Clôturez les notes de frais sans paperasse ni ressaisie comptable
Les notes de frais déposées sur papier ou par email se perdent, les justificatifs manquent, et chaque remboursement repart d'une ressaisie manuelle. Le module permet de saisir un frais depuis son téléphone — voire de scanner le ticket de caisse pour pré-remplir montant, date et catégorie automatiquement —, de le faire circuler dans un circuit de validation horodaté (simple ou double validation), et de suivre chaque note jusqu'au remboursement. Du terrain au virement, la dépense n'est saisie qu'une seule fois.
Saisie mobile des frais avec scan IA du ticket, double validation et suivi jusqu'au remboursement.
Pourquoi utiliser Note de frais ?
Les membres remplissent leurs notes de frais sur papier ou dans un fichier Excel personnel, vous les envoient par mail ou les déposent dans une boîte physique. Le responsable passe du temps à vérifier les justificatifs, relancer les retardataires, puis ressaisir les montants à la main pour déclencher les remboursements. Personne ne sait à quel stade en est une note, ni si le justificatif a bien été reçu, et la traçabilité entre la dépense déclarée et la date effective du remboursement n'existe pas.
Ce que change Note de frais dans eBrigade
Chaque membre saisit sa note directement dans eBrigade, photo du justificatif à l'appui, en la rattachant à un type de frais paramétré et, si besoin, à un événement du planning. Le responsable valide ou rejette en un clic, en simple ou double validation selon votre configuration, et chaque changement de statut est horodaté et notifié par email avec le PDF de la note en pièce jointe. Le membre suit l'avancement sans relancer le service comptable, et l'export Excel par période permet la réconciliation sans aucune ressaisie.
Ce que vous pouvez faire avec Note de frais
Le membre saisit chaque ligne de frais — type, montant, commentaire — et dépose le justificatif (photo ou PDF) dans une zone de glisser-déposer, depuis son téléphone comme depuis son navigateur, sans attendre de retourner au bureau.
Quand le module IA est activé, un bouton « Scanner mon ticket » ouvre l'appareil photo, analyse le ticket et pré-remplit automatiquement le montant, la date, la catégorie et le commentaire de la ligne de frais, en y joignant la photo comme justificatif.
Chaque note suit un workflow horodaté — créée, envoyée pour validation, validée, remboursée, ou rejetée avec motif. La double validation s'active dans la configuration pour exiger deux approbations successives avant le remboursement, chaque étape conservant l'auteur et la date.
Vous définissez vos propres types de frais classés par catégorie, avec prix unitaire et unité (par exemple un tarif au kilomètre) : le montant se calcule en saisissant la distance. Les types sensibles affichent un avertissement au validateur, et un plafond de remboursement annuel ainsi qu'un plafond kilométrique sont configurables.
Un membre peut renoncer à son remboursement et le transformer en don à l'organisation d'un seul interrupteur. À chaque étape, le bon responsable (trésorier, validateur) reçoit une notification email avec le PDF de la note généré automatiquement, événement et organisation rappelés.
Un tableau de bord filtre les notes par personne, statut, niveau, organisation et période, avec statistiques associées. Le trésorier marque les justificatifs comme reçus et vérifiés, et l'export Excel (bénéficiaire, niveau, date, montant, don, statut, commentaire) reprend les filtres actifs, prêt pour la comptabilité.
Comment ça marche
Le membre ajoute ses lignes de frais et photographie chaque justificatif — ou scanne directement son ticket de caisse, qui pré-remplit montant, date et catégorie quand le module IA est actif —, puis rattache la note à un événement si nécessaire.
Le responsable est notifié par email avec le PDF de la note, examine les justificatifs et valide ou rejette depuis son espace. En double validation, une seconde approbation est requise. Chaque action est horodatée jusqu'au remboursement.
Le trésorier suit toutes les notes dans un tableau de bord filtrable par personne, statut, niveau et période, marque les justificatifs comme vérifiés, et exporte la sélection en Excel — prête pour la réconciliation, sans ressaisie.
Où ce module devient vraiment utile
Associations & bénévolat : remboursement des frais de déplacement et de matériel des bénévoles, avec justificatif photo et possibilité pour le bénévole de transformer son remboursement en don à l'association.
SDIS & sécurité civile : notes de frais rattachées directement à l'événement eBrigade, barème kilométrique paramétré et double validation trésorier avant remboursement.
Centres de formation : frais des formateurs vacataires saisis dans eBrigade, justificatifs vérifiés par le responsable, suivis jusqu'au remboursement et exportés par période.
Protection civile & opérations terrain : scan IA du ticket de caisse depuis le mobile pendant le dispositif, pour saisir un frais en quelques secondes sans ressaisie au retour.
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Questions fréquentes
Les membres peuvent-ils soumettre leurs frais depuis le terrain, sans accès PC ?
Oui. La saisie est accessible depuis l'application mobile et le navigateur. Chaque ligne comporte un type de frais, un montant et un commentaire, et le justificatif se dépose par glisser-déposer (photo ou PDF). La note peut être rattachée à un événement du planning eBrigade.
Le scan IA du ticket est-il inclus dans le module Note de frais ?
Le scan d'un ticket de caisse — qui pré-remplit automatiquement le montant, la date et la catégorie d'une ligne de frais — repose sur le module IA d'eBrigade. Lorsque celui-ci est activé sur votre instance, un bouton « Scanner mon ticket » apparaît dans la saisie. Sans le module IA, la saisie manuelle avec justificatif photo reste pleinement disponible.
Peut-on exiger deux validations avant de rembourser ?
Oui. La double validation s'active dans la configuration du module : la note doit alors être validée à deux niveaux successifs avant de pouvoir passer au statut remboursé. En mode simple, une seule validation suffit. Chaque validation conserve son auteur et son horodatage, et un rejet exige un motif.
Comment gérer les frais kilométriques et les plafonds de remboursement ?
Vous créez des types de frais avec un prix unitaire et une unité (par exemple un montant au kilomètre) : le total se calcule à partir de la distance saisie. Un plafond de remboursement annuel et un plafond kilométrique sont configurables, et les frais kilométriques peuvent être exclus du calcul du plafond annuel.
Le responsable est-il prévenu et le suivi est-il traçable ?
Oui. À chaque étape (envoi, validation, remboursement, rejet), une notification email est envoyée au bon responsable avec le PDF de la note en pièce jointe. Le tableau de bord liste les notes par statut, personne, niveau, organisation et période, chaque changement de statut étant horodaté et journalisé.
Comment récupère-t-on les données pour la comptabilité ?
Le trésorier marque les justificatifs comme reçus et vérifiés, puis exporte les notes en Excel. L'export reprend les filtres actifs et comporte les colonnes organisation, bénéficiaire, niveau, date, montant, don et statut, exploitable directement pour la réconciliation comptable. Le module Comptabilité d'eBrigade dispose par ailleurs d'une page de suivi des remboursements.