires avec pouvoir de signature.
2. Objet de la mission – nom et nature de la manifestation, dates et horaires précis, lieu, nombre de participants et de spectateurs attendus.
3. Dimensionnement du dispositif – ratio d’intervenants secouristes (RIS) calculé selon la grille officielle, nombre de postes de secours, type de DPS (petite, moyenne, grande ou très grande envergure).
4. Moyens humains et matériels – noms et qualifications des équipiers, matériel engagé (DAE, lot A, lot B, lot C, véhicule), moyens de transmission.
5. Horaires et modalités de mise en place – heure de montage, briefing, prise de poste, démontage, incluant la durée totale facturée.
6. Responsabilités réciproques – périmètre de responsabilité de l’organisateur (accès, parking, point de rencontre SMUR, éclairage) et de l’association (soins, bilans, transmissions).
7. Participation financière – montant forfaitaire ou détaillé par poste, modalités de paiement, acompte éventuel, pénalités en cas d’annulation tardive.
8. Assurances et agréments – numéros de polices RC et individuelle accident, agrément préfectoral en cours de validité, attestations fournies.
9. Clause de suspension et d’annulation – conditions météo, force majeure, troubles à l’ordre public, délai de prévenance et conséquences financières.

Annexes recommandées :

• Plan du site avec implantation des postes de secours
• Fiche de dimensionnement DPS détaillée (calcul du RIS)
• Procédures d’alerte et numéros de téléphone d’astreinte
• Liste nominative des secouristes avec qualifications PSE1/PSE2

Comment chiffrer la participation financière de l’organisateur ?

Le montant de la participation financière d’une convention DPS organisateur se calcule à partir du nombre d’équipiers mobilisés, de la durée de la mission, des moyens matériels engagés et des frais logistiques annexes. L’association n’est pas une entreprise commerciale, mais elle a le droit de couvrir ses coûts réels et de constituer une réserve pour renouveler son matériel et former ses équipiers.

Postes de coût à intégrer dans la facturation :

• Coût horaire par équipier secouriste (indemnités, encadrement)
• Amortissement du matériel engagé (DAE, oxygène, consommables)
• Frais de déplacement et de restauration de l’équipe
• Frais administratifs (préparation du dispositif, main courante, bilan)
• Participation à la formation continue et au recyclage des secouristes

Fourchettes de prix constatées :

Type de DPS	Participants	Équipiers	Fourchette indicative
Petite envergure	< 1 000	4 à 6	400 € à 900 €
Moyenne envergure	1 000 à 5 000	8 à 12	1 000 € à 2 500 €
Grande envergure	5 000 à 30 000	14 à 36	3 000 € à 10 000 €

Ces fourchettes ne sont qu’indicatives et varient fortement selon les régions, la durée de l’événement et le niveau de risque. Le chef de dispositif consulte la grille interne de son association et motive chaque devis en annexe technique.

Le chef de dispositif prévisionnel de secours est généralement l’interlocuteur direct de l’organisateur pour la négociation du dimensionnement et des moyens, mais la signature engage l’association elle-même via son président ou son représentant légal.

Comment gérer une modification ou une annulation ?

Les modifications et annulations de convention DPS organisateur doivent être tracées par avenant écrit, signé par les deux parties avant la date de l’événement. Une modification de parcours, un ajout d’une boucle sur un trail ou une variation du nombre de participants attendus peut faire basculer le dimensionnement d’une catégorie de DPS à une autre et impose une révision contractuelle formelle.

Procédure d’avenant recommandée :

• Rédaction d’un document court reprenant les références de la convention initiale
• Description précise de la modification (horaires, parcours, dimensionnement)
• Nouveau montant si impact financier, avec justification chiffrée
• Signature des deux parties au moins 72 heures avant l’événement
• Conservation jointe au contrat initial dans le dossier d’archive

Clauses d’annulation à prévoir dès l’origine :

• Annulation plus de 15 jours avant : pas de frais, acompte remboursé si versé
• Annulation entre 15 et 72 heures avant : facturation partielle des frais engagés
• Annulation à moins de 72 heures : facturation à 100 % du devis
• Force majeure (arrêté préfectoral, intempéries violentes) : pas de facturation

En cas de DPS en forte chaleur ou de risque météo imposant une suspension de la manifestation, la convention doit préciser qui tranche sur la poursuite du dispositif et selon quels critères objectifs.

