Organisme de formation SST : habilitation et Qualiopi

Créer un organisme de formation SST exige de distinguer trois démarches : la déclaration d’activité autorise l’activité de prestataire de formation, l’habilitation SST permet de former et de certifier dans le dispositif de l’Assurance maladie - Risques professionnels et de l’INRS, et Qualiopi conditionne l’accès aux financements publics ou mutualisés. Depuis 2026, la tenue des dossiers doit aussi intégrer les obligations du Passeport de prévention.

1. Cadrer l’offre SST avant les démarches

Une offre SST conforme décrit séparément la formation initiale, le maintien et l’actualisation des compétences (MAC) et les éventuelles prestations d’accompagnement. Cette séparation évite de mélanger les objectifs, les prérequis et les modalités d’évaluation.

Pour chaque offre, formalisez le public, les prérequis, les objectifs, le contenu, la durée, l’effectif, les méthodes pédagogiques, les épreuves certificatives, le tarif et les conditions d’annulation. Ces éléments alimentent le programme, le devis, la convention et le dossier d’habilitation.

Le cahier des charges SST version 6 de mars 2026 publié par l’INRS demande notamment que les programmes précisent la qualification du formateur, la durée de validité du certificat et la nécessité du MAC. Il exige aussi un déroulé pédagogique qui relie chaque séquence aux compétences visées, aux moyens mobilisés et aux indicateurs de réussite.

2. Déclarer l’activité et obtenir le NDA

Le numéro de déclaration d’activité (NDA) enregistre l’activité de formation ; il ne constitue ni un agrément de l’État, ni une habilitation SST, ni une certification qualité.

Selon le ministère du Travail, page « Les organismes de formation : formalités administratives » mise à jour en avril 2026, la déclaration doit être déposée auprès du service régional de contrôle compétent dans les trois mois qui suivent la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle. La démarche s’effectue notamment en ligne dans « Mon Activité Formation ».

Préparez les pièces qui établissent l’existence juridique de la structure, la réalité de la première action, le contenu du programme et la capacité de l’intervenant à former. Après attribution, faites figurer le numéro d’enregistrement avec la formulation réglementaire sur les conventions et les autres documents concernés.

Le même service en ligne sert ensuite à signaler les changements de situation et à transmettre le bilan pédagogique et financier (BPF). Le ministère précise que l’absence de BPF ou un BPF sans activité rend la déclaration d’activité caduque : cette échéance doit donc figurer dans le calendrier de conformité de l’organisme.

3. Obtenir et conserver l’habilitation SST

Seule une entité habilitée par le réseau Assurance maladie - Risques professionnels/INRS peut organiser les formations du dispositif SST et délivrer les certificats correspondants. La page officielle de l’INRS sur l’habilitation permet aussi de consulter les listes d’organismes habilités.

L’organisme doit s’appuyer sur un formateur SST certifié et démontrer qu’il maîtrise les référentiels, l’organisation pédagogique, le matériel, les évaluations et la traçabilité. Le dossier et le fonctionnement courant doivent notamment couvrir :

• les programmes et les déroulés pédagogiques des formations initiales et des MAC ;
• le certificat à jour de chaque formateur et son rattachement à l’entité ;
• les mannequins, le défibrillateur de formation, les consommables et les moyens de simulation ;
• les ouvertures de session, les présences, les grilles certificatives et les résultats ;
• la délivrance des certificats et le suivi des prochaines échéances de MAC ;
• la gestion des écarts, des réclamations et des mises à jour documentaires.

Le cahier des charges SST de mars 2026 de l’INRS impose de tenir à la disposition du réseau les feuilles d’émargement, les grilles de certification remplies et les supports des épreuves certificatives. Il demande également de mettre à jour les programmes et les déroulés lorsque le dispositif ou ses grilles évoluent. Une veille sans révision effective des documents ne suffit donc pas.

Validité du formateur SST

La fiche INRS « Devenir formateur de sauveteur secouriste du travail » indique que la formation initiale de formateur dure 56 heures et que le MAC dure 21 heures. Le certificat de formateur SST est valable trois ans et sa prolongation suppose de suivre le MAC et de réussir les épreuves certificatives.

Un certificat arrivé à échéance rend le formateur non affectable tant qu’il n’a pas recouvré sa certification. L’INRS précise toutefois qu’un MAC peut permettre ce recouvrement lorsque le délai écoulé ne compromet pas la réussite ; l’expiration ne signifie donc pas automatiquement qu’il faut reprendre toute la formation initiale.

4. Préparer Qualiopi avec des preuves exploitables

Qualiopi certifie la qualité des processus de l’organisme ; elle ne remplace ni le NDA ni l’habilitation SST. Elle est requise lorsque l’action mobilise des fonds publics ou mutualisés, notamment ceux d’un OPCO, de l’État, des régions, de France Travail, de l’Agefiph, de Transitions Pro ou de la Caisse des dépôts.

