Module Documents eBrigade
Tous vos documents officiels, générés en un clic à partir de vos données
Conventions, ordres de mission, convocations, attestations, reçus, factures, badges et diplômes : eBrigade les produit en PDF à votre en-tête, en masse, à partir des informations déjà saisies. Plus de copier-coller, plus de modèles Word éparpillés, plus de fautes recopiées d'un document à l'autre.
Ces boutons concernent l'abonnement eBrigade complet : ce module est inclus sans supplément dans les forfaits.
Illustration · données fictives
Qu'est-ce que le module Documents d'eBrigade ?
Usine à documents d'eBrigade : un moteur de publipostage WYSIWYG qui génère en masse conventions, ordres de mission, convocations, attestations et reçus à partir de vos données, une GED arborescente versionnée pour tout classer, et un studio canvas pour produire badges, cartes et diplômes à QR code vérifiable. Il est inclus sans supplément dans les forfaits eBrigade.
La paperasse vous mange vos soirées
Avant chaque activité, c'est le même rituel : rouvrir un vieux modèle Word, recopier à la main le nom de chaque participant, la date, le lieu, le montant, ressaisir l'adresse de l'organisation, refaire la mise en page, exporter en PDF un par un. Une convention par client, une convocation par membre, une attestation par stagiaire. Les fichiers finissent dispersés sur un disque partagé sans logique de classement, on ne sait plus quelle version est la bonne, et la moindre faute de frappe se propage sur des dizaines de documents avant qu'on la remarque.
Un modèle, mille documents conformes
Vous composez chaque modèle une seule fois dans un éditeur visuel, en y déposant des variables (nom, organisation, SIRET, montant, date, période, liste des participants…). Ensuite, eBrigade fusionne automatiquement vos données réelles et génère le PDF — pour une personne ou pour tout un groupe d'un coup, à votre logo et avec votre signature scannée. Les documents produits se classent dans une GED arborescente, se partagent par un lien sécurisé qui expire, et les badges, cartes et diplômes sortent prêts à imprimer avec leur QR code vérifiable en ligne.
Ce que vous pouvez faire avec Documents
L'éditeur WYSIWYG (TinyMCE) accepte un large jeu de variables — nom, prénom, civilité, organisation, SIRET, adresse, date, période, montant, numéro de convention, listes de participants, de formateurs, de véhicules… Vous les déposez dans le texte et eBrigade les remplace par les valeurs réelles de l'activité, du membre ou du client au moment de la génération.
Un même moteur produit conventions et conventions de formation, ordres de mission, convocations individuelles et collectives, attestations de formation, procès-verbaux, reçus d'adhésion, reçus fiscaux, fiches de présence et d'évaluation, factures individuelles et contrats — chacun avec sa structure propre.
Pour une convocation ou une attestation, eBrigade boucle sur tous les participants d'une activité et génère un PDF nominatif pour chacun en une seule opération, plutôt qu'un document à reprendre membre par membre.
Chaque document porte votre logo, la signature scannée du responsable et, lorsque c'est pertinent, un QR code (signature d'émargement, vérification). L'orientation, l'en-tête, le pied de page et la numérotation se règlent par modèle, et deux moteurs PDF sont disponibles (rendu classique ou rendu HTML/CSS fidèle à l'éditeur).
Tous vos documents se classent dans des dossiers et sous-dossiers récursifs. L'accès se restreint document par document (cadenas), une corbeille protège des suppressions, et chaque fichier se partage par un lien public tokenisé doté d'une date d'expiration — au-delà, le lien se ferme automatiquement.
Un module canvas dédié génère badges et cartes au format carte de crédit ou A6, recto/verso, avec photo du membre et QR code, ainsi que des diplômes personnalisés dont le QR renvoie vers une page de vérification en ligne — le tout en PDF prêt à imprimer en lot.
Documents dans l'application
Captures de l'application réelle : ce sont les écrans que vos équipes auront sous les yeux.
Documents dans un parcours complet
Ce module ne travaille pas seul : voici où il intervient dans le quotidien d’un métier, avec les étapes qui le précèdent et celles qui le suivent.
De la demande de l’organisateur au bilan du dispositif.
Un DPS se chiffre, se dimensionne, s’arme, se tient et se rend. Chaque temps reprend les données du précédent.
