Imputation comptable automatique : depuis votre plan

Imputer une dépense, c’est décider à quel compte elle appartient. Ce geste paraît mécanique ; il ne l’est pas. Deux associations qui achètent le même produit ne l’imputent pas forcément au même endroit, parce qu’elles n’ont pas ouvert les mêmes comptes ni découpé leurs activités de la même façon.

C’est pourquoi l’imputation automatique pose une question préalable : d’où sort la catégorie proposée ?

Un plan comptable ne se devine pas

Le plan comptable associatif — le règlement ANC 2018-06 pour les associations tenues de le suivre — donne un cadre : une classe 6 pour les charges, une classe 7 pour les produits, des subdivisions par nature. Mais le plan réellement utilisé dans une structure est toujours une adaptation : comptes regroupés, comptes ajoutés, intitulés reformulés dans le vocabulaire de la maison.

Un outil qui proposerait « 606100 — Fournitures non stockables » à une structure qui a ouvert « 60620 — Petit équipement des équipes » ne rend service à personne : il faut corriger à chaque fois, et la correction coûte plus cher que la saisie.

Dans eBrigade, la proposition ne peut venir que de vos catégories, telles que vous les avez créées dans le plan comptable du module. Le rapprochement se fait entre ce que la facture décrit et cette liste-là. Si rien ne correspond, le champ reste vide.

Filtré par sens, pour ne pas proposer l’impossible

Une charge ne s’impute pas à un compte de produits. Quand vous ouvrez une dépense, seules vos catégories de dépenses entrent dans le rapprochement ; pour une recette, seules celles de recettes. L’outil ne peut donc pas proposer une imputation qui serait refusée à l’enregistrement.

Cette même règle a un effet de bord qu’il faut connaître : la liste présentée oriente la lecture. C’est la raison pour laquelle le sens de l’opération — achat ou vente — n’est pas déduit de la catégorie trouvée, mais de l’émetteur de la facture, comparé aux organisations de votre structure. Une facture que vous avez émise reste une recette, même déposée dans un écran de dépense : l’écart vous est signalé.

Le numéro de compte comme filet

Les intitulés se recopient mal. Un accent, une abréviation, une virgule déplacée, et la correspondance exacte échoue alors que le compte visé, lui, était le bon.

Le rapprochement retient donc deux chemins : l’intitulé, et à défaut le numéro de compte en tête de la catégorie. « 62600 » suffit à retrouver Frais postaux et de télécommunications, quelle que soit la façon dont l’intitulé a été reformulé. Le numéro est cherché dans votre liste, jamais accepté tel quel : un numéro qui n’existe pas chez vous ne produit aucune imputation.

Ce que ça change sur une pile de factures

Sur des dépenses récurrentes — télécoms, fluides, honoraires, assurances —, l’imputation tombe juste sans intervention, parce que la nature de la dépense est écrite en toutes lettres sur le document. Sur des achats génériques — une facture de fournitures qui pourrait aller dans deux comptes selon l’usage —, la proposition reste à arbitrer, et c’est normal : cet arbitrage-là vous appartient.

Le bénéfice n’est donc pas « plus jamais d’imputation à faire », mais : les cas évidents ne vous occupent plus, et vous gardez votre attention pour ceux qui la méritent.

Et la validation ?

L’imputation proposée n’est pas passée en écriture. Le module conserve son circuit : brouillon, validation, comptabilisation, avec un compteur « à valider » et, si vous le souhaitez, une auto-validation par organisation. La lecture automatique alimente ce circuit, elle ne le court-circuite pas.

En pratique

Cette lecture nécessite le module Assistant IA, souscrit séparément, avec des crédits décomptés à l’usage. Le module Comptabilité fonctionne sans lui.

Voir aussi : saisie automatique des factures pour le geste complet, OCR de facture pour ce qui distingue une lecture d’une simple reconnaissance de texte, et la fiche du module Comptabilité pour le grand livre, les périodes comptables et les exports.