Définition : qu’est-ce qu’un logiciel ERP

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Tout d’abord, l’acronyme ERP, signifiant Enterprise Resource Planning, est utilisé pour qualifier un certain type de logiciel. Ces logiciels informatiques sont également appelés PGI (Progiciel de Gestion Intégré) en France notamment. Les ERP sont en fait, pour faire simple, des logiciels de gestion d’entreprise. Ces solutions de gestion intègrent de multiples fonctionnalités, qui permettent de gérer l’ensemble des services de l’entreprise tels que : la gestion des stocks, la gestion de production, la gestion commerciale, le CRM / GRC (gestion de la relation client), la comptabilité, la qualité des objets etc… Le logiciel centralise l’ensemble des flux de fonctionnement de l’entreprise, pour n’en faire qu’un, et ainsi créer une base de données unique.

On peut également dire que lorsqu’une société investie dans un ERP, celui-ci devient la colonne vertébrale de l’entreprise. Il est impossible, par la suite, de se séparer de cet outil puisqu’il est central, notamment au niveau du système d’informations de l’entreprise. De plus, ce logiciel, commun à tous les employés, permet d’allier tout le personnel autour du cœur des tâches et objectifs de chacun. Les collaborateurs ont, eux aussi, accès aux données qui les intéressent. Grâce à cette solution unique, les collaborateurs peuvent devenir plus autonomes et productifs.

En ce qui concerne la direction générale de l’entreprise, celle-ci sera grandement facilitée par le logiciel ERP, qui améliorera le pilotage de l’activité, notamment grâce à diverses fonctionnalités avancées de reporting et de « business intelligence ».

Pourquoi investir dans une solution ERP ?

Investir dans un ERP est un véritable atout dans une entreprise. En effet, cette solution de gestion permet de gagner en productivité et d’améliorer les processus d’une entreprise, grâce à la liaison de toutes les informations dans une unique base de données.

Avec un bon paramétrage, la centralisation de toutes les données améliore efficacement l’organisation d’une société qui devient, dès lors, une entreprise de taille sur le marché.

De plus, de nombreuses raisons existent pour implanter un logiciel ERP à son entreprise, quelle que soit la taille de celle-ci. Effectivement, que l’entreprise soit attractive ou non au départ, l’implémentation d’une solution ERP ne saura qu’avantager cette société, en répondant aux problématiques suivantes : 

  • Lorsque des dysfonctionnements internes s’accumulent, une solution de gestion intégrée est utile et elle est capable de régler ces problèmes,
  • Lorsque les processus deviennent trop lents, l’ERP est là également,
  • Lorsque des problèmes de communication interne (entre les services) ou externe (clients, fournisseurs) perturbent l’organisation de l’entreprise, la solution ERP régule cela,
  • Lorsque le besoin d’homogénéiser le système d’information de l’entreprise (Logiciel de comptabilité, logiciel de stock, GPAO, CRM…) se fait ressentir, l’ERP agit, rapidement et efficacement, pour stopper les problèmes.

Pour faire face à toute la concurrence présente sur le marché, les sociétés industrielles doivent piloter et automatiser consciencieusement leurs tâches pour améliorer leur productivité. Le tout étant d’innover dans de nouvelles solutions efficaces. Ainsi, l’acquisition d’un ERP dans son processus de gestion est la solution la plus efficace pour répondre à tous ces besoins. Effectivement, un progiciel ERP devient, dès son implantation dans l’entreprise, un véritable moteur de celle-ci. Mettre en place un logiciel peut grandement améliorer la croissance de l’entreprise, mais aussi : 

  • Accélérer les délais dans lesquels les produits sont fabriqués, et donc, améliorer les délais de mise sur le marché ; 
  • Réduire les coûts de production en améliorant la planification des diverses productions de l’entreprise ; 
  • Garantir une qualité aux clients à travers la présence d’un meilleur contrôle qualité, ainsi qu’une traçabilité et une maîtrise des règles sans failles ;
  • Gérer les différents stocks de l’entreprise, soit, les composants et les produits finis ;
  • Fiabiliser le travail des méthodes grâce à des workflows personnalisables ;
  • Rendre plus optimale la gestion de la chaîne logistique ;
  • Améliorer la satisfaction des divers clients en incluant un certain engagement au moment des prises de commandes, soit, en respectant les délais de livraisons, et en s’assurant d’avoir un service client irréprochable. En clair, l’ERP améliore toutes les étapes de la relation entre la société et sa clientèle ;
  • Augmenter les marges de bénéfices grâce à des achats maîtrisés.
     