Le guide officiel du référentiel national qualité publié par le ministère du Travail présente sept critères et trente-deux indicateurs, dont vingt-deux appartiennent au tronc commun et dix concernent des situations particulières, notamment les formations certifiantes ou l’apprentissage. Pour une activité SST, traduisez-les en preuves concrètes :

• information du public : programme, prérequis, durée, tarifs, délais d’accès, accessibilité et résultats adaptés à l’activité réelle ;
• conception : besoin de l’entreprise, risques du site, positionnement et objectifs évaluables ;
• accueil et suivi : convocation, règlement intérieur, émargement, gestion des absences et contact handicap ;
• moyens : salle, matériel pédagogique, maintenance et disponibilité des consommables ;
• compétences des intervenants : certificat de formateur SST, expérience et développement des compétences ;
• environnement professionnel : veille INRS, veille réglementaire, réseau de partenaires et prise en compte du handicap ;
• amélioration : appréciations, réclamations, analyse des écarts et actions correctives vérifiables.

Une preuve utile relie une exigence à une session, à une date et à une décision. Par exemple, un questionnaire de satisfaction ne démontre une amélioration que si l’organisme analyse les réponses et conserve la trace de l’action décidée.

Le même guide officiel indique que le cycle comprend un audit de surveillance entre le quatorzième et le vingt-deuxième mois suivant l’obtention, puis un audit de renouvellement avant l’échéance du certificat. Le système documentaire doit donc rester vivant après l’audit initial.

5. Rendre l’offre finançable par un OPCO ou le CPF

Qualiopi ouvre la possibilité d’un financement public ou mutualisé, mais elle ne garantit ni l’accord d’un OPCO ni l’éligibilité au CPF. Le financeur examine encore la demande, les règles de la branche, le budget disponible et les pièces justificatives.

Préparez un dossier d’achat cohérent comprenant le programme, le devis, la convention, les modalités d’accès, les coordonnées du contact handicap, le certificat Qualiopi couvrant la bonne catégorie d’action, la preuve d’habilitation SST et les conditions de report ou d’annulation. Ne présentez jamais la prise en charge comme acquise avant la décision du financeur.

Pour le CPF, une règle supplémentaire s’applique : l’offre doit préparer à une certification active inscrite au Répertoire national des certifications professionnelles ou au Répertoire spécifique, et l’organisme doit être habilité à former par le certificateur. Le portail officiel des organismes de formation Mon Compte Formation, mis à jour en juin 2026, rappelle ces conditions. En conséquence, il ne faut pas publier automatiquement une offre SST dans EDOF au seul motif que l’organisme possède Qualiopi.

Vérifiez le statut de la fiche au moment de créer ou de maintenir l’offre. À titre d’alerte, la fiche RS5801 « Sauveteur Secouriste du Travail » de France compétences affiche une échéance d’enregistrement au 26 janvier 2023 : elle ne constitue donc pas, en 2026, une fiche active permettant à elle seule de justifier l’éligibilité d’une nouvelle offre au CPF.

6. Déclarer les formations SST dans le Passeport de prévention

En 2026, l’organisme de formation doit intégrer le Passeport de prévention à son circuit de clôture. La formation de sauveteur secouriste du travail fait partie des formations à déclarer, tandis que la formation de formateurs SST est exclue du périmètre.

Le portail officiel du Passeport de prévention précise que la formation SST doit être déclarée parce qu’elle relève de l’article R. 4224-15 du Code du travail. Il distingue aussi les situations renseignées automatiquement, notamment certains parcours financés publiquement, et indique que le sous-traitant ne déclare pas : la déclaration revient à l’organisme donneur d’ordre.

Pour les formations concernées réalisées en 2026, la FAQ officielle sur les obligations des organismes de formation prévoit, pendant la période transitoire qui court jusqu’au 31 décembre 2026, une déclaration dans les six mois suivant la fin du trimestre de référence. La date de fin de formation sert de point de départ pour une attestation de formation ; la date de début de validité sert de référence pour un justificatif de réussite.

Ajoutez donc au dossier de session :

• le statut de la déclaration, avec la date et l’auteur de la saisie ;
• la nature de la pièce déclarée : attestation de formation ou justificatif de réussite ;
• l’accusé de traitement et, en cas d’import, le relevé des erreurs corrigées ;
• le motif documenté d’une absence de déclaration, par exemple un renseignement automatique ou une intervention en sous-traitance.

Le portail autorise la saisie en ligne et l’import par fichier. Avant tout dépôt, contrôlez l’identité du titulaire, les dates de la session, l’intitulé et la cohérence entre le résultat certificatif, l’outil national du dispositif SST et le Passeport de prévention.

