Logiciel SIRH : Pourquoi le mettre en place ?

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Comment la mise en place d’un SIRH dans votre entreprise peut être bénéfique ? Que peut apporter ce type de logiciel à vos collaborateurs ? Aurait-il un impact sur votre entreprise ? Est-ce que le SIRH présente des avantages pour la gestion des ressources humaines ?
Découvrez toutes les réponses dans cet article.

Qu’est-ce que le SIRH ?

Par définition, le SIRH est un Système d’Information des Ressources Humaines vous permettant de mieux gérer, et d’automatiser, la plupart des tâches en lien avec la gestion des RH d’une entreprise. Cet outil est composé de modules s’adaptant et évoluant selon vos besoins / activité.

Vous pourrez bénéficier d’un meilleur traitement de vos processus administratifs et de la gestion du personnel. De même, vous pourrez améliorer l’efficacité, ainsi que la performance, de votre entreprise. Enfin, vos salariés regagneront en performance avec une simplification de leur activité.

C’est donc LA solution pour faciliter la gestion de toutes les étapes / processus en lien avec le cycle des salariés de l’entreprise.

Pourquoi mettre en place un SIRH ?

C’est durant les années 1980 qu’a débuté la numérisation des entreprises. De nos jours, le numérique est prépondérant dans tous les services des entreprises. Si au départ les entreprises utilisaient des logiciels ERP ou PGI, elles ont basculé vers des systèmes CRM pour effectuer un suivi de leur relation client. Désormais, les RH ont réussi à basculer vers le SIRH, délaissant ainsi les supports papiers ainsi que les tableurs Excel. 

Tout d’abord, il faut savoir que cet outil existe depuis plus d’une décennie, ce qui en fait un logiciel de gestion administrative du personnel paramétrable très utile, que ce soit en termes d’efficacité, de cohérence ou encore en termes de qualité des données RH par exemple.

Les contraintes légales

Plusieurs contraintes en termes de flexibilité en fait surface suite au développement des nouvelles organisations, ainsi que la forte demande en télétravail.

Les quelques 4000 pages du Code du Travail Français obligent les entreprises à simplifier, structurer, automatiser et homogénéiser tous les processus RH dans le but de répondre aux obligations légales. Le SIRH évolue constamment pour répondre aux obligations réglementaires.

Vos collaborateurs pourront accéder à une plateforme RH pour avoir un aperçu sur leurs congés, leurs notes de frais, leurs formations ou autres plannings. Les équipes RH en bénéficieront également en gagner du temps précieux, qu’ils investiront en efficacité. Votre entreprise en ressort donc gagnante.

L’humain au centre de votre entreprise

Le SIRH est désormais mis à la disposition d’une plus large clientèle, alors qu’elle n’était mise à disposition que des grands comptes auparavant. Simple à utiliser et à mettre en place, le logiciel RH est un outil autonome et sécurisé à la fois. Souple, évolutif et performant, il permet la gestion de 65-85% du budget d’une PME (faisant référence à la masse salariale). Il faut donc se recentrer sur les personnes composant la partie RH d’une entreprise. L’Humain est donc remis au centre de l’entreprise, avec un climat social plus agréable.

Avantages en termes de temps et de productivité

Chaque salarié pourra accéder, en toute autonomie et de façon instantanée, à tous les documents administratifs (solde de congés, contrats…). Les demandes en lien à l’aspect administratifs de l’entreprise seront considérablement réduites, ce qui induit un gain de temps appréciable, que ce soit pour les managers la direction ou bien les collaborateurs par exemple. 

Le service RH sera soudainement moins sollicité avec la mise en place d’un SIRH, vous permettant de vous consacrer à des aspects à plus forte valeur ajoutée. C’est un gain de temps considérable, avec un service fiable, pratique et centralisé. C’est ainsi jusqu’à 35% de gain en termes d’efficacité sur la gestion RH.

Aide au choix d’une solution SIRH : la phase de consultation 

Dans un premier temps, il est essentiel de bien réfléchir avant d’adopter une solution SIRH. Vous devez définir très précisément les besoins de l’entreprise et vous renseigner sur les éventuels coûts que peut entraîner cette solution. Vous devez donc vous assurer d’être soutenu par l’entreprise elle-même.

En bref, il faut savoir que le choix d’une solution rh pour la gestion repose sur quatre piliers, qui ne sont autre que : 

  • le choix des fonctionnalités souhaitées (importance que va prendre le projet), 
  • le budget que vous souhaitez consacrer au projet, 
  • le délai durant lequel seront mis en place les divers outils prévus par la solution SIRH, 
  • les differentes possibilités techniques (hébergement dans l’entreprise ou mode SaaS etc…) 

Vous devrez également vous mettre d’accord, avant de faire votre choix, sur la manière dont seront effectuées les diverses mises à jour et la maintenance du logiciel. 

