Guide main courante poste de secours : 5 étapes fiables

Sur un dispositif prévisionnel de secours, une information imprécise ou inscrite trop tard peut compliquer la coordination, le bilan de mission et l’analyse d’un incident. La main courante poste de secours doit donc être préparée avant l’ouverture, alimentée en temps réel et clôturée sous la responsabilité du chef du DPS.

Une main courante de poste de secours est le document chronologique qui conserve la trace des événements survenus pendant un dispositif prévisionnel de secours, y compris ceux qui ne relèvent pas uniquement des soins. Elle identifie l’origine des informations, leurs destinataires, les décisions prises et les suites données, sans remplacer la fiche bilan de la victime.

Ce guide s’adresse aux directeurs d’associations agréées de sécurité civile, aux chefs de poste et aux chefs de dispositif qui souhaitent obtenir une traçabilité fiable sans transformer la main courante en dossier médical.

À retenir

Une main courante DPS exploitable répond à cinq règles :

1. préparer la page de garde et les consignes avant l’ouverture ;
2. désigner les personnes autorisées à saisir des événements ;
3. inscrire chaque fait dans l’ordre chronologique ;
4. séparer les informations opérationnelles de la fiche bilan confidentielle ;
5. clôturer le document avec une synthèse chiffrée et un archivage maîtrisé.

La main courante peut être tenue sur un cahier à feuilles non détachables ou sous forme informatique. Dans ce second cas, le Référentiel national relatif aux dispositifs prévisionnels de secours exige que les données enregistrées ne soient plus modifiables après leur saisie.

Pourquoi tenir une main courante sur un poste de secours ?

La main courante est une pièce administrative prévue par le Référentiel national des missions de sécurité civile relatif aux dispositifs prévisionnels de secours. Elle restitue l’activité du dispositif, les informations reçues et les décisions opérationnelles pendant toute la manifestation.

Le référentiel publié par la Sécurité civile précise que le document doit couvrir les événements liés à l’activité du DPS, y compris un départ de feu, une difficulté d’accès, une panne radio ou une modification des consignes.

Cette traçabilité sert notamment à :

• transmettre une situation exacte lors d’une relève ;
• justifier l’heure d’une alerte ou d’une demande de renfort ;
• rapprocher une intervention de sa fiche bilan ;
• établir le compte rendu remis à l’autorité d’emploi ;
• alimenter un retour d’expérience après un incident ;
• démontrer que les consignes et la chaîne de commandement ont été respectées.

La main courante complète ainsi l’organisation générale d’un dispositif prévisionnel de secours. Elle ne corrige toutefois ni un dimensionnement insuffisant ni une convention incomplète.

Comment tenir une main courante poste de secours en 5 étapes ?

Une main courante poste de secours fiable se construit avant, pendant et après le DPS. Les cinq étapes suivantes créent une continuité entre la préparation de la mission, la conduite des opérations et l’archivage.

1. Préparer la page de garde avant la prise de poste

La page de garde identifie sans ambiguïté le dispositif concerné. Le chef du DPS vérifie les informations avant l’accueil du public et complète l’heure réelle d’ouverture au moment de la prise de poste.

Inscrivez au minimum :

• la date, le lieu et la nature du dispositif ;
• l’identité de l’organisateur et le nom de la manifestation ;
• l’heure de prise de poste ;
• les réserves constatées à l’ouverture ;
• le nom, le prénom et la qualité du chef du DPS ;
• l’heure de fermeture, ajoutée lors de la clôture.

Une réserve doit rester factuelle : « radio du binôme 2 indisponible à 17 h 45, appareil remplacé à 17 h 52 » est plus utile que « problème radio au début ». Pour un événement complexe, associez un identifiant unique au DPS afin de relier convention, planning, main courante, inventaire et compte rendu.

2. Enregistrer les consignes et leurs modifications

La page de consignes rassemble les instructions initiales et toutes les adaptations décidées pendant le dispositif. Chaque nouvelle consigne doit être horodatée, attribuée à son auteur et portée à la connaissance des équipes concernées.

Les consignes peuvent porter sur :

• les canaux radio et les indicatifs ;
• les points d’accès des secours publics ;
• les secteurs confiés aux binômes ;
• la procédure d’alerte du SAMU ou du service d’incendie et de secours ;
• les risques particuliers de la manifestation ;
• le point de rassemblement en cas d’évacuation ;
• les modalités de relève et de ravitaillement.

Lorsqu’une consigne change, ne remplacez pas silencieusement la version précédente. Créez une nouvelle entrée indiquant l’heure, le décideur, le contenu de la modification et les destinataires informés.

3. Saisir chaque événement dans l’ordre chronologique

Chaque entrée doit permettre à un responsable absent au moment des faits de comprendre ce qui s’est produit et quelle réponse a été apportée. La saisie intervient dès que la situation opérationnelle le permet, sans attendre la fin de la vacation.

Utilisez toujours la même structure :

Champ	Contenu attendu	Exemple synthétique
Date et heure	Heure du fait ou de la réception	21 h 14
Origine	Personne, équipe ou service informateur	Binôme Bravo
Information	Fait observé, sans interprétation	Chute signalée porte B
Destinataires	Responsable ou service avisé	Chef de poste
Action	Décision ou moyen engagé	Équipe 1 envoyée
Suite	Résultat et clôture de l’événement	Victime conduite au poste à 21 h 19

Employez des formulations courtes, neutres et vérifiables. Évitez les jugements sur une victime, un bénévole ou l’organisateur. En cas d’erreur de saisie sur papier, conservez la mention initiale lisible, barrez-la d’un trait et ajoutez la correction datée selon la procédure interne de l’association.

