Feuille de présence DPS : 7 contrôles avant chaque mission

Une équipe annoncée complète peut devenir insuffisante si un équipier se désiste, si une qualification a expiré ou si une relève n’est pas confirmée. La feuille de présence DPS permet de vérifier la composition réelle du dispositif avant son ouverture et de conserver une trace fiable des personnes effectivement engagées.

La feuille de présence d’un dispositif prévisionnel de secours est le document qui identifie les intervenants réellement présents, leurs fonctions, leurs qualifications, leurs horaires et leurs relèves. Utilisée avant, pendant et après la mission, elle aide le chef de dispositif à contrôler l’armement humain du poste et à justifier l’organisation mise en œuvre.

À retenir

• Une inscription au planning ne prouve pas une présence effective sur le terrain.
• Le contrôle doit porter sur l’identité, la fonction, la qualification et les horaires de chaque intervenant.
• Toute relève ou absence doit être enregistrée sans effacer la situation initiale.
• La feuille de présence ne remplace ni la convention du DPS, ni la main courante, ni les fiches bilan.
• Un document centralisé facilite le retour d’expérience, la valorisation des heures et la préparation d’un contrôle.

Pourquoi tenir une feuille de présence DPS distincte du planning ?

La feuille de présence DPS constate les effectifs réellement engagés, tandis que le planning décrit l’organisation prévue. Cette distinction évite de considérer comme présent un bénévole inscrit plusieurs semaines auparavant mais absent, retardé ou remplacé le jour de l’événement.

Le Code de la sécurité intérieure réserve la mise en place des dispositifs prévisionnels de secours aux associations disposant de l’agrément correspondant. L’article R. 725-1 qualifie cette activité d’agrément D et exige des moyens ainsi que des compétences adaptés aux missions. Le référentiel national des dispositifs prévisionnels de secours précise pour sa part les modalités d’organisation et d’armement des dispositifs.

La feuille de présence apporte alors une preuve opérationnelle simple : à une heure donnée, quelles personnes tenaient réellement le dispositif, dans quelles fonctions et avec quelles compétences ? Elle complète la démarche générale d’organisation d’un dispositif prévisionnel de secours sans se confondre avec le dimensionnement initial.

Ce document répond à quatre besoins concrets :

• contrôler l’armement avant l’ouverture, en rapprochant les présents de l’effectif prévu ;
• suivre les relèves, notamment sur les festivals, compétitions ou manifestations de longue durée ;
• retrouver la chaîne fonctionnelle, en identifiant le responsable et les équipiers présents sur chaque créneau ;
• consolider les heures réalisées, pour les bilans internes, les remboursements ou la reconnaissance de l’engagement bénévole.

La feuille de présence n’est toutefois pas une main courante. La première suit les personnes et leurs horaires ; la seconde consigne chronologiquement les faits, décisions, bilans, évacuations et communications. Pour structurer cette seconde trace, consultez le guide consacré à la main courante d’un poste de secours.

Quelles informations inscrire sur une feuille de présence DPS ?

Une feuille de présence DPS exploitable doit contenir uniquement les informations nécessaires pour identifier les intervenants, contrôler leurs aptitudes opérationnelles et reconstituer leurs créneaux d’engagement. Elle doit rester lisible en situation dégradée et ne pas devenir une copie complète des dossiers des bénévoles.

Rubrique	Donnée à enregistrer	Contrôle attendu
Mission	Intitulé, lieu, date et référence interne	Correspondance avec la convention et le planning
Intervenant	Nom, prénom ou identifiant interne non ambigu	Identité confirmée lors de la prise de poste
Fonction	Chef de dispositif, chef d’équipe, équipier, logisticien ou autre rôle prévu	Fonction compatible avec l’organisation retenue
Qualification	Qualification utile à la mission et statut de validité	Échéance vérifiée dans le dossier de formation
Horaires	Heure d’arrivée, prise de fonction, fin de fonction et départ	Écart expliqué par rapport au créneau planifié
Affectation	Poste fixe, équipe, véhicule, binôme ou secteur	Affectation connue du commandement
Relève	Nom du remplacé, nom du remplaçant et heure de transfert	Continuité de l’effectif et transmission effectuée
Validation	Nom ou visa du responsable du contrôle	Feuille clôturée après la mission

Le numéro de téléphone personnel, l’adresse, la date de naissance ou une copie de diplôme n’ont normalement pas vocation à figurer sur la feuille terrain. Ces données peuvent être conservées dans le dossier sécurisé du bénévole, avec des droits d’accès adaptés. La feuille opérationnelle doit appliquer un principe de minimisation : assez d’informations pour contrôler la mission, pas davantage.

Le chef de dispositif doit aussi distinguer trois états qui sont souvent confondus :

1. Planifié : l’intervenant a accepté la mission et figure au tableau prévisionnel.
2. Présent : l’intervenant a été contrôlé sur place et peut recevoir une affectation.
3. En fonction : l’intervenant occupe effectivement le poste ou le rôle indiqué sur le créneau concerné.

Cette distinction devient essentielle lorsque l’événement comporte plusieurs prises de service. Un équipier arrivé à 18 h pour une relève ne doit pas être comptabilisé dans l’effectif opérationnel de 16 h. De même, une personne présente sur le site mais affectée à la logistique ne doit pas être intégrée artificiellement dans une équipe secouriste.

Comment contrôler les effectifs, qualifications et relèves ?

