Par Nina · Rédactrice eBrigade · Publié le 15 janvier 2025
Cleemy et eBrigade : deux philosophies différentes de la gestion des frais
La gestion des notes de frais représente un poste de charge administrative significatif pour toute organisation qui envoie des équipes sur le terrain. Pompiers volontaires indemnisés, agents de sécurité civile, formateurs itinérants, intérimaires en mission BTP ou chauffeurs sanitaires : chacun génère des frais kilométriques, des repas, des péages ou des achats de matériel qu’il faut rembourser rapidement et tracer correctement.
Cleemy, édité par Lucca depuis 2002, est le spécialiste français des notes de frais. eBrigade est un ERP terrain tout-en-un qui intègre un module de gestion des frais à côté de la planification, de la mobilisation et de la gestion RH. Ces deux outils ne s’adressent pas aux mêmes organisations, et choisir le mauvais peut coûter cher — en argent ou en temps.
Ce que Cleemy fait mieux que quiconque
Cleemy a construit sa réputation sur la capture automatisée des justificatifs. Un collaborateur photographie son ticket de restaurant ou sa facture d’autoroute depuis l’application mobile : l’OCR (reconnaissance optique de caractères) extrait automatiquement le montant, la date, le marchand et la catégorie de dépense. Le taux de reconnaissance dépasse 95 % sur les tickets lisibles, ce qui réduit la saisie manuelle à presque zéro.
La chaîne de validation est entièrement configurable : saisie par l’agent → vérification du manager de proximité → contrôle RH → validation comptable. Chaque étape envoie une notification automatique, et les délais de remboursement tombent en moyenne sous les 5 jours ouvrés contre 15 à 20 jours avec un processus papier.
Les intégrations avec les logiciels de paie sont le point fort différenciateur de Cleemy : Sage, Cegid, ADP, Workday, Silae, Quadratus — les exports se font directement, sans ressaisie. Pour une grande entreprise avec 500 salariés utilisant déjà Sage Paie, l’intégration native justifie à elle seule le choix de Cleemy.
Le module de gestion des indemnités kilométriques applique automatiquement les barèmes fiscaux de l’administration (barème BNC ou barème salarié selon le statut), met à jour les taux chaque année et calcule les plafonds de déductibilité. L’archivage légal des justificatifs est garanti 10 ans avec valeur probante.
Les limites de Cleemy pour les organisations terrain
Cleemy est un outil mono-usage. Il ne sait faire que des notes de frais — et il le fait très bien. Mais une association de sécurité civile ou un groupement de pompiers volontaires ne gère pas seulement des remboursements : elle gère des plannings d’astreinte, des mobilisations d’urgence par SMS, des qualifications et habilitations, des vacations d’intervention, des formations obligatoires et des dossiers individuels.
Déployer Cleemy dans ce contexte revient à ajouter un sixième outil à une pile applicative déjà fragmentée : un tableur pour les plannings, une messagerie pour la mobilisation, un autre tableur pour les qualifications, un troisième pour les formations, et maintenant Cleemy pour les frais. L’intégration entre ces outils est inexistante ou manuelle, les données sont désynchronisées, et les équipes perdent un temps considérable en copier-coller.
La tarification par utilisateur actif est un autre frein. Cleemy facture typiquement entre 3 et 8 euros par utilisateur et par mois. Pour une association qui mobilise 150 bénévoles actifs, la facture mensuelle oscille entre 450 et 1 200 euros — uniquement pour les notes de frais.
Ce qu’eBrigade apporte en complément
eBrigade intègre un module notes de frais dans un ERP terrain complet. La saisie des frais se fait depuis l’application mobile, avec import de justificatifs et calcul automatique des indemnités kilométriques selon le barème en vigueur. Les exports comptables au format CSV ou intégrés aux logiciels courants permettent la transmission au service de paie ou à l’expert-comptable.
Mais l’intérêt principal d’eBrigade n’est pas d’être meilleur que Cleemy sur les notes de frais : c’est de les intégrer naturellement dans le flux de travail terrain. Quand un agent de sécurité civile termine une mission planifiée dans eBrigade, il peut saisir ses frais directement depuis la même fiche de mission, sans changer d’application. Le lien entre la mission, les heures et les frais est automatique, ce qui évite les erreurs d’imputation et simplifie les contrôles.
Les indemnités spécifiques au terrain — primes d’astreinte, indemnités d’intervention, indemnités forfaitaires de mission (IFM) pour l’intérim — sont gérées nativement dans eBrigade, ce qui n’est pas le cas de Cleemy, conçu pour les entreprises classiques.
Comparaison des fonctionnalités clés
| Critère | Cleemy | eBrigade |
|---|---|---|
| OCR reconnaissance de reçus | Excellent (95 %+) | Basique |
| Barèmes kilométriques automatiques | Oui | Oui |
| Workflows de validation multi-niveaux | Oui, très configurable | Oui |
| Intégrations paie natives (Sage, Cegid, ADP) | Nombreuses | Exports standards |
| Indemnités d’astreinte et de garde | Non | Oui |
| Plannings et gestion de missions | Non | Oui |
| Mobilisation d’urgence (SMS, push) | Non | Oui |
| Gestion des qualifications et habilitations | Non | Oui |
| Tarif pour 150 utilisateurs | 450-1 200 €/mois | 39 €/mois HT |
Pour quel type d’organisation choisir quoi ?
Cleemy est le bon choix pour une entreprise classique de 200 à 2 000 salariés dont le processus de notes de frais est complexe, avec de nombreux déplacements professionnels, des intégrations paie critiques et un service comptable exigeant. C’est aussi pertinent si les notes de frais sont le seul problème à résoudre et que les autres outils de gestion (SIRH, ERP) sont déjà en place et satisfaisants.
eBrigade est le bon choix pour les organisations qui gèrent des équipes terrain avec des logiques d’intervention, d’astreinte ou de mission : associations de sécurité civile, centres de premier secours, groupements de pompiers volontaires, agences d’intérim BTP, entreprises de transport sanitaire, sociétés de gardiennage. Dans ces contextes, la centralisation des plannings, des missions, de la mobilisation, des qualifications et des frais dans un seul outil apporte un gain opérationnel qui dépasse largement la question du remboursement des notes de frais.
Conclusion
Le choix entre Cleemy et un module notes de frais intégré n’est pas une question de qualité, mais de périmètre. Cleemy excelle dans sa spécialité et reste la référence pour les entreprises qui veulent un outil de notes de frais best-in-class avec de nombreuses intégrations. Pour les organisations terrain qui ont besoin de gérer l’ensemble du cycle opérationnel — de la mobilisation au remboursement en passant par la planification — eBrigade offre une solution unifiée à un coût nettement inférieur, évitant la fragmentation applicative qui pénalise trop souvent les petites équipes terrain.
Pour aller plus loin :
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