4. Distinguer main courante et fiche bilan victime

La main courante décrit l’événement et sa suite, tandis que la fiche bilan documente l’état de la victime, les gestes réalisés, la surveillance et la transmission aux secours publics. Les deux documents ont des finalités différentes et ne doivent pas être fusionnés.

Le référentiel prévoit l’identité déclarée de la victime dans les renseignements de la main courante. Limitez néanmoins l’entrée aux informations nécessaires à l’identification et au suivi de l’événement. Les constantes, antécédents, traitements, observations cliniques et gestes détaillés appartiennent à la fiche bilan victime.

Toute prise en charge doit être formalisée selon les règles applicables. Pour structurer cette partie, consultez le guide sur le logiciel de fiche bilan dématérialisée.

La main courante et la fiche bilan contiennent des données personnelles, parfois sensibles. Prévoyez donc :

• des droits d’accès limités aux fonctions autorisées ;
• une authentification individuelle ;
• une protection contre la consultation par le public ou l’organisateur ;
• une procédure de transmission sécurisée ;
• une durée de conservation définie par l’association ;
• une suppression ou un archivage à l’issue de cette durée.

La Commission nationale de l’informatique et des libertés rappelle qu’une organisation ne peut pas conserver indéfiniment des données personnelles. La durée doit correspondre à la finalité, aux obligations applicables et aux besoins liés à un éventuel contentieux.

5. Clôturer, contrôler et archiver le document

La clôture transforme une succession d’entrées en compte rendu vérifiable. Le chef du DPS renseigne l’heure de fermeture, contrôle les événements restés ouverts et établit la synthèse prévue par le référentiel.

La synthèse indique au minimum :

• le nombre d’intervenants mobilisés ;
• le nombre d’interventions ;
• le nombre de soins ;
• le nombre d’évacuations.

Avant validation, rapprochez ces totaux des fiches bilan, des départs de véhicules et des demandes de relais. Signalez séparément les anomalies de matériel, difficultés de coordination, accidents d’exposition ou besoins de RETEX.

Pour un DPS numérique, le responsable doit pouvoir figer la version clôturée tout en conservant l’historique des saisies. Un simple tableur partagé, dans lequel une ligne peut être modifiée ou supprimée sans trace, ne répond pas à cette exigence d’intégrité.

Quelle différence entre main courante, fiche bilan et compte rendu ?

La main courante suit les événements en temps réel, la fiche bilan suit une victime et le compte rendu synthétise la mission après sa clôture. Aucun de ces documents ne remplace les deux autres.

• Main courante : journal chronologique du DPS et des décisions.
• Fiche bilan : document individuel contenant le bilan et les actions secouristes.
• Compte rendu : synthèse des moyens, résultats, difficultés et actions correctives.

Le passage au numérique est pertinent lorsque l’outil garantit l’horodatage, l’identification de l’auteur, la non-modification après validation et des accès adaptés aux responsabilités. Cette logique rejoint les exigences d’une main courante numérique des secours : la technologie doit renforcer la preuve, pas seulement remplacer le papier.

Quelles erreurs rendent une main courante inexploitable ?

Les principales erreurs sont les saisies tardives, les formulations subjectives, les événements sans suite et les corrections invisibles. Elles empêchent de reconstituer correctement la chronologie du DPS.

Vérifiez avant chaque clôture l’absence des anomalies suivantes :

• heures approximatives ou ordre chronologique incohérent ;
• origine de l’information non indiquée ;
• consigne modifiée sans auteur ni destinataire ;
• détails médicaux excessifs dans la main courante ;
• départ d’une équipe sans heure de retour ;
• intervention ouverte sans résultat final ;
• total des soins différent du nombre de fiches correspondantes ;
• fichier partagé modifiable après validation ;
• compte collectif empêchant d’identifier l’auteur d’une saisie.

FAQ sur la main courante d’un DPS

La main courante est-elle obligatoire sur un DPS ?

Oui. Le Référentiel national relatif aux dispositifs prévisionnels de secours classe la main courante parmi les pièces administratives du DPS et définit son contenu. Elle doit conserver la trace des événements pendant toute la durée du dispositif.

Une main courante DPS peut-elle être numérique ?

Oui. Le référentiel autorise une forme informatique si l’enregistrement électronique rend les données non modifiables après leur saisie, sous la responsabilité du chef du DPS. L’outil doit également assurer l’horodatage et l’identification des auteurs.

Faut-il noter tous les soins dans la main courante ?

Chaque prise en charge doit laisser une trace, mais le détail clinique relève de la fiche bilan. La main courante mentionne succinctement l’événement, l’identité déclarée, l’équipe engagée et la suite donnée.

Qui est responsable de la main courante ?

Le chef du DPS porte la responsabilité opérationnelle de la main courante. Il peut organiser la saisie par une personne désignée, notamment un logisticien administratif et technique, sans perdre le contrôle de la qualité et de la clôture du document.

Combien de temps faut-il conserver une main courante ?

Le référentiel DPS ne fixe pas, dans son chapitre consacré à la main courante, une durée universelle de conservation. L’association doit documenter une durée proportionnée à la finalité, aux obligations juridiques et au risque contentieux, puis appliquer sa politique d’archivage et de suppression.

Appliquer cette méthode au quotidien

Une main courante fiable repose sur une préparation standardisée, des saisies structurées et une clôture contrôlée. Cette discipline améliore simultanément la coordination des bénévoles, la transmission aux secours publics et le retour d’expérience de l’association.

Pour industrialiser la méthode, eBrigade permet de réunir dans un même environnement la planification des secouristes, le suivi des qualifications, les moyens engagés et les informations opérationnelles. Un logiciel événementiel pour dispositif de secours devient réellement utile lorsqu’il respecte les droits d’accès, conserve une chronologie attribuable et facilite la production d’une synthèse sans ressaisie.