Bien que cela puisse paraître simple de prime abord, organiser un atelier en tant qu’association est soumis à plusieurs conditions. L’organisation dépend d’une bonne gestion des préparatifs pour réaliser un atelier réussi et en accord à votre objet associatif.
Dans quel but organiser un atelier ?
Vous devez également définir dans quel but vous organisez cet atelier afin de vous fixer des objectifs clairs de réussite et de préparation. Promouvoir votre association, recruter de nouveaux adhérents ou permettre à vos membres de faire mieux connaissance… Définir votre objectif principal vous permettra de sélectionner une activité en accord avec celui-ci et l’échelle de votre événement. Cette organisation vous aidera aussi à vous faire une idée des ressources nécessaires en vue de la réussite de l’atelier. Adaptez votre atelier au public que vous souhaitez viser : s’il s’agit d’une activité pour les enfants ou un jeune public, proposez des ateliers créatifs et ludiques pendant les vacances scolaires ou les weekends pour augmenter les disponibilités.
L’importance des statuts
Toute association loi 1901 est défini par des statuts qui encadrent ces activités et objectifs associatifs. Pour organiser un atelier, vous devez tenir compte de ces statuts dans le choix de l’activité que vous allez proposer. La nature de l’événement doit se conformer à l’association et ce pourquoi elle existe. Atelier découverte ou créatif, les options sont multiples. Toutefois, choisissez un thème d’atelier suivant l’objet social de l’association. De ce fait, une association sportive n’organisera pas un atelier pâte-à-modeler.
Les ressources nécessaires pour organiser un atelier
La logistique est un point important de votre atelier. Vous devez prévoir les besoins matériels nécessaires à la réalisation du projet en fonction de son ampleur, ainsi que le nombres de personnes que vous aurez à mobiliser pour encadrer et animer l’événement. La logistique prend aussi en compte le lieu où se déroulera l’atelier. Le lieu que vous choisissez doit correspondre à vos critères de superficie et d’équipement. S’il s’agit d’une activité ouverte au public et en fonction du nombre de personnes que vous souhaitez accueillir, vos besoins vont évoluer. Sélectionnez un environnement facile d’accès et possible d’aménager pour répondre à vos besoins, ainsi qu’un endroit chaleureux capable de refléter une bonne image de votre association.
L’organisation d’un événement, quel qu’il soit, est un investissement financier, matériel et humain. Pour donner vie à votre projet, vous devez vous soucier du budget auquel l’association va avoir recours et son financement. Dans un premier temps, listez toutes les dépenses nécessaires à la réalisation de l’atelier : matériel, location d’un lieu, nourriture, intervenants… Ensuite, déterminez par quel moyen vous allez subvenir à ses dépenses. Différentes possibilités s’offrent à vous : budget général de l’association, organiser une collecte de dons ou tarifier l’activité pour couvrir ses dépenses. À vous de choisir la technique de financement qui convient au profil de votre association !
Le logiciel eBrigade vous accompagne tout au long de votre organisation grâce à ses nombreux modules qui vous permettent de gérer facilement aussi bien vos finances, que les inscriptions en ligne, votre planning d’activité ou le suivis de vos membres.
Promouvoir votre atelier
Évidemment, la réussite de votre atelier dépend aussi de sa promotion. Pour attirer le public et multiplier les participants, vous devez faire connaitre votre événement et donner envie de s’y inscrire. Pour cela, vous pouvez utiliser tous les moyens de communications à votre disposition. Du site internet, en passant par les réseaux sociaux, les emails ou encore les prospectus, tout est bon pour faire votre publicité. La clé de sa réussite dépendra de la présentation : partager un message clair et soigné, contenant toutes les informations nécessaires à un intéressé pour lui permettre de se joindre à vous. Un manque d’information pourrait rendre le public hésitant et vous faire perdre quelques occasions de participation. N’oubliez pas de mettre en avant l’identité de votre association et votre cause associative qui reste au cœur de votre organisation.
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