Fiches réflexes du PCS : les écrire pour 2 h du matin

Une fiche réflexe est une page, lisible en trente secondes, qui dit à une fonction du plan ce qu’elle fait, dans quel ordre, avec qui et avec quoi. Le code de la sécurité intérieure ne la mentionne pas, mais c’est elle qui rend un plan communal de sauvegarde utilisable : personne n’ouvre un document de quarante pages quand l’eau monte.

La bonne fiche réflexe n’est pas la plus complète. C’est celle qu’un adjoint réveillé en sursaut suit sans se tromper.

Deux familles de fiches

Les fiches par fonction. Une par rôle du poste de commandement communal : direction des opérations, secrétariat et main courante, logistique, communication, accueil de la population, liaison terrain. Elles répondent à « je suis logisticien du PCC, qu’est-ce que je fais maintenant ? ».

Les fiches par événement. Une par grand type de situation du territoire : inondation, tempête, canicule, feu de forêt, accident de transport de matières dangereuses, coupure d’eau potable. Elles répondent à « c’est une crue, qu’est-ce qui change par rapport au schéma général ? ».

Les deux se croisent : la fiche « inondation » renvoie aux actions spécifiques de chaque fonction, sans les recopier.

Le format qui fonctionne

• Une seule page, recto. Au-delà, ce n’est plus une fiche réflexe.
• Un titre qui dit la fonction ou l’événement en gros caractères.
• Déclenchement : qui active la fiche, et sur quel signal.
• Actions numérotées, verbe à l’infinitif en tête — appeler, ouvrir, vérifier —, dans l’ordre chronologique, dix au maximum.
• Qui appeler : fonctions et numéros, pas des noms seuls, avec un suppléant.
• Où et avec quoi : lieu, clés, matériel.
• Quand s’arrêter ou passer la main.
• Date de mise à jour en bas de page.

Tout ce qui est explication, contexte réglementaire ou historique va dans le plan, pas dans la fiche.

Combien de fiches ?

Pour une commune moyenne, une quinzaine suffit : six ou sept fiches par fonction, cinq à huit fiches par événement réellement plausibles sur le territoire. Une commune qui en rédige quarante en utilisera cinq, et ne mettra à jour aucune.

Un bon test : si une fiche n’a jamais servi en exercice, elle est soit inutile, soit mal écrite.

Les cinq erreurs les plus fréquentes

1. Des noms sans fonction. « Appeler M. Martin » ne sert à rien le jour où M. Martin a déménagé. « Appeler l’agent d’astreinte des services techniques — 06… » fonctionne encore.
2. Des actions sans verbe. « Hébergement » n’est pas une action. « Ouvrir le gymnase Jean-Moulin, clés au poste de police municipale » en est une.
3. Des fiches qui se recopient. Si la fiche canicule et la fiche inondation partagent huit lignes sur dix, les huit lignes vont dans la fiche de fonction.
4. Aucune place pour noter. Une fiche imprimée gagne à laisser une colonne pour cocher et noter l’heure : c’est le début de la main courante.
5. Une fiche jamais testée. L’exercice sur table sert précisément à lire les fiches à voix haute et à constater ce qui manque.

Papier ou écran ?

Les deux, et pour des raisons différentes.

Le papier reste indispensable dans le classeur du poste de commandement : il fonctionne sans électricité, sans réseau, et se lit à plusieurs sur une table.

L’écran apporte ce que le papier ne fait pas : une checklist cochée depuis le terrain et horodatée automatiquement, visible en temps réel par la cellule, et exportable pour le retour d’expérience. Une fiche réflexe transformée en checklist d’activation devient une trace de ce qui a été fait, quand et par qui.

La règle qui évite la divergence : une seule source. La version numérique fait foi ; le classeur papier est réimprimé à chaque mise à jour, avec la date en pied de page.

Mettre à jour sans y passer l’hiver

• Revoir les fiches après chaque exercice et chaque événement réel, pas à date fixe.
• Faire relire chaque fiche de fonction par la personne qui tient la fonction.
• Sortir tous les numéros de téléphone des fiches et les renvoyer à l’annuaire opérationnel : une fiche sans numéro ne se périme presque plus.

À retenir

• Une fiche réflexe tient sur une page et se lit en trente secondes.
• Deux familles : par fonction du PCC et par événement plausible sur le territoire. Une quinzaine suffit.
• Des fonctions plutôt que des noms, des verbes en tête d’action, dix actions au maximum.
• Papier dans le classeur du PCC, checklist horodatée sur écran : une seule source, réimprimée à chaque mise à jour.
• Les numéros vont dans l’annuaire, pas dans les fiches.

FAQ

Les fiches réflexes sont-elles obligatoires dans un PCS ?

Le code de la sécurité intérieure ne les cite pas parmi les six rubriques de l’article R. 731-2. Elles sont pourtant recommandées par tous les guides méthodologiques, dont le guide pratique publié par la DGSCGC et l’AMF, parce qu’elles traduisent l’organisation du plan en actions. Un plan sans fiches réflexes est conforme sur le papier et difficile à utiliser en situation.

Qui doit rédiger les fiches ?

Le référent du plan pilote, mais chaque fiche de fonction gagne à être écrite ou au moins relue par la personne qui tiendra la fonction. Une fiche logistique écrite par le directeur des services techniques sera juste sur le matériel ; écrite par le secrétariat général, elle sera juste sur la procédure et fausse sur les clés.

Faut-il des fiches pour les élus ?

Oui, au moins pour le maire ou son représentant en tant que directeur des opérations communales, et pour l’élu chargé de la communication. Elles rappellent les décisions à prendre et les personnes à informer — préfecture, population, intercommunalité — plus que les gestes techniques, qui relèvent des agents.

Comment adapter les fiches au PICS ?

Le plan intercommunal ajoute une ou deux fiches par commune membre : comment demander l’appui de l’intercommunalité, et comment accueillir un renfort ou un moyen prêté. Côté intercommunalité, il faut une fiche pour recevoir la demande d’une commune et déclencher l’appui. Voir PCS et PICS : qui fait quoi.

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Une fiche réflexe cochée depuis le terrain devient une main courante. eBrigade (ebrigade.app) transforme vos fiches en checklists d’activation par type d’événement, garde la version de référence dans une GED versionnée et renvoie chaque numéro à un annuaire tenu par les intéressés. À lire aussi : le logiciel PCS & PICS et organiser le poste de commandement communal.