Module Prêt de matériel entre organisations eBrigade
Vos organisations se prêtent leur matériel, avec une trace à chaque étape
Une antenne, une commune ou une agence demande à une autre de lui prêter du matériel, des véhicules ou des consommables. Le prêteur accepte, remet et récupère, chaque geste se signe, et les retards se relancent tout seuls. Module gratuit, inclus dans eBrigade.
Ces boutons concernent l'abonnement eBrigade complet : ce module est inclus sans supplément dans les forfaits.
Illustration · données fictives
Que permet le module Prêt de matériel eBrigade ?
Le module Prêt de matériel encadre les prêts entre les organisations d'une même instance eBrigade. L'emprunteur demande un type et une quantité, le prêteur accepte ou refuse, choisit les exemplaires à la remise et constate leur état au retour. Remise et retour se signent et produisent un bon PDF, un exemplaire non rendu garde le prêt ouvert, et les retards sont relancés automatiquement. Les consommables, eux, sont cédés. Le module est gratuit et inclus dans eBrigade.
Pourquoi encadrer les prêts entre vos organisations ?
Une antenne a besoin de tentes pour un poste de secours, une commune de groupes électrogènes pour une crue, une agence d'un échafaudage pour un chantier : le matériel existe, mais chez le voisin. La demande part par téléphone, le prêt se fait sur parole, et plus personne ne sait trois semaines plus tard ce qui est sorti, chez qui, ni dans quel état il est revenu. Le matériel prêté manque à l'inventaire du prêteur sans que rien ne le dise, l'emprunteur ne peut pas l'engager proprement sur son activité, et le retour se négocie au moment où l'on en a besoin.
Ce que change le module Prêt de matériel dans eBrigade
Chaque prêt devient une demande suivie : demandée, acceptée ou refusée avec un motif, remise, restituée, ou annulée par l'emprunteur tant que rien n'est sorti. Le prêteur garde la main sur ce qu'il accorde et choisit les exemplaires ; la remise et chaque retour se signent et donnent un bon PDF, et ce qui n'est pas rendu garde le prêt ouvert. Pendant le prêt, la fiche du matériel dit où il est, l'emprunteur peut l'engager sur ses activités, et le traitement quotidien rappelle l'échéance puis relance les retards. Chaque étape laisse sa trace dans l'historique des deux organisations et sur l'exemplaire lui-même.
Ce que vous pouvez faire avec Prêt de matériel
L'emprunteur demande un type et une quantité. Le prêteur accorde ce qu'il peut et choisit lui-même les exemplaires à la remise : personne n'a besoin de voir le stock de l'autre.
Demandé, accepté, en cours, restitué ; ou bien refusé avec un motif, ou annulé avant la remise. Deux personnes qui répondent en même temps ne peuvent pas l'emporter toutes les deux : la seconde lit « déjà traitée ».
Celui qui emporte signe à la remise, celui qui rapporte signe au retour. Chaque étape garde le signataire et l'instantané des exemplaires, et donne un bon PDF à l'entête du prêteur. Un retour partiel se signe à part, avec son propre bon.
Le matériel ne change pas de propriétaire et ses sorties vont au registre des mouvements ; un exemplaire sorti, vendu ou réformé n'est plus proposé, et si un autre prêt vient de sortir le même exemplaire, la remise est refusée pour en choisir un autre. Les consommables, eux, sont cédés et changent de stock avec leur lot et leur péremption.
Le temps du prêt, le matériel et les véhicules empruntés sont proposés sur les activités de l'organisation qui les tient, marqués « prêté par … », dans la limite de ce qui a été prêté.
Un rappel à l'emprunteur la veille du retour, puis une relance le lendemain de l'échéance et chaque semaine tant que tout n'est pas rendu, à l'emprunteur comme au prêteur. La fiche du prêt affiche la dernière relance et leur nombre.
Prêt de matériel dans l'application
Captures de l'application réelle : ce sont les écrans que vos équipes auront sous les yeux.
Prêt de matériel dans un parcours complet
Ce module ne travaille pas seul : voici où il intervient dans le quotidien d’un métier, avec les étapes qui le précèdent et celles qui le suivent.
Du camion décrit au matériel rendu.
Décrire ce qui doit partir, réassortir, retrouver chaque caisse, livrer puis prêter : le matériel suit l’opération comme les équipes.