Vous devrez donc prendre toutes les dispositions possibles pour créer un projet qui tient la route (avant de passer à un appel d’offre). Pour se faire, vous devrez donc : 

  • Décrire entièrement le projet et le détailler, 
  • Analyser les futurs besoins de l’entreprise, 
  • Décrire les logiciels que vous possédez déjà et ce que vous ciblez dorénavant, 
  • Rédiger un cahier des charges complet et détaillé, 
  • Consulter divers professionnels du logiciel pour savoir quels sont les plus adaptés à vos besoins. 

Vous pouvez également, en complément de cela, demander conseil à des spécialistes du logiciel, comme par exemple des consultants RH de S&H. Le but est de choisir le logiciel le plus adapté pour vous et surtout pour vos besoins du quotidien. Le logiciel doit également correspondre en tout point à l’organisation de l’entreprise, déjà mise en place, et au budget que vous souhaitez y consacrer.

Le meilleur atout serait d’impliquer votre service juridique et votre service d’achat dans un premier temps. L’aide au choix de la solution SIRH est extrêmement importante si vous souhaitez pour prendre du recul, et bénéficier de l’aide de personnes extérieures au projet. Ainsi, l’aide externe d’un cabinet de conseil est fortement recommandée si vous êtes encore en train de choisir le logiciel idéal.

Comment choisir un bon logiciel de gestion de personnel ? 

Vous gagnerez sûrement du temps en choisissant une solution directement prête à l’emploi. Effectivement, vous devez définir, avant même de faire votre choix, les choses importantes, et à privilégier. 

Les différents modules proposés : 

Les logiciels de gestion du personnel existent par centaines et sont donc, généralement, assez différents les uns des autres. L’enjeu, pour vous, est donc de trouver le plus adapté, celui qui correspondra aux divers besoins primordiaux de l’entreprise.

Vous devez également agir en fonction de la taille de votre entreprise. En effet, une petite entreprise peut choisir un logiciel simple et peu coûteux (qui comptabilise les heures de présence de chaque salarié), là où une plus grande entreprise sera forcée de choisir un logiciel plus poussé. Le logiciel devra être adapté pour le suivi des plannings du personnel, éventuellement comprendre des modules de suivi par activités ou par projets. Il peut également être utile de se pencher vers un logiciel capable de détecter les éventuelles anomalies pour une sécurité plus accrue. 

NB : si votre entreprise a des besoins qui lui sont bien particuliers, vous devez savoir qu’il existe des logiciels de gestion du personnel entièrement personnalisables, qui pourront donc forcément répondre à tous vos besoins. 

L’ergonomie du logiciel : 

L’ergonomie du logiciel de planning est un point essentiel, contrairement à ce que pense la plupart des personnes. Si le page est trop compliquée personne ne pourra se servir du logiciel. La prise en main de cet outil sera trop diffiicle, notamment si vous n’avez jamais adopté un tel logiciel. Un bon logiciel doit être simple d’utilisation et doit pouvoir être utilisé par le plus grand nombre de personnes. 

Le coût d’un logiciel de planning du personnel : 

Les logiciels de planning du personnel ont des coûts très variés, et vous devez donc opter pour un logiciel qui convienne à votre budget. 

Certains logiciels simples et efficaces sont totalement gratuites et sont disponibles sur le net. Cependant, sachez que pour bénéficier de logiciels de gestion du personnel plus performant vous devrez nécessairement opter pour une solution plus développée et donc, plus coûteuse. Certains détenteurs de logiciels proposent des solutions à tous les prix, de façon à ce que toutes les entreprises puissent trouver leur bonheur. 

L’aspect collaboratif : 

L’aspect collaboratif est essentiel si vous souhaitez gagner du temps. Sachez effectivement que si vous optez pour un logiciel qui est en mesure d’exporter vos données, ou bien, d’assurer une passerelle entre votre entreprise et votre logiciel de paie, vous bénéficierez d’un vrai plus au niveau du temps. Vous gagnerez de nombreuses heures, souvent précieuse à une entreprise. De plus, en optant pour une solution telle que celle-là, vous limiterez grandement les risques d’erreur. Sachez également qu’un logiciel de gestion du personnel proposant un portail intranet peut être très intéressant : il offre la possibilité à tous les salariés de l’entreprise de modifier leurs diverses coordonnées enregistrées. Ils pourront également demander leurs congés, et tout cela de manière informatisée.

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