Fiche de poste et entretien professionnel : les relier

Dans la fonction publique territoriale, la fiche de poste est le support de l’entretien professionnel : l’article 6 du décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014 prévoit que le fonctionnaire est convoqué huit jours au moins avant l’entretien, et que la convocation est accompagnée de la fiche de poste de l’intéressé et d’un exemplaire de la fiche d’entretien professionnel.

La conséquence pratique est simple : une collectivité qui conduit ses entretiens doit disposer, pour chaque agent concerné, d’une fiche de poste existante et à jour au moment de l’envoi de la convocation.

À retenir

• Le décret n° 2014-1526 impose que la convocation soit accompagnée de la fiche de poste de l’agent.
• Le délai est de huit jours au moins avant la date de l’entretien.
• La fiche envoyée doit décrire le poste tel qu’il est tenu, pas tel qu’il a été créé.
• Dans le privé, l’entretien professionnel existe aussi, mais sans exigence de fiche de poste jointe.
• Relier la relecture de la fiche à l’entretien est la façon la plus sûre d’éviter qu’elle se périme.

Ce que le décret impose exactement

Le décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014 est relatif à l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territoriaux. Il a substitué l’entretien professionnel à la notation.

Son article 6 fixe deux règles de procédure :

1. le fonctionnaire « est convoqué huit jours au moins avant la date de l’entretien » ;
2. « la convocation est accompagnée de la fiche de poste de l’intéressé et d’un exemplaire de la fiche d’entretien professionnel ».

Le délai n’est pas une formalité : il existe pour que l’agent puisse prendre connaissance de sa fiche de poste et du support d’entretien avant la rencontre. Envoyer une fiche périmée vide ce délai de son sens.

Ce que l’agent doit pouvoir vérifier sur sa fiche

Avant l’entretien, l’agent relit sa fiche pour y retrouver le travail qu’il a réellement effectué dans l’année. Quatre points doivent y être lisibles sans interprétation.

Point à vérifier	Pourquoi il compte à l’entretien
Le rattachement hiérarchique	Il désigne la personne qui conduit l’entretien
Les missions confiées	Ce sont elles qui servent à apprécier les résultats
L’encadrement exercé	Un effectif encadré change la nature du poste
Les conditions d’exercice	Astreintes, déplacements et horaires expliquent une partie des résultats

Si l’un de ces points a changé en cours d’année sans que la fiche l’ait suivi, l’entretien commence par un désaccord de périmètre — et le temps prévu pour parler des objectifs s’y consume.

Le calendrier à tenir

Une organisation qui conduit ses entretiens sur une campagne annuelle gagne à traiter les fiches en amont, pas au moment des convocations.

• Deux mois avant la campagne : lister les postes dont les missions ont changé dans l’année.
• Six semaines avant : faire relire et corriger ces fiches par les responsables et les titulaires.
• Au plus tard huit jours avant chaque entretien : envoyer la convocation avec la fiche de poste et le support d’entretien.
• Après l’entretien : reporter dans la fiche les évolutions de périmètre actées.

Cette dernière étape est celle qu’on saute. C’est pourtant elle qui évite de refaire tout le travail l’année suivante.

Et dans le secteur privé ?

L’entretien professionnel existe également dans le privé : il est consacré au parcours professionnel du salarié et se tient tous les deux ans, avec un état des lieux récapitulatif tous les six ans. Aucun texte n’impose toutefois d’y joindre une fiche de poste.

Rien n’empêche de le faire, et beaucoup d’employeurs s’y tiennent : disposer du même document sous les yeux évite de discuter des missions de mémoire. Attention seulement à ne pas confondre cet entretien avec l’entretien annuel d’évaluation, qui relève d’une pratique de gestion et non d’une obligation légale distincte.

Tenir la fiche à jour sans y passer la campagne

Le point de blocage est rarement la rédaction : c’est la mise à jour. Une fiche rédigée dans un document de traitement de texte se corrige mal, parce que personne ne sait quelle version fait foi.

Une fiche construite avec des champs typés — texte, nombre, date, case à cocher, liste de choix — se corrige rubrique par rubrique. On coche une astreinte, on change un effectif, on remplace une date de validité. La correction prend une minute et ne remet pas en cause le reste du document.

Dans eBrigade, chaque fiche de poste se rattache au contrat du membre concerné : la fiche n’est pas un fichier posé à côté du dossier, elle en fait partie. Les fiches obsolètes se désactivent sans être supprimées, ce qui conserve l’historique des postes tenus.

FAQ : fiche de poste et entretien professionnel

Que se passe-t-il si la fiche de poste n’est pas jointe à la convocation ?

Le décret prévoit expressément que la convocation en est accompagnée. Ne pas la joindre est une irrégularité de procédure, qui peut être invoquée par l’agent à l’appui d’une contestation du compte rendu d’entretien. En pratique, les centres de gestion recommandent d’envoyer ensemble la convocation, la fiche de poste et le support d’entretien, dans le respect du délai de huit jours.

La fiche de poste peut-elle être modifiée pendant l’entretien ?

L’entretien est le bon moment pour constater qu’une fiche ne correspond plus au poste tenu, et pour acter les évolutions. La modification elle-même intervient après, dans le document de référence, et c’est la version corrigée qui servira à la campagne suivante. Modifier la fiche pendant l’entretien sans trace écrite laisse les deux parties avec deux souvenirs différents.

Quel est le délai de convocation à l’entretien professionnel ?

Huit jours au moins avant la date de l’entretien, selon l’article 6 du décret n° 2014-1526. Ce délai court jusqu’à la date de l’entretien et vise à laisser à l’agent le temps de prendre connaissance de sa fiche de poste et du support d’entretien.

Faut-il une fiche de poste par agent ou par poste ?

Par poste. Plusieurs agents qui occupent le même poste, dans les mêmes conditions, partagent la même fiche. Dès que les horaires, le périmètre ou les moyens diffèrent, il s’agit de deux postes distincts et de deux fiches. Dans eBrigade, une même fiche de poste se rattache à autant de contrats que nécessaire.

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