Module Licence eBrigade
Aucune licence n'expire sans que vous le sachiez à l'avance
Le numéro, l'organisme et les dates de validité de chaque licence vivent directement dans la fiche du membre. eBrigade calcule en temps réel le statut (valide, expire bientôt, expirée), envoie un rappel par email avant l'échéance et garde la trace de chaque renouvellement. Vous arrêtez de surveiller un tableur ligne par ligne.
Ces boutons concernent l'abonnement eBrigade complet : ce module est inclus sans supplément dans les forfaits.
Illustration · données fictives
Qu'est-ce que le module Licence d'eBrigade ?
Onglet Licence dans la fiche de chaque membre : numéro, catégorie, organisme émetteur, référence, date d'obtention et date d'expiration. Badge de validité calculé en temps réel, alerte email automatique avant l'échéance (délai configurable), renouvellement en un clic qui archive la licence précédente dans un historique daté, avec pièce jointe possible. Il est inclus sans supplément dans les forfaits eBrigade.
Pourquoi utiliser Licence ?
Les licences fédérales, professionnelles ou réglementaires de vos membres expirent toutes à des dates différentes. Les suivre dans un tableur, c'est miser sur la vigilance humaine pour repérer chaque échéance à temps. Une seule licence oubliée et un membre peut se retrouver non couvert en intervention, hors règle pour une compétition ou un encadrement, sans que personne ne s'en aperçoive avant qu'il soit trop tard.
Ce que change Licence dans eBrigade
Un onglet Licence s'ajoute dans la fiche de chaque membre (activable par type de statut) : numéro, catégorie, organisme émetteur, référence, date d'obtention et date d'expiration. Le badge de validité se calcule en temps réel — Valide, Expire bientôt ou Expirée — avec le nombre de jours restants. Un email de rappel part automatiquement le bon jour avant l'échéance, selon un délai que vous fixez. Le bouton Renouveler archive la licence en cours dans un historique daté et remet les champs à zéro pour la nouvelle. Le scan ou le PDF officiel peut être joint à la fiche.
Ce que vous pouvez faire avec Licence
Numéro, catégorie (liste déroulante de catégories normalisées), organisme émetteur, référence, date d'obtention et date d'expiration sont saisis sur un seul onglet de la fiche, au même endroit que le reste du dossier du membre.
Un badge se met à jour automatiquement d'après la date d'expiration : Valide, Expire bientôt (à moins de 30 jours) ou Expirée, avec le nombre exact de jours restants ou de jours de dépassement. Aucun calcul manuel.
Un email automatique part le jour fixé avant l'expiration (30 jours par défaut, délai configurable). La vérification tourne quotidiennement et ignore les anciens membres et les externes, pour ne relancer que les personnes concernées.
Le bouton Renouveler archive la licence en cours — numéro, catégorie, organisme, référence et dates — dans un historique daté, puis vide les champs pour la nouvelle licence. Vous gardez la trace de qui a renouvelé et quand.
Chaque licence passée est conservée dans un tableau dédié, classée par date d'archivage, pour reconstituer le parcours d'un membre sur plusieurs années sans rien ressaisir.
Le scan ou le PDF de la licence s'attache directement à la fiche, ce qui évite de redemander le justificatif lors d'un contrôle ou d'une déclaration à la fédération.
Où le module Licence se voit dans eBrigade
Ce module n'ouvre pas d'écran à lui : il ajoute ce qu'il faut là où le travail se fait déjà. Voici ces écrans, tels qu'ils sortent de l'application.
Licence dans un parcours complet
Ce module ne travaille pas seul : voici où il intervient dans le quotidien d’un métier, avec les étapes qui le précèdent et celles qui le suivent.
De la carte professionnelle à la paie du mois.
Titres valides, vacations tenues, présence prouvée et heures justes : l’exploitation et le contrôle reposent sur les mêmes données.
Étape 1 sur 5 · Vérifier
Les cartes professionnelles sont sous contrôle.
