Par la rédaction eBrigade · Publié le · Mis à jour le
ERP PME pas cher : par utilisateur actif ou par palier ?
Pour une PME ou une association dont l’effectif varie — saisonniers, intérimaires, bénévoles, pompiers volontaires —, le prix d’un ERP dépend moins du tarif affiché que de ce que l’éditeur compte. Trois modèles coexistent : la licence par siège, la facturation par utilisateur actif et l’abonnement par palier d’effectif. Ce guide explique ce que recouvre chacun, les questions à poser avant de signer, et comment eBrigade facture.
Licence par siège : chaque compte se paie
Beaucoup d’éditeurs facturent à la licence nominative : chaque compte créé se paie, qu’il se connecte tous les jours ou deux fois par an. C’est simple à comprendre, mais coûteux pour une structure qui donne un accès à des personnes qui ne consultent l’outil qu’occasionnellement, comme un bénévole qui regarde son planning avant une mission.
Certaines offres facturent aussi au siège simultané : un nombre maximal de personnes connectées en même temps. Ce modèle convient aux équipes de bureau, rarement aux équipes terrain qui se connectent toutes au même moment lors d’une mobilisation.
Facturation par utilisateur actif : vérifier la définition
Le modèle par utilisateur actif ne facture, sur une période, que les comptes qui ont « fait quelque chose ». Il n’existe pas de définition commune : selon l’éditeur, un utilisateur est actif dès qu’il se connecte, qu’il répond à une convocation, ou seulement s’il dispose d’un droit de connexion. La facture peut donc varier d’un mois à l’autre, et se révéler difficile à prévoir pour un budget voté à l’avance.
Avant de retenir une offre de ce type, faites préciser par écrit :
- ce qui déclenche le statut actif et sur quelle période le comptage est fait ;
- si les comptes en lecture seule ou les personnes sans accès sont comptés ;
- ce que deviennent les membres archivés : leurs données restent-elles consultables, et sont-ils facturés ?
- comment évolue le prix en cas de pic d’activité, par exemple une mobilisation exceptionnelle.
Abonnement par palier : un budget connu à l’avance
Le troisième modèle fixe un prix par tranche d’effectif. L’organisation sait ce qu’elle paiera tant qu’elle reste dans son palier, quelle que soit l’activité du mois. Il reste à vérifier qui est compté dans le palier et ce qui se passe quand on le dépasse.
Ce qu’un ERP pour équipes terrain doit couvrir
Au-delà du prix, un outil peu cher mais incomplet oblige à empiler d’autres logiciels. Pour des équipes terrain, vérifiez au minimum :
Disponibilités et convocations : diffuser une convocation, recueillir les réponses en temps réel et composer une équipe à partir des disponibilités déclarées, depuis une application mobile avec notifications push.
Qualifications et habilitations : alerter avant l’expiration d’un PSE1, d’un CACES ou d’un permis, et signaler l’affectation d’une personne non qualifiée à une mission qui l’exige.
Logistique et matériel : rattacher véhicules, équipements de protection et matériel aux missions, et suivre leurs contrôles et leurs dates de péremption.
Reporting : nombre d’interventions, disponibilité par membre, heures par équipe, pour les rapports d’activité, les demandes de subvention et les arbitrages budgétaires.
Les critères à vérifier avant de signer
- Le modèle de facturation : siège, utilisateur actif ou palier, avec la définition écrite de ce qui est compté.
- Les modules inclus et les options : un prix d’entrée bas peut cacher des options indispensables facturées à part.
- La durée d’engagement et les conditions de résiliation.
- L’export des données en cas de départ, sans frais.
- L’hébergement : dans l’Union européenne, avec un accord de sous-traitance conforme au RGPD.
- Le support : ce qui est inclus, et ce qui relève d’un accompagnement payant.
Comment eBrigade facture
eBrigade ne facture pas à l’utilisateur actif : l’abonnement dépend du nombre de contacts de votre espace, par paliers, comme l’indique la page Tarifs :
- Essentiel : 39 € TTC par mois jusqu’à 200 contacts ;
- Croissance : 99 € TTC par mois jusqu’à 500 contacts ;
- Avancé : 149 € TTC par mois jusqu’à 1 000 contacts ;
- Sur-mesure : 199 € TTC par mois de 1 001 à 1 500 contacts, 230 € TTC par mois de 1 501 à 2 000 contacts, puis sur devis.
L’essai gratuit dure 30 jours, sans carte bancaire. Ensuite, l’abonnement engage pour 12 mois, avec un paiement mensuel ou annuel (10 % de remise en annuel). Les modules de base sont inclus ; les options payantes, les recharges SMS et les crédits IA de l’assistant sont facturés à part. L’import Excel et le centre de support sont inclus ; l’accompagnement personnalisé est proposé avec l’option Coaching eBrigade, et la migration depuis un autre logiciel sur devis (voir Mise en place).
eBrigade a été conçu pour les organisations à effectif variable : pompiers volontaires, associations de sécurité civile, intérim, BTP et transport sanitaire. Il s’utilise dans le navigateur et sur mobile, sans serveur à installer ni à maintenir.
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