Questions fréquentes sur la convention DPS organisateur

Une convention DPS peut-elle être signée le jour de l’événement ?

Non. La convention DPS organisateur doit être signée en amont, idéalement 15 jours avant l’événement, pour permettre la préparation du dispositif, la mobilisation des équipiers et la transmission du dossier à la préfecture si l’autorisation administrative l’exige. Une signature le jour J ne couvre pas la phase préparatoire déjà engagée et expose l’association à une absence de recours en cas de défaut de paiement.

Faut-il une convention pour un DPS gratuit ou bénévole ?

Oui. Même en l’absence de participation financière, une convention écrite reste obligatoire pour fixer le périmètre de la mission, les responsabilités et les moyens engagés. La gratuité ne dispense pas du cadre réglementaire : l’association reste engagée au titre de son agrément de sécurité civile et doit documenter l’intervention de la même manière qu’une mission payante.

L’organisateur peut-il imposer une baisse du nombre d’équipiers prévus ?

Non. Le dimensionnement du DPS est calculé selon la grille officielle du référentiel national à partir du nombre de participants, du type de risque et de la configuration des lieux. L’organisateur peut discuter de l’intégration de moyens matériels ou de la durée, mais ne peut pas descendre en dessous du ratio d’intervenants secouristes requis sans engager sa propre responsabilité en cas d’accident.

Que faire si l’organisateur refuse de signer la convention ?

L’association doit refuser la mission. Intervenir sans convention signée revient à exposer les secouristes, l’association et son président à une responsabilité civile et pénale non couverte, et à faciliter un éventuel contentieux. Un refus argumenté par écrit, accompagné du rappel réglementaire, protège l’association et incite généralement l’organisateur à régulariser dans les 24 heures.

Combien de temps conserver une convention DPS après l’événement ?

Au minimum cinq ans, conformément aux obligations comptables et contractuelles de droit commun. En cas d’intervention ayant donné lieu à un bilan victime, à un transfert hospitalier ou à un sinistre, la durée de conservation est portée à dix ans minimum pour couvrir les délais de prescription en matière de responsabilité civile médicale et de recours des victimes ou de leurs ayants droit.

Peut-on utiliser un modèle type de convention pour toutes les missions ?

Partiellement. Un modèle type permet de gagner du temps sur les clauses structurelles (identification, assurances, responsabilités), mais chaque mission exige une adaptation du dimensionnement, des horaires, du montant et des annexes techniques. Un modèle figé appliqué sans discernement expose à des clauses inadaptées, voire contradictoires avec la réalité du terrain.

À retenir sur la convention DPS organisateur

• Document écrit obligatoire, signé par les deux parties, sans exception même pour un DPS gratuit.
• Neuf clauses essentielles à intégrer, dont le dimensionnement, les responsabilités et la participation financière.
• Les modifications se tracent par avenant signé 72 heures avant l’événement au plus tard.
• Les clauses d’annulation et de force majeure protègent l’association contre les frais engagés inutilement.
• Conservation minimale de cinq ans, portée à dix ans en cas d’intervention ayant donné lieu à un bilan hospitalier.
• Refuser la mission plutôt que d’intervenir sans convention : la responsabilité engagée n’est pas couverte autrement.

Outiller la gestion contractuelle de vos DPS

Une convention bien rédigée ne sert à rien si elle dort dans un classeur poussiéreux et qu’on ne la retrouve pas le jour d’un contentieux. Centraliser les conventions signées, les avenants, les factures associées et les bilans d’intervention dans un espace unique permet de retrouver l’historique de chaque organisateur en quelques secondes. L’application eBrigade intègre un module de gestion des conventions DPS, le suivi de la facturation, la planification des équipiers et la main courante numérique de chaque intervention. Découvrez comment eBrigade accompagne les associations agréées de sécurité civile et les équipes de secours à travers la France dans la gestion de leurs postes de secours et de leurs dispositifs prévisionnels de secours.