Saisie automatique des factures : déposer, vérifier, valider

Une facture, dans une association, c’est rarement un document isolé. C’est une pile : les abonnements du trimestre, la note d’honoraires du cabinet comptable, les fournitures du forum des associations, le plein du véhicule. Chacune demande les mêmes gestes — recopier un montant, retrouver une date, choisir une catégorie, rattacher le justificatif — et ces gestes se répètent des dizaines de fois par mois.

La saisie automatique inverse l’ordre des choses : vous déposez le document, et le formulaire se remplit. Voici précisément ce qu’elle lit, ce qu’elle refuse de faire, et à quelles conditions.

Ce qui se remplit tout seul

Vous ouvrez une dépense dans le module Comptabilité, vous déposez la facture — une photo prise au téléphone ou le PDF reçu par courriel — et les champs se remplissent :

• le montant TTC, et non le HT ni la TVA. C’est le piège le plus courant de la saisie à la main : sur une facture qui affiche « Total HT 175,00 » puis « TVA 35,00 » puis « Net à payer 210,00 », c’est bien 210,00 qui est repris ;
• la date de la facture, pas la date du jour. Une facture d’août traitée en septembre reste datée d’août, et tombe dans le bon exercice ;
• le fournisseur et le numéro de facture, reportés dans le libellé et le commentaire ;
• le mode de paiement, déduit des mentions de règlement. « Montant prélevé automatiquement le 20/08 » donne Prélèvement, « Règlement par chèque à l’ordre du cabinet » donne Chèque, et la ligne « Date de remise » s’ouvre alors d’elle-même ;
• la catégorie comptable, prise dans votre propre plan de catégories.

La facture reste attachée à l’opération comme justificatif. Vous ne la redéposez pas après coup : elle est arrivée avec la saisie.

Ce qu’elle ne fait pas

Elle ne décide pas à votre place, et c’est volontaire.

Elle n’écrase jamais un champ que vous avez rempli. Si vous avez déjà tapé un libellé ou un montant, ils restent. Les champs conservés vous sont signalés, pour que le silence d’un champ ne passe pas pour un oubli.

Elle n’invente pas de catégorie. La proposition vient du plan comptable de votre structure, filtré selon qu’il s’agit d’une dépense ou d’une recette. Si rien ne correspond, le champ reste vide plutôt que de recevoir une valeur plausible mais fausse.

Elle ne remplit rien quand elle ne lit pas. Déposez un compte rendu de réunion au lieu d’une facture : le message est explicite — « aucune information exploitable n’a été reconnue » — et aucun champ n’est touché. Le fichier est quand même attaché, pour que vous puissiez saisir à la main sans le redéposer.

Elle signale les erreurs de sens. Une facture que votre structure a émise, déposée par mégarde dans un écran de dépense, vous vaut un avertissement : ce document ressemble à une recette. C’est une erreur qui, sans cela, ne se voit qu’au bilan.

Vous relisez, puis vous validez

Le formulaire rempli n’est pas une écriture passée. Rien n’est enregistré tant que vous n’avez pas cliqué. C’est le bon moment pour vérifier les deux ou trois points qu’un document peut rendre ambigus : une facture qui porte plusieurs dates, un montant en devise, une catégorie qui demande un arbitrage propre à votre structure.

L’ordre de grandeur du gain n’est pas dans la lecture elle-même, mais dans ce qu’elle supprime : les allers-retours entre le PDF et le formulaire, la recopie d’un numéro de compte, le classement du justificatif après l’enregistrement.

Ce qu’il faut pour l’utiliser

La lecture automatique s’appuie sur le module Assistant IA, qui se souscrit séparément du module Comptabilité et fonctionne avec des crédits décomptés à l’usage. Sans lui, le module Comptabilité fonctionne exactement comme avant, en saisie manuelle : rien n’est retiré, quelque chose est ajouté.

Côté formats, une photo (JPEG, PNG) ou un PDF conviennent. Une facture tient en quelques pages ; au-delà de dix, mieux vaut n’envoyer que celle qui porte le montant.

Le même mécanisme existe déjà dans le module Notes de frais, où il lit les tickets de caisse. C’est le même geste, appliqué à un autre document.

Pour aller plus loin

La saisie n’est qu’une porte d’entrée. Ce qu’on attend d’un outil de comptabilité, c’est ce qui vient après : le grand livre, le compte de résultat, les périodes comptables, les exports pour l’expert-comptable. Voir la fiche du module Comptabilité pour l’ensemble, et l’article comptabilité associative pour le cadre réglementaire qui s’applique à une association loi 1901.