JO 2030 : accréditer les équipes des collectivités et des stations

Les Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2030 ne se joueront pas seulement sur les pistes. Ils reposeront sur les agents des collectivités, les régies de remontées mécaniques, les services techniques des stations et leurs prestataires, qui feront tourner les sites pendant que le monde regarde. Tous devront être accrédités. Pour une commune, une communauté de communes ou un exploitant de domaine skiable, l’accréditation JO 2030 est donc un chantier de données à ouvrir bien avant l’hiver 2029-2030.

Une carte des sites qui engage des dizaines de collectivités

Le plan directeur des Jeux répartit 126 épreuves, 8 sports et 17 disciplines sur quatre zones :

• Haute-Savoie : La Clusaz et Le Grand-Bornand pour le ski de fond et le biathlon ;
• Savoie : La Plagne pour la piste de bobsleigh, Courchevel pour le saut à ski, Méribel pour la descente sur le Roc de Fer, Val d’Isère ;
• Briançonnais : Serre Chevalier et Montgenèvre ;
• Alpes-Maritimes : le cluster niçois pour les sports de glace, avec la seule construction neuve du projet — une patinoire estimée à environ 138 millions d’euros.

93 % des sites sont existants ou temporaires. C’est l’argument fort du dossier français, et c’est aussi ce qui place les collectivités et les exploitants en première ligne : on n’exploite pas un site neuf livré clés en main, on adapte un équipement qui tourne déjà, avec les équipes qui le font tourner.

Trois sites d’Albertville 1992 sont réactivés, ce qui donne une idée de l’horizon : les personnes qui prépareront ces installations en 2029 travaillent déjà dessus aujourd’hui.

Qui doit être accrédité, au-delà des athlètes

C’est la question qui surprend le plus les élus et les directeurs de services. L’accréditation ne concerne pas seulement les délégations sportives. Elle concerne toute personne qui franchit une limite de site, à commencer par :

• les agents municipaux et intercommunaux : voirie, propreté, eau, espaces verts, police municipale, services techniques ;
• les pisteurs-secouristes et personnels de remontées mécaniques, dont la présence conditionne l’ouverture même du domaine ;
• les régies et syndicats mixtes : déneigement, damage, réseaux, énergie ;
• les prestataires : transport, restauration, nettoyage, location de matériel, montage de structures temporaires ;
• les agents de sécurité privée et les associations agréées de sécurité civile qui arment les dispositifs de secours ;
• les médias locaux et les accompagnateurs institutionnels.

Chacun relève d’un employeur différent, mais tous passent par le même circuit d’instruction : l’organisateur transmet les identités, l’État conduit l’enquête administrative de sécurité, et l’accréditation n’est délivrée qu’au vu de son résultat. Sur Paris 2024, ce criblage a porté sur près d’un million de personnes ; plus de 700 ont été écartées.

La difficulté propre aux collectivités : des données éparpillées

Une société privée tient ses effectifs dans un seul système. Une collectivité, non. L’état civil complet d’un agent vit dans le logiciel RH, sa photo dans un annuaire interne, son affectation dans un tableur de service, et les saisonniers arrivent en décembre avec un dossier papier.

Or l’accréditation demande une seule liste, nominative, complète et normalisée, pour des personnes relevant de statuts différents : titulaires, contractuels, saisonniers, vacataires, bénévoles, prestataires. Reconstituer cette liste en urgence, à partir de quatre sources qui ne s’accordent pas sur l’orthographe d’un prénom, est exactement la situation qui produit des rejets.

Les points de vigilance constatés :

• Le saisonnier recruté en décembre pour la saison d’hiver arrive après la clôture des dépôts. Il faut anticiper son recrutement ou le prévoir dans un volant accrédité d’avance.
• L’agent prêté par une commune voisine dans le cadre d’une mutualisation n’est dans aucun des deux fichiers de référence.
• Le prestataire en sous-traitance de second rang est le dernier connu et le premier oublié.
• Les zones d’accès diffèrent selon la fonction : un agent de déneigement, un pisteur et un électricien de régie n’ont pas le même périmètre autorisé, et le dossier doit porter cette information.

Organiser la collecte plutôt que la subir

Le seul calendrier qui fonctionne est celui qui commence tôt. Concrètement, pour une collectivité ou un exploitant :

1. Désigner un référent accréditation unique, qui parle à l’organisateur et centralise les listes.
2. Choisir un système de référence — un seul — où vivent l’état civil, la photo, la fonction et l’affectation de chaque personne susceptible d’entrer sur un site.
3. Collecter au fil de l’eau : à l’embauche d’un saisonnier, au renouvellement d’un contrat, à l’arrivée d’un prestataire, et non à l’ouverture de la campagne d’accréditation.
4. Mesurer la complétude service par service, et traiter les manques comme on traite une visite médicale en retard.
5. Faire une répétition générale sur un événement de 2028 ou 2029 — une coupe du monde, un championnat — avec le même circuit et le même format de fichier.

Produire le dossier depuis son logiciel de gestion

eBrigade est utilisé par des collectivités, des services de secours et des exploitants pour gérer personnels, plannings et interventions. Le module Accréditation reprend ces fiches et en tire le dossier attendu :

• un dossier par opération : les personnes exportées sont celles affectées à l’événement dans le planning, ce qui évite la liste parallèle qui diverge dès la première modification ;
• les champs et leur ordre sont paramétrables, y compris des champs créés pour l’occasion — type et numéro de pièce d’identité, zone demandée, employeur réel pour un prestataire ;
• les photographies sont dans la même archive, nommées par organisation, nom et prénom ;
• une colonne « Erreur » liste les manques de chaque ligne avant l’envoi : c’est l’outil de pilotage de la campagne de collecte ;
• les valeurs sortent en texte, ce qui préserve les numéros de pièce d’identité entièrement chiffrés, les téléphones à zéro initial et les codes de département comme « 01 » ou « 05 ».

Le cloisonnement par organisation est respecté : chaque commune, chaque régie, chaque service ne produit que le dossier des personnes qui lui sont rattachées.

Le vrai délai n’est pas 2030, c’est 2029

Les campagnes d’accréditation se closent des mois avant l’événement, et l’enquête administrative prend le temps qu’elle prend. Pour une collectivité dont les effectifs se recomposent chaque saison, cela veut dire que les données doivent être prêtes avant l’hiver 2029-2030, donc collectées pendant les saisons 2027 et 2028.

Votre commune, votre régie ou votre station sera concernée par les Jeux de 2030 ? Demandez une démonstration du module Accréditation d’eBrigade sur vos propres effectifs.