Le contrôle d’une feuille de présence DPS s’effectue en sept vérifications successives : mission, identité, disponibilité, qualification, fonction, affectation et horaires. Le responsable doit traiter tout écart avant l’ouverture ou adapter formellement l’organisation si le dispositif peut encore être tenu conformément au cadre applicable.

1. Identifier la bonne mission

Affichez la référence de la mission, le lieu exact, la date et la plage horaire. Cette précaution évite qu’une liste issue d’un événement précédent soit réutilisée ou que deux postes simultanés soient mélangés.

2. Pointer chaque personne réellement arrivée

Le pointage doit être individuel. Une confirmation envoyée par message ou une réponse positive au planning ne vaut pas présence terrain. En cas de retard, conservez l’heure réelle d’arrivée au lieu de recopier l’horaire prévu.

3. Vérifier l’aptitude à être engagé

Le dossier central doit permettre de repérer une qualification arrivée à échéance, une formation continue manquante ou une restriction interne connue. La feuille terrain peut afficher un statut de conformité, sans exposer le détail de données médicales ou administratives qui n’ont pas à circuler sur le poste.

4. Confirmer la fonction tenue

Une compétence enregistrée ne signifie pas automatiquement que la personne exerce la fonction correspondante pendant cette mission. Inscrivez le rôle réellement attribué : chef de dispositif, chef d’équipe, équipier secouriste, conducteur ou soutien logistique.

5. Rattacher l’intervenant à une affectation

Chaque personne doit pouvoir être localisée dans l’organisation : poste principal, binôme mobile, véhicule, point d’alerte ou secteur. Cette information accélère la mobilisation et évite qu’un même équipier soit compté dans deux équipes.

6. Tracer chaque relève

Une relève doit comporter une heure, un sortant, un entrant et une affectation. Prévoyez un court chevauchement lorsque la mission exige une transmission sur les risques, le matériel, les consignes de communication ou les événements déjà consignés.

La préparation des créneaux peut être approfondie avec le guide sur le planning des équipiers PSE en mission DPS. La feuille de présence vient ensuite constater l’exécution réelle de ce planning.

7. Clôturer et rapprocher les écarts

Après le démontage, le responsable vérifie les heures de fin, les départs anticipés et les remplacements. Il rapproche ensuite la feuille du planning, de la main courante et, si nécessaire, des affectations de véhicules. Les corrections doivent rester traçables : mieux vaut ajouter une mention datée que remplacer silencieusement une information initiale.

Une checklist de clôture peut tenir en cinq questions :

• tous les intervenants présents ont-ils une heure d’arrivée et de départ ?
• chaque créneau dispose-t-il de l’effectif attendu ?
• les changements de fonction et les relèves sont-ils visibles ?
• les écarts entre planning et terrain sont-ils expliqués ?
• le document final est-il rangé dans un espace accessible aux seuls responsables autorisés ?

La durée d’archivage ne doit pas être choisie au hasard. L’association doit définir une règle interne cohérente avec la finalité du document, ses obligations contractuelles, la protection des données personnelles et ses éventuels besoins de justification. Une conservation illimitée « au cas où » n’est pas une bonne pratique.

FAQ sur la feuille de présence d’un dispositif de secours

La feuille de présence DPS est-elle obligatoire ?

Le référentiel national encadre les moyens et l’organisation des dispositifs prévisionnels de secours, mais la forme précise d’une feuille de présence peut dépendre des procédures de l’autorité d’emploi ou du réseau associatif. Tenir une trace nominative des personnes effectivement engagées reste une mesure de pilotage et de preuve fortement recommandée.

Une signature manuscrite est-elle indispensable ?

Une signature manuscrite n’est pas le seul moyen de constater une présence. Un pointage numérique horodaté, validé par un responsable identifié et conservant l’historique des corrections peut fournir une trace plus exploitable. La procédure choisie doit être connue des bénévoles et appliquée de façon constante.

Peut-on utiliser un QR code pour le pointage ?

Oui, à condition que le QR code identifie la bonne mission, empêche les pointages manifestement incohérents et permette au responsable de contrôler la réalité de la présence. Le pointage autonome ne doit pas remplacer la vérification des qualifications et de l’affectation opérationnelle.

Qui valide la feuille après la mission ?

Le responsable désigné par la procédure de l’association, souvent le chef de dispositif ou un cadre habilité, vérifie et clôture la feuille. Le nom du validateur, la date de clôture et les éventuelles réserves doivent rester consultables.

Faut-il faire une feuille différente pour chaque relève ?

Une feuille unique suffit si elle représente clairement tous les créneaux, les entrées, les sorties et les changements d’affectation. Pour un festival de plusieurs jours ou plusieurs postes simultanés, des feuilles par journée ou par secteur peuvent être plus lisibles, à condition de conserver une consolidation générale.

Comment éviter les doubles saisies entre planning et feuille terrain ?

Le planning validé doit servir de base à la feuille de présence, puis les responsables ne saisissent que les écarts réels : retard, absence, remplacement, nouvelle affectation ou prolongation. Cette continuité réduit les erreurs et accélère la production du bilan de mission.

Une feuille de présence bien tenue transforme un simple tableau de noms en preuve de l’armement réel du DPS. Elle sécurise la prise de poste, rend les relèves visibles et fournit aux responsables associatifs une base fiable pour analyser la mission.

Avec eBrigade, les associations agréées de sécurité civile peuvent relier les inscriptions, les disponibilités, les qualifications, les affectations et les horaires réalisés dans un même environnement. Le chef de dispositif conserve ainsi une vue opérationnelle des équipes, tandis que les responsables disposent d’un historique exploitable pour les formations, les plannings et les prochains dispositifs.