Numéro, organisme émetteur et date d’expiration de chaque carte professionnelle, avec un badge de validité et une alerte avant l’échéance.
Étape 2 sur 5 · Planifier
Chaque site a ses vacations.
Le tableau des vacations par site, avec les qualifications requises poste par poste et le contrôle des repos.
Étape 3 sur 5 · Combler
Un poste vacant se pourvoit vite.
Le statut disponible en temps réel montre qui peut prendre la vacation ; le remplacement se demande, s’accepte et se valide, tracé de bout en bout.
Étape 4 sur 5 · Pointer
La présence est horodatée.
Entrées et sorties enregistrées au scan du badge QR depuis l’application mobile, sur les activités du planning.
Étape 5 sur 5 · Payer
Les heures arrivent justes en paie.
Heures supplémentaires au seuil convenu, heures de nuit et cumuls : la paie du mois se prépare à partir des heures validées, puis part vers votre logiciel de paie.
Comment ça marche
Ouvrez l'onglet Licence de la fiche : renseignez le numéro, la catégorie, l'organisme, la référence et les dates d'obtention et d'expiration. Chaque champ est enregistré automatiquement.
Dans Configuration › Général, choisissez combien de jours avant l'échéance le rappel email doit partir (30 jours par défaut), ou aucune alerte. eBrigade s'occupe ensuite de la surveillance, tous les jours, sans intervention.
À l'échéance, un clic sur Renouveler archive l'ancienne licence dans l'historique daté et libère les champs pour la nouvelle. Le badge de validité repasse au vert dès les nouvelles dates saisies.
Où ce module devient vraiment utile
Associations sportives & clubs : licence fédérale de chaque adhérent saisie dans sa fiche avec organisme et dates, et rappel email automatique avant expiration pour éviter qu'un licencié ne soit plus couvert.
SDIS & sécurité civile : suivi des licences et habilitations opérationnelles, avec badge de validité en temps réel et historique des renouvellements pour prouver la continuité.
Centres de formation & fédérations : licences pédagogiques ou professionnelles des formateurs centralisées dans leur fiche, avec relance automatique avant l'échéance.
Structures avec conducteurs : catégories de permis et habilitations de conduite enregistrées par membre, avec alerte avant la date de fin de validité.
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Questions fréquentes
Pour quel type de licence ce module est-il conçu ?
Pour toute licence à date de validité : licence sportive fédérale, qualification professionnelle, habilitation ou catégorie de conduite. Chaque membre dispose d'une licence en cours dans sa fiche (numéro, catégorie, organisme, référence, dates d'obtention et d'expiration) ; les licences précédentes sont conservées dans l'historique des renouvellements.
Comment fonctionnent les alertes d'expiration ?
Une vérification quotidienne repère les licences qui arrivent à échéance et envoie un email de rappel au membre concerné, le jour fixé avant l'expiration. Le délai (30 jours par défaut) est configurable et s'applique à l'ensemble des licences. La fiche affiche en parallèle un badge en temps réel : Valide, Expire bientôt ou Expirée.
Le renouvellement conserve-t-il l'historique ?
Oui. Le bouton Renouveler archive la licence en cours — numéro, catégorie, organisme, référence et dates — dans un historique daté, en gardant la trace de la date et de l'auteur de l'archivage, puis remet les champs à zéro pour la nouvelle licence.
Peut-on attacher le document officiel de la licence ?
Oui. Le scan ou le PDF de la licence peut être joint directement à la fiche du membre, ce qui le rend disponible lors d'un contrôle ou d'une déclaration sans avoir à le redemander.
Faut-il un accès particulier pour modifier une licence ?
La saisie, le renouvellement et l'archivage des licences sont réservés aux utilisateurs disposant du droit de modification sur la fiche membre. Chaque changement est tracé dans le journal d'activité.
L'onglet Licence est-il activé pour tous les membres ?
Le module s'active globalement, puis l'onglet Licence peut être affiché ou masqué par type de statut. Vous le réservez ainsi aux profils pour lesquels le suivi d'une licence a un sens.