Au vu de leur très grande utilité, les logiciels en ligne sont très en vogues en ce moment. Les grandes entreprises tout comme les TPE et PME l’ont adopté. C’est au tour des organisations à but non lucratif de franchir le pas. Les associations commencent à utiliser cet outil digital qui leur permet d’être plus performantes au quotidien.
Cependant, les logiciels en ligne peuvent effrayer !
C’est un constat que nous faisons de notre logiciel de gestion eBrigade qui est déjà reconnu et utilisé par les pompiers depuis 2004. Il reste encore en retrait dans le monde associatif. Les dirigeants associatifs sont encore hésitants quand il s’agit d’utiliser un logiciel en ligne.
Certaines inquiétudes sont légitimes mais d’autres relèvent d’a priori. La preuve en chiffre : plus de 50 000 utilisateurs se connectent chaque jour à eBrigade. Ils trouvent en lui un outil intéressant pour simplifier et faciliter leurs activités. D’autant plus, ses fonctionnalités sont personnalisables et son côté intuitif, leur permet de gagner du temps.
Le logiciel de gestion en ligne est la meilleure solution pour travailler en équipe. Le travail collaboratif entre les adhérents et les administrateurs est facilité par l’utilisation d’un progiciel. Le recours à des outils collaboratifs s’est amplifié entre 2013 et 2016, on note une augmentation de plus de 21% (d’après une étude de Solidatech).
Le digital est vu de façon très positive par une grande partie des associations. Le partage des informations, la cohésion entre les équipe, l’efficacité, le suivi, les évaluations… Toute la communication et les actions des organismes sont facilitées par l’utilisation d’un logiciel en ligne.
Vous êtes encore réticent à l’idée ? Laissez-nous vous expliquer les avantages et les inconvénients d’utiliser un outil digital de gestion.
Un logiciel en ligne, c’est quoi ?
Un logiciel en ligne se différencie d’un logiciel traditionnel de par son installation. Le premier est utilisé directement sur internet, quant au second, il s’exécute sur votre ordinateur.
Le logiciel de gestion en ligne est stocké dans un data center qui gère le traitement de vos données sur la toile. Vos données ne sont pas sauvegardées dans vos locaux mais dans le cloud. Ce qui veut dire que toute action apparaissant sur votre écran sont exécutées à distance. Si vous avez déjà entendu parler du SaaS, et bien c’est l’acronyme de “Software as a Service” (logiciel en tant que service en français), il est l’exemple même du logiciel en ligne.
D’après le magazine “Le Big Data”, le marché du logiciel en ligne a généré plus 58.6 milliards de dollars en 2017 et ce chiffre est en constante évolution. Ce chiffre montre l’engouement autour de l’utilisation d’un logiciel ligne par les organisations. Utiliser un progiciel, c’est l’assurance de contribuer à l’amélioration des performances de votre activité.
En 2017, 75% des utilisateurs ont déclaré pouvoir accéder à leur données plus facilement, ce qui se traduit par une augmentation de leur efficience et un ROI (Retour sur Investissement) dépassé souvent de 100%.
International Data Corporation (IDC) annonçait une progression moyenne de 5.5% sur le marché français entre 2017 et 2021.
À présent, identifions les avantages que peut apporter un ERP en ligne à votre association.
Avantages d’un logiciel pour association
Flexibilité à toute épreuve
Le prix des logiciels en ligne varie en fonction de la taille de votre association et de ses besoins au niveau fonctionnalité.
Mais soyez rassuré, beaucoup de logiciels pour association sont disponibles gratuitement en open source. Découvrez notre progiciel eBrigade disponible en open source.
Simplicité et Intuitivité
Un logiciel association à gestion en ligne, n’est dépendant que d’une connexion internet.
Ce type de logiciel simple d’utilisation ne nécessite pas l’utilisation d’un ordinateur puissant. Il fonctionne de manière fluide sur tout support (téléphone, tablette, ordinateur portable, …).
Plus besoin d’un technicien pour gérer votre data center, c’est l’éditeur du logiciel qui s’occupe de la maintenance de l’hébergeur et des mises à jour de son produit.
Tranquillité et simplicité sont les maîtres-mots d’un logiciel de gestion en ligne.
Accédez à vos données d’où vous voulez
Pour la gestion de votre activité, vous n’avez plus besoin de faire suivre votre ordinateur ou même un disque dur. Vos données, stockées dans le cloud, sont accessibles de n’importe quel endroit. Il suffit juste de se connecter à internet.
