Conventions et contrats de formation signés en ligne

La convention de formation avec l’entreprise cliente, le contrat avec la personne qui paie elle-même sa formation : ces documents se signent maintenant en ligne, depuis eBrigade, sans abonnement à un service de signature en plus. C’est la signature déjà utilisée pour les devis, désormais ouverte aux documents des sessions.

Comment ça marche

Dans l’onglet Documents d’une session, un bouton Faire signer en ligne apparaît sur les conventions et les contrats.

• Pour une convention, le document part au client de l’activité. L’adresse se corrige si la convention doit aller à une autre personne.
• Pour un document réglé « un exemplaire par stagiaire », comme le contrat de formation, chaque stagiaire reçoit son propre exemplaire.

Le signataire reçoit un lien personnel par e-mail, valable 30 jours. Il lit le document en PDF, coche « J’ai lu et j’accepte », tape son nom et signe au doigt ou à la souris, depuis son téléphone comme depuis un ordinateur.

L’exemplaire signé

Une fois signé, le document revient tout seul dans les documents de la session : « Convention signée - Claire Martin ». Il reprend le document envoyé à l’identique, suivi d’une page certificat de signature : le nom du signataire, son adresse e-mail, la date et l’heure, son adresse IP, son navigateur, l’empreinte du document et sa signature.

• Le signataire peut télécharger son exemplaire signé dès la signature.
• La personne qui a envoyé le document est prévenue par e-mail.
• Dans la fenêtre « Faire signer », chaque signataire a son état : non envoyé, en attente, signé ou lien expiré, avec un bouton pour relancer.

Deux nouveaux modèles

La bibliothèque des documents propose deux modèles prêts à l’emploi, remplis avec le programme de la formation, les dates, la durée, le lieu et les stagiaires :

• Convention de formation professionnelle, avec l’entreprise, aux mentions des articles L6353-1 et R6353-1 du code du travail ;
• Contrat de formation professionnelle, avec un particulier, un exemplaire par stagiaire, avec le délai de rétractation de dix jours, l’acompte limité à 30 % et la rupture pour force majeure prévus par les articles L6353-3 à L6353-7.

Ce que le logiciel ne connaît pas, comme votre numéro de déclaration d’activité ou vos conditions d’annulation, reste à compléter une fois dans le modèle.

Choisir où l’on signe, dans n’importe quel document

L’éditeur des documents automatiques propose une variable « signature en ligne », en tête de la liste des variables, avec une explication. Placez-la là où le destinataire doit signer : sous « Pour l’entreprise », en bas d’une attestation, d’une autorisation ou d’un règlement.

• Le document affiche à cet endroit un cadre « Signature en ligne », avec la consigne « à signer depuis le lien reçu par e-mail » : même imprimé, on comprend où et comment signer.
• Tout document qui contient cette variable peut partir à la signature depuis l’onglet Documents de la session, pas seulement les conventions et les contrats.
• Dans l’exemplaire signé, le cadre laisse place à la signature, suivie de « Signé électroniquement par Claire Martin » et de la date et l’heure.

Les deux modèles de convention et de contrat contiennent déjà la variable.

Où les trouver

• Modèles : Paramétrage › Document › bouton Document › modèles, puis relier le document à vos types de formation.
• Variable : Paramétrage › Document › Documents automatiques › modifier un document › liste des variables, groupe « Signature en ligne ».
• Signature : fiche de la session › onglet Documents › menu du document › Faire signer en ligne.

Pour aller plus loin : les nouveautés formation de novembre et le comparatif eBrigade et Dendreo.