Gérez vos vacataires et intervenants externes sans perdre le fil
Enseignants vacataires, intervenants professionnels, contractuels, planning des cours, suivi des heures assurées, contrats et rémunération — une plateforme pour que la direction des études garde le contrôle, sans tableurs.
✓ Sans CB · ✓ 30 jours sans engagement · ✓ Import Excel en 1 minute
Mis à jour le mai 2026 · Par Joseph
Un logiciel pour université ou école gère les intervenants vacataires, les plannings de cours par promotion et le suivi des formations des équipes. eBrigade centralise les contrats, suit les heures d'enseignement, mobilise les remplaçants en cas d'absence et automatise les relevés d'heures pour la paie des vacataires.
Conçu spécifiquement pour vos contraintes terrain
- Disponibilités centralisées — chaque intervenant déclare ses disponibilités via l'app mobile. Affectation uniquement sur les créneaux confirmés.
- Planning sans conflit — détection automatique des chevauchements, intervenant déjà affecté sur le même créneau, salle réservée — plus de double réservation ni d'intervenant convoqué deux fois
- Visibilité des intervenants sur leur planning — chaque intervenant consulte son planning, ses heures contractualisées vs réalisées et ses documents depuis son espace personnel, sans solliciter l'administration
- Remontée d'activité pour la paie simplifiée — en fin de mois, les exports pour la paie sont prêts en quelques clics, avec le détail par intervenant, par module et par type de cours
- Base de données intervenants réutilisable chaque année — les dossiers des intervenants sont conservés d'une année sur l'autre, le renouvellement de collaboration ne prend que quelques minutes au lieu de tout refaire
Dossiers vacataires et intervenants
CV, spécialités, qualifications académiques, coordonnées bancaires, documents RH, historique des interventions — tout le dossier de chaque intervenant en un endroit.
Planning des cours
Affectation des intervenants aux modules, salles, amphi et créneaux — prévention des conflits, vue par intervenant ou par formation, synchronisation avec le calendrier académique.
Suivi des heures assurées
Comptabilisation automatique des heures effectuées vs contractualisées, alertes sur les écarts, exports pour la paie, conformité avec les règles sur les plafonds de vacation.
Dossiers intervenants
Profil complet de chaque intervenant vacataire : coordonnées, qualifications, disponibilités, matières enseignées, historique des interventions. Base de données centralisée et à jour.
Rémunération et notes de frais
Gestion des notes de frais de déplacement, variables de paie (heures assurées, types de séances) — export CSV pour votre service RH.
Voir le module →Tableaux de bord direction des études
Taux de couverture des modules, modules sans intervenant confirmé, alertes sur les plafonds réglementaires, bilan d'activité par département.
“Gérer 350 intervenants vacataires pour 120 formations différentes était un cauchemar administratif. Chaque rentrée, nous passions des semaines à collecter les contrats, vérifier les disponibilités et faire les plannings. Avec eBrigade, nos coordinateurs pédagogiques consacrent désormais 3 fois moins de temps à l'administratif et peuvent se concentrer sur la qualité des formations.”
Anna B.
Responsable des intervenants vacataires
Vous vous demandez peut-être…
Comment gérer la différence de statut entre vacataires, contractuels et permanents sur eBrigade ?
eBrigade gère plusieurs types de statuts d'intervenants avec des règles différentes : les vacataires ont un plafond d'heures, les contractuels un volume horaire contractuel, les permanents une quotité de service. Chaque profil a ses propres règles de suivi et ses propres exports pour la paie ou les ressources humaines.
eBrigade est-il compatible avec les contraintes des universités publiques (règles de vacation du public) ?
eBrigade permet de suivre les heures assurées par chaque intervenant et d'exporter ces données pour votre service RH. Le contrôle des plafonds réglementaires (96h EqTD) est à paramétrer selon vos règles internes — eBrigade fournit les données, votre service RH applique les règles.
Comment un intervenant extérieur peut-il signaler un empêchement de dernière minute ?
L'intervenant notifie directement depuis son application mobile ou son espace web. La direction des études est immédiatement alertée, et eBrigade propose la liste des intervenants disponibles et compétents pour ce module qui pourraient assurer le remplacement. L'étudiant est informé de la modification via notification.
Peut-on gérer les intervenants professionnels qui viennent ponctuellement donner un seul cours dans l'année ?
Oui, c'est même l'un des profils les plus courants. Un intervenant professionnel invité peut être ajouté en quelques minutes, sa fiche de poste préparée pour sa seule intervention, et ses notes de frais gérées sans qu'il ait besoin d'un dossier administratif complet. La simplicité pour les intervenants ponctuels est souvent ce qui est le plus apprécié.
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