Étape 1 sur 5 · Chiffrer
La demande devient un devis.
La demande de l’organisateur devient un devis lié à l’événement, suivi dans le tableau de bord des devis à valider.
Étape 2 sur 5 · Dimensionner
Le dispositif est calculé.
Le calcul du RIS donne le type de dispositif — PAPS, PE, ME ou GE — rattaché à l’activité et à son effectif prévu.
Étape 3 sur 5 · Armer
L’équipe se complète, renforts compris.
Les renforts des sections ou associations partenaires se rattachent au dispositif, sur une vue d’effectifs consolidée. L’export d’accréditation est prêt pour l’organisateur.
Étape 4 sur 5 · Tenir
Le poste trace chaque prise en charge.
Postes et équipes sont placés sur la carte du site. Chaque victime a sa fiche numérotée, avec son bilan et sa transmission en PDF.
Étape 5 sur 5 · Rendre
Le bilan et la facture partent.
Le bilan de fin se génère à partir des données déjà saisies ; le devis accepté se convertit en facture, envoyée au format électronique.
De l’adhésion en ligne à l’assemblée générale.
Faire adhérer, encaisser, rassembler, mobiliser et rendre compte : le bureau retrouve chaque geste au même endroit, sans ressaisie entre deux.
Étape 1 sur 5 · Adhérer
Le bulletin papier devient un formulaire.
Formulaire en ligne, pièces demandées, cotisation réglée à l’inscription : le nouveau membre entre dans votre base sans que personne ne retape sa fiche.
Étape 2 sur 5 · Cotiser
La cotisation se règle en ligne.
Appel de cotisation, paiement en ligne ou abonnement récurrent, relances par SMS et e-mail : le trésorier suit les retards au lieu de leur courir après.
Étape 3 sur 5 · Rassembler
L’agenda est publié sur votre site.
Vos activités s’affichent sur votre propre site ; le public s’inscrit sans compte eBrigade, règle sa place et reçoit un billet PDF avec QR code.
Étape 4 sur 5 · Mobiliser
Les bons bénévoles sont prévenus.
Chaque bénévole coche ses créneaux du mois ; quand un poste se libère, la notification part vers ceux qui sont disponibles.
Étape 5 sur 5 · Rendre compte
L’assemblée générale se prépare d’un bloc.
Les heures données se cumulent seules ; convocations nominatives, cartes de membre et procès-verbal se génèrent à partir des données de l’année.
De la session programmée à l’attestation.
Programmer, convoquer, émarger, évaluer, certifier : les pièces qu’un audit demande se produisent au fil de la session.
Étape 1 sur 5 · Programmer
La session est ouverte.
Catalogue, sessions, inscriptions et recyclages se gèrent au même endroit ; une session peut être payante, avec paiement en ligne.
Étape 2 sur 5 · Convoquer
Conventions et convocations sont générées.
Conventions, convocations et attestations se génèrent en masse — un PDF par stagiaire — puis se classent dans les documents de la session.
Étape 3 sur 5 · Émarger
La présence se signe sur tablette.
Émargement tactile créneau par créneau, avec l’état des signatures en temps réel.
Étape 4 sur 5 · Évaluer
Acquis et satisfaction sont mesurés.
Un quiz noté vérifie les acquis ; le questionnaire de fin de session, noté de 1 à 5, alimente des statistiques par type de formation.
Étape 5 sur 5 · Certifier
L’attestation est générée, le recyclage anticipé.
Les attestations PDF se génèrent automatiquement, le diplôme rejoint le carnet du stagiaire et une alerte précède le recyclage. Présences et heures s’exportent pour l’audit.
Du départ en mission au rapport pour le bailleur.
Habiliter, missionner, suivre, rembourser puis rendre compte : la chaîne complète d’une mission, du siège au terrain.
Étape 1 sur 5 · Habiliter
Chaque volontaire part habilité.
Sécurité, secourisme, conduite tout-terrain : les habilitations de chaque expatrié et de chaque volontaire, avec une alerte avant expiration.
Étape 2 sur 5 · Missionner
Les ordres de mission sont prêts.
Ordres de mission, conventions et attestations générés à partir des données déjà saisies, puis classés et versionnés.
Étape 3 sur 5 · Suivre
Le siège voit le terrain.