La plupart du temps, les entreprises se privent d’un logiciel de gestion pour de simples préjugés. Effectivement, beaucoup pense qu’un logiciel, tel qu’un ERP, ne peut profiter qu’aux grandes entreprises, ayant déjà une place importante sur le marché. D’autres pensent également que cette solution et complexe et onéreuse. Or, ce n’est pas du tout le cas, et ces préjugés ne proviennent que d’une peur de faire confiance à un simple logiciel. Ainsi, une solution ERP peut permettre à une PME ou à une petite entreprise – TPE – d’améliorer ses ventes en structurant tous ses processus de manière collaborative et optimale.

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Que peut apporter un ERP à une entreprise ?

L’ERP est un progiciel de gestion intégrée, comme nous avons pu le dire précédemment. Ainsi, ces logiciels d’entreprise permet de bénéficier de diverses fonctionnalités telles que :

  • La gestion comptable et financière (ERP de gestion comptable, ERP de gestion de facturation, gestion financière),
  • La gestion de la vente (logiciel de gestion commerciale, gestion des achats),
  • La gestion des stocks (logiciel ERP gestion des stocks),
  • La gestion des ressources humaines,
  • La gestion des fournisseurs (ERP fournisseurs grande distribution) ainsi que,
  • La gestion de la distribution, ou bien, 
  • La gestion de l’e-commerce (ERP commerce, ERP de commerce détails spécialisé).

Grâce à ces progiciels de gestion intégrés, une entreprise peut donc bénéficier rapidement d’une meilleure gestion, c’est-à-dire, d’une organisation plus pointue, et surtout, plus efficace ; ainsi que d’une optimisation des temps, et donc, une rentabilité plus appuyée. 

En ayant accès au fichier relatant toutes les données utiles de l’entreprise, chaque collaborateur peut se concentrer sur ce qui l’intéresse, et donc, travailler plus sereinement.

Des deux côtés, vous saurez que l’autre sera informé, sans que vous ayez à transmettre maintes et maintes informations. Tout le monde sera au courant des informations utiles, en temps et en heures, comme par exemple, les actions, les opérations en cours, les produits manquants, les écarts avec le prévisionnel et le résultat de chaque projet. 

Les bénéfices seront immédiats :

  • L’information unique, et partagée par tous les utilisateurs, permet aux données de circuler plus rapidement pour tout le monde ;
  • Les échanges de données seront rapidement plus fluides, notamment entre tous les services ;
  • L’organisation sera rationalisée et basée sur des processus standards ;
  • Des tableaux de bords et des indicateurs seront mises en place pour prendre des décisions en temps réel, en se fiant à la base d’informations précise émise par l’ERP ;
  • Les outils de planification approvisionneront, fiabiliseront et réduiront les délais ;
  • L’ERP apportera une meilleure connaissance des coûts réels engagés et des marges à réaliser ;

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Comment choisir efficacement un logiciel de gestion ERP ?

Le choix d’un logiciel ERP peut parfois être difficile, qu’il s’agisse de votre premier ERP, ou même du remplacement d’un ancien logiciel de gestion. En effet, choisir un logiciel de gestion ERP est parfois compliqué, puisqu’il représente un choix crucial dans l’avenir de votre PME. La première étape dont vous devez avoir conscience est qu’il vous faut, avant de commencer à chercher un logiciel, définir et formaliser vos besoins. 

Puis, de nombreux autres critères seront à prendre en compte afin de choisir un bon ERP ; adapté à tous les besoins de votre entreprise. Ces différents critères fondamentaux peuvent être résumés en quelques points :

1. La connaissance de votre métier :

Certains logiciels ERP de qualité s’adaptent à votre corps de métier, de façon à ce que vous n’ayez aucuns soucis en utilisant votre logiciel. Effectivement, certains ERP sont orientés seulement vers un type d’entreprise, et il vous faut donc trouver un ERP adapté à vos divers besoins, et donc, aux différents spécialités qu’engendrent votre métier.