7. Constituer le dossier de chaque session initiale ou MAC

Le dossier de session doit permettre de reconstituer ce qui a été vendu, réalisé, évalué et déclaré. Une archive de documents isolés ne suffit pas si les intitulés, les dates ou les participants ne concordent pas.

Avant la session, recueillez les risques du site, l’organisation de l’alerte, les contraintes d’accès, les besoins d’adaptation et la liste des participants. Pour un MAC, vérifiez aussi le certificat antérieur et sa date de validité. L’INRS indique que le certificat SST est valable 24 mois et que le MAC dure 7 heures ; programmez donc l’échéance suivante dès la clôture.

Conservez au minimum :

• la convention ou le contrat et le programme transmis ;
• l’analyse du besoin et les adaptations retenues ;
• la convocation et les informations remises au stagiaire ;
• la feuille d’émargement complète ;
• l’identité et le certificat à jour du formateur ;
• les grilles certificatives remplies et le support des épreuves ;
• l’attestation de fin de formation et le certificat, lorsqu’il est obtenu ;
• l’enregistrement de la session dans l’outil national du dispositif SST ;
• la preuve de déclaration dans le Passeport de prévention, lorsqu’elle incombe à l’organisme ;
• les appréciations, les réclamations et les actions correctives.

Clôturez par un compte rendu adressé au client : participants certifiés, absences, échecs éventuels, régularisations à prévoir et prochaines échéances. Pour approfondir l’organisation documentaire, consultez aussi Comment organiser un MAC SST conforme avec des preuves Qualiopi et Formateurs premiers secours : planning, MAC et preuves.

8. Maintenir la conformité au quotidien

La conformité d’un organisme SST repose sur un calendrier unique qui croise les obligations administratives, l’habilitation, Qualiopi, les compétences des formateurs et les échéances des stagiaires.

À intervalles réguliers :

• transmettez le BPF et actualisez les informations de la déclaration d’activité ;
• vérifiez la validité des certificats des formateurs avant chaque affectation ;
• surveillez les nouvelles versions des documents INRS et mettez à jour les supports concernés ;
• rapprochez les sessions réalisées des enregistrements et déclarations attendus ;
• traitez les réclamations et vérifiez l’efficacité des actions correctives ;
• préparez l’audit de surveillance Qualiopi à partir d’un échantillon de dossiers complets ;
• contrôlez que les communications commerciales ne promettent ni financement ni éligibilité sans vérification.

FAQ

Qualiopi suffit-elle pour proposer une formation SST reconnue ?

Non. Qualiopi porte sur la qualité des processus et l’accès aux financements. Pour délivrer un certificat SST reconnu, l’entité doit aussi être habilitée par le réseau Assurance maladie - Risques professionnels/INRS et faire intervenir un formateur SST dont le certificat est valide.

Une formation SST est-elle encore éligible au CPF en 2026 ?

Pas automatiquement. Une offre CPF doit préparer à une certification dont l’enregistrement est actif et l’organisme doit disposer de l’autorisation requise par le certificateur. Qualiopi et l’habilitation SST ne dispensent pas de vérifier ces deux conditions dans France compétences et dans EDOF au moment de la publication.

Qui déclare une session SST dans le Passeport de prévention ?

L’organisme de formation qui dispense la session effectue en principe la déclaration. En cas de sous-traitance, le portail officiel attribue cette obligation au donneur d’ordre. Certains parcours sont alimentés automatiquement : l’organisme doit donc qualifier chaque situation afin d’éviter une omission ou un doublon.

Peut-on organiser un MAC après l’expiration du certificat SST ?

Oui, l’expiration n’impose pas systématiquement une nouvelle formation initiale. Le document de référence de l’INRS permet un MAC lorsque le délai écoulé ne compromet pas la réussite aux épreuves ; dans l’intervalle, la personne ne peut toutefois plus exercer en qualité de SST.

Un stagiaire absent à une partie du MAC peut-il être certifié ?

Non. La délivrance du certificat suppose le suivi de la formation et la réussite aux épreuves certificatives prévues. Consignez l’absence, informez le client et organisez une nouvelle participation adaptée à la situation.

Un formateur indépendant peut-il demander une habilitation SST ?

Oui, un indépendant peut créer un organisme de formation et demander l’habilitation s’il satisfait aux prérequis administratifs et pédagogiques. Son certificat personnel de formateur ne vaut cependant pas habilitation de son organisme.

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Le suivi des sessions, des certificats, des MAC, des documents Qualiopi et des déclarations demande une information cohérente d’un outil à l’autre. eBrigade centralise le planning des formations, les dossiers des stagiaires, les compétences des formateurs, les échéances de recyclage et les documents de session.

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Pour aller plus loin :

• Logiciel pour centre de formation — fonctionnalités, tarifs et cas clients
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