La dernière position connue de chaque équipe, avec le temps écoulé depuis le dernier signal, sur la carte partagée entre le siège et le terrain.
Étape 4 sur 5 · Rembourser
Les frais de mission, même loin du siège.
Saisis depuis le téléphone, ticket scanné, doublement validés jusqu’au remboursement.
Étape 5 sur 5 · Rendre compte
Le rapport bailleur part de données déjà là.
Heures, effectifs et activités filtrés puis exportés, sans reconstituer l’information après coup.
Comment ça marche
Dans l'éditeur WYSIWYG, vous mettez en page votre document (orientation portrait ou paysage, en-tête, pied de page, numérotation) et vous insérez des variables de fusion là où vos données doivent apparaître.
Vous sélectionnez l'activité, le client, la session ou la liste de membres concernés. eBrigade va chercher les valeurs correspondantes dans la base — coordonnées, dates, montants, liste des participants — sans aucune ressaisie.
eBrigade fusionne les données et produit le PDF à votre logo et signature. Pour les convocations ou attestations individuelles, un document distinct est créé pour chaque participant en une seule opération.
Vous téléchargez, vous envoyez par e-mail en pièce jointe, ou vous partagez par un lien public qui expire. Les documents se rangent dans la GED, classés en dossiers et sous-dossiers.
Où ce module devient vraiment utile
Centres de formation : édition automatique des conventions de formation, attestations de fin de stage, feuilles d'émargement et fiches d'évaluation pour toute une promotion en une seule génération.
Associations & clubs : reçus d'adhésion et reçus fiscaux personnalisés, envoyés en pièce jointe par e-mail au donateur ou à l'adhérent dès la saisie.
Sapeurs-pompiers & sécurité civile : ordres de mission, convocations individuelles et collectives, procès-verbaux et fiches de présence générés par activité, à l'en-tête du centre.
Sécurité privée & événementiel : badges et cartes d'accès au format carte de crédit ou A6, recto/verso avec photo et QR, imprimés en lot pour tous les agents d'une mission.
Prestataires & CRM : conventions et factures individuelles produites depuis le devis client, avec coordonnées, SIRET et montants repris automatiquement.
Toutes structures : centralisation de tous les documents officiels dans une GED arborescente versionnée, avec accès restreint document par document.
Pages secteur à explorer ensuite
Questions fréquentes
Le module Documents est-il inclus dans eBrigade ?
Oui. La génération de documents et la GED font partie des fonctionnalités incluses d'eBrigade : vous composez vos modèles et produisez vos PDF sans option payante supplémentaire. Le moteur s'appuie sur les données déjà présentes dans la plateforme — plus vous utilisez les autres modules, plus vos documents se remplissent automatiquement.
Faut-il savoir coder ou maîtriser un traitement de texte avancé ?
Non. Vous travaillez dans un éditeur visuel de type traitement de texte. Pour insérer une donnée dynamique, vous déposez une variable (par exemple le nom du participant ou le montant) à l'endroit voulu ; eBrigade s'occupe de la remplacer par la bonne valeur à la génération.
Quels types de documents puis-je produire concrètement ?
Conventions et conventions de formation, ordres de mission, convocations individuelles et collectives, attestations de formation, procès-verbaux, reçus d'adhésion et reçus fiscaux, fiches de présence et d'évaluation, factures individuelles, contrats — ainsi que des badges, cartes d'accès et diplômes via le studio canvas.
Puis-je générer un document pour tout un groupe d'un coup ?
Oui. Pour les convocations ou attestations nominatives, eBrigade parcourt l'ensemble des participants d'une activité et génère un PDF distinct par personne en une seule opération, avec les bonnes informations sur chaque exemplaire.
Comment partager un document sans donner accès à eBrigade ?
Chaque document de la GED peut être partagé par un lien public tokenisé. Vous fixez une date d'expiration : le destinataire ouvre le fichier via ce lien sans créer de compte, et au-delà de l'échéance le lien se ferme automatiquement. Vous pouvez le régénérer à tout moment.
Et la signature électronique des documents ?
La génération et le classement des documents relèvent de ce module. La signature électronique (émargement tactile, validation signée, contrats signés à distance par lien public avec preuve horodatée) est couverte par le module Signature, qui s'articule naturellement avec les documents que vous produisez ici.