Lorsque qu’une entreprise chercher un logiciel ERP efficace et adapté à ses besoins, elle se tourne généralement vers un éditeur d’ERP plutôt connu sur le marché. Ce type d’ERP, proposé par de grands groupes, doit s’adapter aux besoins de chaque métiers, ce qui peut prendre du temps. En effet, les diverses adaptations qu’implique l’achat d’un logiciel « générique » sont souvent contraignantes : ces adaptations augmentent la complexité du logiciel, mais aussi les risques, les délais, et les coûts d’un projet ERP. Les mises à jour futures seront, elles aussi, plus complexes que pour un logiciel de gestion adapté, dès le départ, à l’entreprise.

Un logiciel ERP orienté sur le domaine d’activité d’une entreprise permet donc d’avoir une solution rapide et efficace, qui impliquera moins de développements spécifiques dans le futur.

De plus, il est essentiel de faire appel à un intégrateur ERP qui détient un réel savoir-faire. Effectivement, il faut que l’intégrateur connaisse votre secteur d’activité ou votre métier sur le bout des doigts. Cet intégrateur sera, grâce à cela, plus à l’aise pour analyser les divers problèmes que vous pourrez éventuellement rencontrer.

Les différentes questions à se poser lors du choix d’un logiciel ERP :   

  • Quelles sont les références de l’éditeur, et l’intégrateur ERP dans mon domaine d’activité ?
  • La solution ERP est-elle adaptée à la taille de ma société : TPE, PME / PMI, ETI, Groupe industriel ?

2. L’agilité du système

Votre futur système ERP doit obligatoirement offrir un environnement favorable aux prises de décisions. Il doit également être souple dans le but de pouvoir s’adapter rapidement et facilement à l’organisation de votre entreprise, ainsi qu’à vos différents besoins en tout genre. Cet outil est fait pour vous aider, et ne doit jamais vous faire changer de processus.

Un logiciel de gestion ERP doit donc être en mesure de répondre à 80% des besoins immédiats de votre organisation.

Vous devez donc, lors du choix de votre logiciel ERP, mener une longue réflexion sur toutes vos stratégies et vos processus marketing. Pensez à l’internationalisation, l’ouverture de nouveaux sites de production, la mobilité du personnel, les nouveaux marchés, etc…

Les différentes questions à se poser lors du choix d’un logiciel ERP :   

  • L’éditeur ERP me permet-il de monter en gamme de manière fluide ?
  • La solution est-elle flexible en cas de changement dans mes besoins ?
  • Le logiciel ERP intègre-t-il une comptabilité intégrée ou externe ?
  • Comprend-il les standards internationaux ?

3. L’expérience utilisateur

Le personnel de l’entreprise doit pouvoir adopter facilement le logiciel ERP de la société, ainsi, l’expérience des utilisateurs est un critère crucial dans le choix de son logiciel de gestion.

L’ERP, puisque c’est sa fonction première, doit donner les bonnes informations, aux bonnes personnes, et au bon moment. Chaque personne, présente dans l’entreprise, pourra donc avoir accès aux informations majeures, dont elle a besoin. 

Les avantages d’un ERP, qui n’est autre qu’une interface conviviale et personnalisable, sont multiples :

  • La mise en œuvre de certaines choses est plus rapide grâce à cet outil,
  • Les utilisateurs ont plus de facilité à ce servir de ce logiciel que d’un autre puisqu’il est personnalisable et très flexible,
  • Cet outil permet de découvrir des façons plus intelligentes de travailler.

La convivialité et l’expérience utilisateur ne sont, cependant, pas qu’un simple aspect à négliger. En effet, un ERP, qu’il soit web ou mobile, permet une expérience utilisateur non négligeable, simple et efficace. Le but premier étant de pouvoir créer de nouvelles méthodes de travail, plus productives.

4. Les coûts d’un logiciel de gestion ERP sur le moyen terme

Le coût d’un logiciel, que ce soit un logiciel de gestion ERP – ou un autre logiciel en tout genre – est une question primordiale, sur laquelle il faut se renseigner. Effectivement, le coût d’un logiciel est un critère important, que vous ne pouvez pas négliger. C’est d’ailleurs ce critère qui pourra diriger votre choix vers le bon logiciel à adopter. De plus, il est important de se focaliser sur les coûts qu’engendrera le logiciel sur le moyen, voire le long terme. Trop souvent, certaines entreprises ne se renseignent que sur les coûts initiaux du logiciel, alors que ceux-là ne sont pas fiables.