Étape 1 sur 5 · Décrire
Ce qui manque ressort avant le départ.
Vous décrivez une fois ce qu’un camion ou un lot doit contenir ; eBrigade compare le théorique et le réel, et un écran unique liste ce qui manque.
Étape 2 sur 5 · Réassortir
La commande alimente le stock.
Ce qui manque se commande au fournisseur depuis eBrigade ; à la réception, le stock s’incrémente tout seul.
Étape 3 sur 5 · Scanner
Chaque caisse se retrouve d’un scan.
Le QR code scanné depuis le téléphone ouvre la fiche d’un lot, d’un consommable ou d’une caisse.
Étape 4 sur 5 · Livrer
Le site et ses livraisons sur une carte.
Le plan du site avec ses zones, ses points de livraison et les trajets des convois.
Étape 5 sur 5 · Prêter
Le matériel prêté revient, même en plusieurs fois.
Le matériel d’une entité prêté à une autre part sur bon signé ; le retour peut se faire en plusieurs fois, avec un rappel la veille et une relance des retards.
Des habilitations à jour aux frais de chantier remboursés.
Habiliter, équiper, prêter l’outillage, tenir les astreintes et rembourser les frais : le chantier tient dans le même outil.
Étape 1 sur 5 · Habiliter
Personne ne part avec une habilitation échue.
CACES, habilitations électriques, AIPR : le carnet de chaque compagnon, l’attestation générée et l’alerte avant l’échéance.
Étape 2 sur 5 · Équiper
Le camion contient ce qu’il doit.
L’inventaire type compare ce que le camion devrait contenir et ce qu’il contient ; l’écart se comble depuis vos stocks.
Étape 3 sur 5 · Prêter
L’outillage circule entre agences.
L’outillage d’une agence prêté à une autre pour un chantier, remis et rendu sur bon signé ; rappel la veille du retour, relance des retards.
Étape 4 sur 5 · Veiller
L’astreinte est tenue, les équipes situées.
Les astreintes par rôle, en liste ou en agenda, avec alerte de chevauchement ; la dernière position connue des équipes réparties sur les chantiers.
Étape 5 sur 5 · Rembourser
Les frais de chantier suivent jusqu’au remboursement.
Saisis depuis le téléphone, ticket scanné, doublement validés jusqu’au remboursement.
De la patrouille planifiée au départ de feu clôturé.
Planifier les patrouilles, s’équiper, surveiller le massif, alerter puis intervenir : la saison feux se tient dans un seul outil.
Étape 1 sur 5 · Planifier
Patrouilles et guets, jour par jour.
Le tableau des patrouilles et des guets, avec les compétences requises par poste et le pré-remplissage automatique.
Étape 2 sur 5 · Équiper
Le matériel d’un comité voisin, pour la saison.
Citernes, motopompes et radios prêtées d’un comité à l’autre : remise et retour signés, avec la date de retour et l’état constaté.
Étape 3 sur 5 · Surveiller
Le massif et les patrouilles sur la carte.
La dernière position connue de chaque équipier, sur une carte du massif avec ses pistes, ses points d’eau et ses couches d’aléas.
Étape 4 sur 5 · Alerter
Un départ de feu, le renfort prévenu.
Le renfort est appelé sur le téléphone des seuls équipiers disponibles, avec l’alerte urgente en cas de départs simultanés.
Étape 5 sur 5 · Intervenir
Suivi sur la carte, clos avec son rapport.
Le départ de feu est déclenché, suivi sur la carte puis clôturé avec son rapport PDF.
Comment ça marche
Depuis Logistique › Prêt de matériel, ou depuis la fiche d'une activité (lien « Il manque quelque chose ? » sous l'engagement du matériel), l'emprunteur choisit l'organisation qui prête, la période, le motif et ses besoins : une nature, un type, une quantité. Rattacher la demande à l'activité reprend ses dates.
Il accepte en ajustant les quantités, ou refuse avec un motif obligatoire ; l'emprunteur peut annuler tant que rien n'est remis. Chaque étape prévient l'autre partie par courriel, et les demandes reçues se traitent depuis la liste, où une pastille compte celles en attente.
À la remise, le prêteur choisit les exemplaires parmi ceux de son parc encore en service, averti si l'un est déjà engagé sur une activité de la période. Celui qui emporte le matériel signe, et le bon de prise en charge sort en PDF. Le matériel prêté apparaît dans les activités de l'emprunteur, marqué « prêté par ».
