Vos agents déclarent eux-mêmes leurs disponibilités, à la minute près
Chaque membre saisit ses créneaux de disponibilité sur son propre calendrier, à la précision de la minute et indépendamment pour chacune de ses sections. Vous récupérez une vision fiable de qui est disponible avant de planifier gardes et astreintes.
Chaque agent déclare ses créneaux de disponibilité à la minute sur un calendrier mois/semaine/jour, avec récurrence, disponibilité par section et verrouillage de mois côté responsable.
Pourquoi déclarer la disponibilité à la minute ?
Récolter les disponibilités de chaque agent par mail, par message ou sur un tableur prend du temps et vieillit mal : une demi-journée annoncée masque les vraies plages, les changements ne remontent pas, et un même agent rattaché à deux sections est compté deux fois. Quand vient le moment de bâtir le planning, on ne sait plus qui est réellement disponible ni sur quel créneau.
Ce que change la Disponibilité à la minute
Chaque agent saisit lui-même ses créneaux sur un calendrier mois/semaine/jour, avec une heure de début et de fin à la minute, un titre, un commentaire et un type d'activité. La disponibilité est portée séparément pour la section principale et la section secondaire du membre, et un créneau peut être répété à une date donnée ou en récurrence. Côté responsable, le verrouillage d'un mois fige les déclarations une fois le planning prêt.
Ce que vous pouvez faire avec Disponibilité à la minute
Chaque agent déclare ses disponibilités sur un calendrier en vues mois, semaine et jour, avec des créneaux définis à la minute près plutôt que par demi-journées ou plages figées.
Un créneau porte un titre personnalisé, une date, des heures de début et de fin, un commentaire, un type d'activité et une ou plusieurs sections. Le mode journée entière découpe automatiquement les plages qui passent minuit.
Un créneau se reproduit une fois à une date choisie ou en récurrence — chaque jour, jours ouvrés, semaine, mois ou année — sur une période d'un à douze mois ou d'un à trois ans.
Un même créneau couvre indépendamment la section principale et la section secondaire du membre, sans double saisie ni double comptage.
Les créneaux qui se recouvrent sont détectés et traités selon le mode choisi (écraser, ignorer ou avertir), et la durée d'un créneau s'ajuste par redimensionnement directement sur le calendrier.
Quand un planning de section est verrouillé, le calendrier affiche un cadenas et bloque les modifications. L'heure de base et l'heure de fin de journée, ainsi qu'une fenêtre de tolérance, sont configurables.
Comment ça marche
Depuis son espace, chaque membre accède à un calendrier en vue mois, semaine ou jour. Il y voit ses créneaux déjà déclarés et l'éventuel cadenas des mois verrouillés par le responsable.
L'agent saisit un créneau avec date, heure de début et de fin à la minute, titre, commentaire, type d'activité et la ou les sections concernées. Le mode journée entière découpe automatiquement les plages qui franchissent minuit.
Un créneau peut être copié à une date précise ou répété en récurrence (chaque jour, jours ouvrés, semaine, mois ou année) sur une période d'un à douze mois ou d'un à trois ans, avec gestion des chevauchements.
Lorsque le planning d'une section est prêt, le responsable verrouille le mois : le calendrier affiche un cadenas et bloque toute création ou modification de créneau sur cette section.
Où ce module devient vraiment utile
Sapeurs-pompiers volontaires : chaque SPV déclare ses plages d'engagement à la minute, et le chef de centre dispose d'une base à jour pour monter le tableau de garde.
Associations de sécurité civile : les bénévoles indiquent leurs créneaux par section, ce qui permet d'affecter chacun là où il est réellement disponible.
Structures multi-sections : un agent rattaché à deux sections déclare sa disponibilité indépendamment pour chacune, sans double comptage.
Plannings récurrents : un agent disponible chaque mardi soir crée le créneau une fois et le répète automatiquement sur plusieurs mois.
Travail de nuit : les créneaux qui passent minuit sont découpés automatiquement selon la frontière de journée configurée, pour un décompte correct.
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Questions fréquentes
En quoi ce module diffère-t-il de la planification des gardes ?
La Disponibilité à la minute est déclarée par l'agent lui-même : chaque membre indique quand il est disponible. La planification des gardes et des astreintes, elle, est faite côté responsable et s'appuie justement sur ces disponibilités déclarées pour affecter les bonnes personnes.
Un agent rattaché à plusieurs sections déclare-t-il ses disponibilités séparément ?
Oui. Un créneau couvre indépendamment la section principale et la section secondaire du membre. L'agent peut donc se déclarer disponible pour une section sans l'être pour l'autre, sans aucune ressaisie.
Comment fonctionne la récurrence d'un créneau ?
Un créneau peut être dupliqué une seule fois à une date choisie, ou répété en récurrence : chaque jour, jours ouvrés uniquement, chaque semaine, chaque mois ou chaque année. La période de répétition va d'un à douze mois ou d'un à trois ans.
Que se passe-t-il pour un créneau qui passe minuit ?
Le mode journée entière découpe automatiquement le créneau au passage de minuit, selon l'heure de base configurée pour la frontière de journée. Le travail de nuit est ainsi décompté correctement de part et d'autre du changement de jour.
Peut-on empêcher les modifications une fois le planning établi ?
Oui. Lorsque le responsable verrouille le mois d'une section (planning prêt), le calendrier affiche un cadenas et bloque toute création, modification ou suppression de créneau sur cette section.
Qui peut gérer les disponibilités d'un autre agent ?
Chaque membre gère ses propres disponibilités. Les superviseurs disposant des droits appropriés peuvent gérer celles des autres, et un administrateur peut consulter ou éditer le calendrier d'un autre membre.