Pour découvrir quel ERP est le plus adapté à vous et à vos besoins il vous faudra donc étudier les coûts de ces logiciels de gestion, sur le moyen/long terme. Divers fonctionnalités de ces logiciels peuvent être plus couteuses, telles que :

  • Les licences et les infrastructures selon le modèle,
  • Le déploiement de l’ERP,
  • Le temps de projet et d’intégration,
  • La maintenance du logiciel et son support,
  • L’achat de certains modules supplémentaires,
  • Les futures évolutions standards (ou spécifiques),

Un autre aspect est trop souvent négligé : le coût de la base de données. En effet, certaines bases de données sont payantes, et vous devrez donc, en plus du coût du logiciel, payer une redevance sur le logiciel, ou une maintenance annuelle.

Le modèle d’hébergement de votre logiciel de gestion ERP est, lui aussi, très important, et vous devrez choisir le modèle que vous préférez adopter :

  • ERP On-premise : Cette expression signifie que la solution ERP est installée dans l’entreprise elle-même.
  • ERP Cloud / SaaS : Cette expression signifie que la solution ERP est installée en dehors de l’entreprise, et est facturée, sous forme d’abonnement.

L’hébergement des données à l’extérieur de l’entreprise est une manière très appréciée d’investir dans un ERP, notamment ces dernières années. D’ailleurs, selon une étude menée durant l’année 2018 par le CXP, 40 % des ERP sont hébergés dans un Cloud public, privé ou hybride. De plus, les logiciels de gestion ERP hébergés à l’extérieur de l’entreprise ont de multiples avantages : la flexibilité d’usage, le déploiement de nouvelles versions, l’interopérabilité, les impacts en terme d’investissements (pas d’investissements matériel et humain dans une infrastructure informatique), la sauvegarde et la récupération des données, loyer tout compris etc… Ces nombreux avantages sont ceux promis par le choix d’une solution ERP Saas.

5. Qualité d’accompagnement

Les solutions ERP sont des outils seulement. Il est donc très utile dans l’accompagnement de la gestion de données, mais c’est le prestataire, lui-même, qui doit déployer cette solution et assurer la pérennité du logiciel dans son entreprise.

Au-delà de la solution ERP en elle-même, il est important de miser sur les bons partenaires. En effet, le facteur humain est tout de même le facteur le plus important pour la réussite de votre entreprise grâce à votre logiciel de gestion ERP.

Ainsi, avant de vous lancer totalement dans cette solution, vous devez vous assurer que tous les critères sont réunis pour que vous puissiez réussir. Les profils de l’intégrateur et de l’éditeur ERP sont donc très importants, et vous devez impérativement en prendre connaissance avant de passer au choix définitif de votre logiciel ERP. Ces deux acteurs seront présents, dans votre entreprise, durant plusieurs années et assureront le bon fonctionnement du logiciel.

Le choix de l’éditeur est important et peut être réalisé par rapport à plusieurs critères :

  • L’ancienneté, les références, la santé financière et la stabilité organisationnelle ;
  • Les références et les avis positifs accordé au logiciel, notamment dans votre secteur d’activité ;
  • La vision stratégique et technologique de l’éditeur ;
  • La disponibilité et la qualité du support / formation client ;
  • La volonté et la capacité d’innovation ;

Comment bien choisir son intégrateur ERP pour PME, PMI, TPE ?

Quelques critères sont à prendre en compte pour bien choisir son intégrateur d’ERP :

  • La connaissance de votre métier et la capacité de l’intégrateur à comprendre vos besoins ;
  • L’expertise et l’expérience de l’équipe par rapport au logiciel de gestion ERP ;
  • La disponibilité et la proximité géographique de cet intégrateur par rapport à votre entreprise ;
  • Les relations humaines (notamment votre entente avec cet intégrateur).

Le dernier conseil essentiel que nous pouvons vous donner est de penser à discuter de votre projet avec les différents acteurs de l’entreprise. En effet, tous vos collaborateurs seront impactés et vous devez les tenir au courant de votre nouvelle solution avant même de passer au choix de celle-ci. 

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