Utilisation du logiciel en ligne gérer les équipes
Travailler en ligne, en équipe, devient tout à fait possible grâce à l’utilisation d’un logiciel web. Ces logiciels de gestion permettent l’adhésion simultanée de différents bénévoles qui peuvent s’inscrire à la plateforme sans votre intervention. De quoi vous dégager du temps pour l’optimiser dans d’autres tâches plus contraignantes. Google Apps ou Office 365 vous donnent la possibilité d’éditer des fichiers de type Excels.
Un logiciel peu onéreux
Généralement, un logiciel de gestion association en ligne est peu coûteux, bien souvent, un simple abonnement mensuel suffit.
À contrario, les logiciels traditionnels type logiciel de comptabilité, logiciel de facturation, ou logiciel de gestion commerciale se voient attribuer une licence au prix assez conséquent à l’achat et qui est souvent réservée à un seul utilisateur.
Ces logiciels sous licences évoluent au fil des années et ils vous coûtent encore de l’argent lors de changement d’une réglementation ou même lorsque vous désirer jouir de nouvelles fonctionnalités. Le logiciel traditionnel devient rapidement obsolète.
Ce n’est pas le cas d’un logiciel en ligne dont les mises à jour sont régulières et automatisées.
Un progiciel accessible rapidement
L’avantage d’un outil de gestion en ligne, c’est une connexion rapide au backoffice. Le lancement du logiciel se fait très rapidement. Aucun lag de l’appareil, une utilisation pratique et fluide. Internet vous permet de bénéficier instantanément de toutes les fonctionnalités de votre erp, dès la connexion.
Accès contrôlé et sécurisé
Vous avez dû vous poser la question sur la sécurité de vos données. Rassurez-vous, le système d’information est sécurisé dans ces hébergeurs prévus à cet effet.
Vous pouvez voir le bon côté des choses, si vous perdez ou cassez votre ordinateur ou si vos locaux sont touchés par un incendie ou un dégât des eaux, le fait de stocker vos datas dans un hébergeur externe fournit dans les services du logiciel, vous êtes gagnant.
Nous venons d’énumérer les avantages principaux de ce type de logiciel, à présent, passons en revue les problématiques rencontrées.
Logiciel en ligne pour association : problématiques possibles
La sécurité est de nouveau mise en avant
Stocker des données de votre association en ligne peut susciter quelques inquiétudes. Le risque zéro n’existe pas, même les plus grand groupes se font hacker.
Cependant l’erreur est humaine et la plupart des failles de sécurité du logiciel viennent de là.
Exemple, si en déplacement, vous oubliez de vous déconnecter à la fin d’une session, cela laisse libre cours à une personne mal attentionnée de se connecter.
Alors, comment sécuriser votre accès ?
Soyez rassuré, les logiciels d’aujourd’hui, proposent si vous le voulez la connexion en deux étapes.
Comment fonctionne ce procédé ?
C’est assez simple, pour vous connecter, vous devez entrer un code, reçu par SMS ou une application d’authentification dédiée.
Grâce à ce système, le piratage est moins évident.
Le débit de votre connexion internet
La performance de votre logiciel dépend du débit de votre réseau. Situées parfois dans des contrés reculées, quelqu’une des 1,3 million d’associations françaises disposent d’un accès restreint à Internet.
Face à cette situation, il est préférable d’avoir recours à un logiciel installé dans votre disque dur.
Si vous doutez de la possibilité d’utiliser un logiciel à cause de votre connexion à faible débit. La plupart des logiciels sont proposés à l’essai Gratuitement. N’hésitez pas à télécharger une version test pour confirmer la compatibilité de l’outil avec le flux de votre connexion.
Qu’attendre d’un logiciel pour association type ERP
L’ERP est un logiciel de gestion disponible en ligne qui permet à l’entreprise d’intégrer différentes fonctionnalités telles que :
- La gestion comptable et financière (Logiciel comptable, ERP de gestion de facturation),
- La gestion des stocks (logiciel ERP gestion des stocks),
- La gestion des ressources humaines, (gestion de la relation)
- La gestion des fournisseurs (ERP fournisseurs grande distribution) ainsi que,
- La gestion de la vente,
- La gestion de la distribution ou encore,
- La gestion de l’e-commerce (logiciel de gestion commerciale, ERP de commerce détails spécialisé).
Les logiciels de gestion d’association à télécharger
Si finalement vous avez décidé d’opter pour une solution de gestion de votre activité en ligne.