Au retour, l'état de chaque exemplaire est noté (bon état, abîmé, non rendu) avec une observation, et la restitution se signe avec son bon PDF. Ce qui n'est pas rendu garde le prêt ouvert et relancé, et pourra revenir lors d'un retour suivant : le prêt n'est clos que lorsque tout est revenu.
Où ce module devient vraiment utile
Associations de sécurité civile : une antenne emprunte à sa voisine les tentes et les lits de camp d'un poste de secours, rattachés à l'activité pour laquelle ils sont demandés.
Intercommunalités et plans de sauvegarde : les moyens mutualisés (groupes électrogènes, pompes, barrières) passent d'une commune à l'autre avec un bon signé et une date de retour.
Entreprises multi-sites et BTP : une agence prête outillage ou véhicule à une autre pour un chantier, et le retard de restitution est relancé sans que personne n'ait à y penser.
Comités et fédérations sportives : un club emprunte au comité ou à un autre club le matériel d'une compétition, avec l'état constaté au retour.
Logistique événementielle : les consommables cédés pour un événement quittent un stock et entrent dans l'autre avec leur lot et leur péremption.
Pages secteur à explorer ensuite
Questions fréquentes
Le module Prêt de matériel est-il inclus dans eBrigade ?
Oui. C'est un module gratuit : vous l'allumez dans Module › Liste, carte « Prêt de matériel », sans option à souscrire ni surcoût. Il prête ce que vos autres fonctions logistiques gèrent déjà : matériel, véhicules, consommables.
Entre quelles organisations peut-on se prêter du matériel ?
Entre les organisations de votre eBrigade : antennes d'une association, communes d'une intercommunalité, agences d'une entreprise, clubs d'un comité. Chaque organisation garde son stock ; le prêt dit qui a quoi, pour combien de temps. Il reste interne à votre instance : il ne passe pas d'une instance eBrigade à une autre.
Faut-il connaître le stock de l'autre organisation pour demander ?
Non. L'emprunteur exprime un besoin, un type et une quantité (« 3 tentes » ou « 2 lits de camp »), sans parcourir l'inventaire de l'autre. C'est le prêteur qui accorde les quantités, puis choisit les exemplaires au moment de la remise.
Que devient le matériel pendant le prêt ?
Il reste la propriété du prêteur. Sa sortie et son retour sont inscrits au registre des mouvements, et sa fiche dit à qui il est prêté et jusqu'à quand, en rouge si le retour est en retard. Un exemplaire déjà sorti n'est plus proposé à un autre prêt, pas plus qu'un véhicule vendu ou un matériel réformé, et l'historique de sa fiche garde la trace de chaque prêt.
Et les consommables ?
Ils ne reviennent pas : un consommable prêté est cédé. La quantité quitte le stock du prêteur pour entrer dans celui de l'emprunteur, avec son lot et sa date de péremption.
Comment prouver ce qui a été remis et rendu ?
La remise et le retour se signent : le nom de la personne et sa signature, dessinée au doigt ou à la souris, comme une fiche de perception. Chaque étape signée produit un bon PDF à l'entête du prêteur : bon de prise en charge, avec l'engagement de restituer à la date prévue, et bon de restitution, avec l'état constaté de chaque exemplaire.
Que se passe-t-il si le matériel n'est pas rendu à temps ?
L'emprunteur reçoit un rappel la veille de la date de retour. Si elle est dépassée, une relance part le lendemain puis une fois par semaine, à l'emprunteur et au prêteur, jusqu'à ce que tout soit rendu.
Et si un exemplaire n'est pas rendu ?
Au retour, chaque exemplaire reçoit un état (bon état, présélectionné, abîmé ou non rendu) et une observation. Ce qui n'est pas revenu reste dû : le prêt reste ouvert et continue d'être relancé. L'exemplaire peut revenir lors d'un retour suivant, signé à part avec son propre bon de restitution ; le prêt n'est clos que lorsque tout est rendu.
Qui peut demander et qui peut répondre ?
Deux droits, attribués par organisation : « Demander » pour celle qui emprunte, « Répondre » pour celle qui prête. Leur matrice s'ouvre depuis la roue dentée de la carte du module. Le menu Logistique › Prêt de matériel n'apparaît qu'à ceux qui en détiennent au moins un.