Sachez qu’il en existe énormément.
Nous vous avons présenté précédemment les avantages et les inconvénients.
Voici un petit récapitulatif :
- Ils sont accessibles de partout (avec une connexion) et sur plusieurs appareils
- Ils permettent à plusieurs membres du bureau de participer à la gestion
- Les mises à jours sont inclues
- Les fonctionnalités sont plus avancées et adaptées à la récolte des dons et gestion des membres en ligne
- Le coût n’est pas si élevé compte tenu du temps qu’ils font gagner (et certains sont mêmes gratuits au moins pour les petites associations)
Fonctionnalités d’un bon logiciel de gestion pour association
La gestion rapide, simplifiée et coordonnée d’un projet association est un gage d’efficacité et de performance pour une association. C’est vrai quel que soit le type d’association loi 1901, déclarée ou non.
Pour ceux qui hésitent encore sur les logiciels que nous venons de citer, nous allons évoquer un peu plus en détail dans cette partie le critère de choix principal d’un logiciel (par rapport à un autre) : les fonctionnalités.
Fonctionnalités primordiales pour mieux gérer votre association
Si vous êtes membre du bureau d’une (ou plusieurs) association(s), on ne vous apprend rien : gérer son association peut s’avérer fastidieux. Assurez vous donc que le logiciel que vous choisissez possède les fonctionnalités les plus importantes (quelle que soit la nature de votre association) : gestion des adhésions, des membres, et des dons.
1. La gestion des adhésions
La première chose que l’on recherche dans un logiciel de gestion pour association est sans doute la fonctionnalité de gestion des adhésions.
Les adhésions sont la clé d’entrée dans votre association, et gérer les adhésions prend du temps à la plupart des associations (sportives, caritatives, clubs…).
Grâce à un logiciel de gestion, gérer les associations est facile, cette fonctionnalité vous permet en effet (dans la plupart des logiciels en ligne que nous citons) de réaliser les actions suivantes :
- Créer un formulaire personnalisé où seront répertoriées les données les plus représentatives de votre association. Ces dernières pourront être ensuite transmises à votre site internet automatiquement.
- Paramétrer les tarifs d’adhésions, remises éventuelles…
- Récolter les paiements (avec plusieurs moyens de paiement) et fournir des factures aux membres
- Entériner les dates de début et de fin d’adhésion pour que rien ne vous échappe.
Vous l’avez compris, le recours à un logiciel de gestion sera la clé d’un traitement rapide et efficace des données de tous vos membres, et donc un gain de temps non négligeable.
2 – La gestion des membres
Comme pour la gestion des adhésions, la gestion de sa base de membres peut vite devenir chronophage et complexe à traiter pour des associations (surtout les plus grosses).
Un bon logiciel de gestion se présente comme un réel outil de gestion des membres de votre association.
Vous pourrez ainsi rapidement et facilement:
- Réaliser une mise à jour simple et efficace de vos adhérents en ajoutant, supprimant ou modifiant la fiche de chacun des membres (tout en limitant la perte de données ou le risque d’erreur)
- Obtenir un confort de suivi pour l’ensemble de vos membres dans la bonne progression des projets collaboratifs mis en œuvre.
- Intégrer toute nouvelle information à tout moment telle que le type de paiement ou l’état de la cotisation de chacun des membres.
- Sécuriser vos données par mot de passe pour gérer la confidentialité
3- La gestion des dons
Gérer les adhésions et les adhérents est importants, mais il faudra aussi compter sur l’obtention de dons susceptibles de pouvoir vous assurer un volant financier confortable dans la conduite de vos projets.
Un bon logiciel de gestion doit permettre les actions suivantes :
- Créer une campagne de dons en seulement quelques minutes
- Personnaliser graphiquement votre campagne aux couleurs de votre association en réalisant une vraie campagne de communication ( possibilité d’ajouter du texte, des images et même des vidéos).
- Mettre votre campagne en ligne pour donner envie aux gens de participer, que ce soit sur votre site ou sur d’autres.
- Intégration des dons à la comptabilité
En plus de ces avantages, on apprécie les fonctionnalités plus avancées, comme par exemple de pouvoir paramétrer et envoyer facilement les reçus fiscaux, nécessaires pour les donateurs !
Ces 3 fonctionnalités (gestion des adhésions, membres et dons) nous paraissent les plus importantes à attendre d’un bon logiciel pour gérer son association.