Grâce aux tableaux de bord, vous pouvez contrôler le suivi de vos actions entre le prévisionnel et le réalisé. Ce tableur est un outil de gestion majeur pour tous managers. Que ce soit pour vos propres besoins ou pour d’autres contributeurs, ce sont des points clés pour développer un tel outil. L’élaboration du tableau de bord vous permettra l’atteinte des objectifs fixés et d’évaluer les facteurs clés pour améliorer votre entreprise. Et concevoir un tableau de bord à moyen terme aidera à piloter dans une certaine périodicité une entreprise. Cet outil aidera le chef d’entreprise à piloter, suivre ses activités et acquérir des clés de succès.
1. Comment caractériser un tableau de bord ?
Définition : Un « dashboard » est un outil de pilotage, il permet une visualisation, un suivi, et une exploitation aisés des données pertinentes sous forme de nombres, ratios et visuel avec des graphiques. Il optimise le système d’information et ces mesures sont liées aux objectifs du processus décisionnel. Il faut partir des objectifs fixés pour réaliser l’élaboration du tableau.
Exemple : Un tableau de bord de voiture illustre cela. Dans votre voiture, vous voyez des indicateurs clés: vitesse, jauge de carburant, avertissement de bas niveau d’huile, etc. Ce sont des données importantes et essentielles pour le conducteur.
Il en va de même pour le management avec des tableaux de bord de gestion. Un ensemble d’indicateurs vous prévient des déviations critiques, en conséquence vous évaluez une situations, vous orientez vos décisions, vous communiquez différemment, vous motivez votre équipe à garder une trace des objectifs pour pouvoir évaluer leur avancement.
Déployer la performance de votre entreprise si vous êtes entrepreneurs, vous pourrez facilement contrôler l’évolution de votre entreprise grâce à un tableau de bord marketing, ou un Tdb commercial, voire des tableaux de bord financiers pour permettre un bon pilotage.
2. Les différents tableaux de bord qu’ils existent
Comme nous venons de le présenter, l’objectif principal est de créer un tableau de bord avec des indicateurs pertinents afin de piloter ses activités, donc agir sur la base des résultats observés. De plus, il permet Cependant, il peut également être utilisé pour une analyse : définir les raisons d’un échec et escompter les menaces, etc. Le tableau de bord a trois finalités :
- Le pilotage opérationnel : surveille l’exécution des tâches opérationnelles et assure la prise de décision lors d’un plan d’action. Par exemple, le nombre de nouveaux clients pour un vendeur, le taux de rupture de stock, la gestion de projet, le suivi budgétaire, la gestion des imprévus, etc. Gérer votre entreprise pour devenir “Alerte” – la réactivité est l’élément clé du succès.
- Le pilotage stratégique : apporte une ligne directrice aux décisionnaires et aux parties prenantes.
- L’analyse des données : cet usage est moins traditionnel que les autres. Son but n’est pas de fournir des informations agrégées opérationnelles, mais plutôt de documenter les données à comprendre. L’une des utilisations est l’amélioration continue des processus. Ici nous recherchons les causes. On peut se demander si c’est toujours un tableau de bord sans contredire son efficacité.
3. Élaborer un tableau de bord en 6 étapes
Il faut créer des outils dans un but recherché et revendiquer votre réussite si votre travail est effectivement utilisé par vos collaborateurs. Construire un tableau de bord permet de suivre des objectifs de performance. Les alertes informent les destinataires sur les actions correctives à apporter au tableau de pilotage. La configuration du tableau de bord accepté doit être pertinente et simple. Cela signifie :
- Une participation collective des utilisateurs lors de la conception du tableau de bord et une sélection pertinente des indicateurs de mesure. Pour que cela soit validé, il est primordial de les avoir dès la conception. Une fois le choix des indicateurs, le risque de se tromper est considérablement réduit. En complément, en tant qu’acteur du choix des outils, l’adaptation par l’utilisation est naturelle. Il faut encore vraiment les engager et ne pas imposer ses idées à chaque étape.
- Un nombre restreint de mesures sur lesquelles se concentrer pour aller à l’essentiel. En plus de cela, ne surchargez pas vos tableaux de bord au risque d’être illisible, optez pour un tableau de bord synthétique. Certaines personnes disent que toutes les mesures doivent tenir sur une seule page.
- Des résultats indiscutables – avec une définition simple et facile à comprendre – un périmètre inextensible, etc.
- L’action est menée par les indicateurs – des détails assez précis pour agir.
- Des sources de données abordables
- Un modèle de tableau de bord lisible, communicatif – motivant pour en tirer le meilleur parti, mieux vous communiquez vos résultats mieux vous aidez le pilotage en interne
4. Les différentes étapes pour développer un tableau de bord
À toutes les étapes, nous proposons des questions à se poser afin de construire un tableau opérationnel, essentiel et pertinent. Ces étapes vous aideront à commander efficacement un outil.
4.1 Le contenu
Déterminez les objectifs du tableau de bord
Pour être utile et utilisé, il est important de savoir qui l’utilisera et comment (pour mettre en place un suivi des actions et effectuer un reporting, analyser des données, piloter plus efficacement l’activité, etc.) Menez les recherches nécessaires pour établir un cadre pour vos indicateurs ;
quelques exemples : :
| Usagers | À qui est-il destiné ? Utilise-t-il au préalable un suivi de ses actions ? Les rapports dématérialisés ne le dérangent pas ? |
| Utilisation | Quels sont ces besoins par rapport aux types de tableaux de bord ? Quels renseignements ? Dans quelles circonstances ? Que va-t-il en faire ? À quelle fréquence se référera-t-il aux bilans ? De quelle manière veut-il concevoir le tableau de bord ? |
Ces renseignements vous seront également appréciables pour choisir le contenu technique (voir ci-dessous)
Définir les objectifs et sélectionner les indicateurs clés
Globalement, il existe deux types d’indicateurs de performance :
- d’activité ou de processus : ils mesurent le volume associé aux objectifs de suivi de la productivité (les ventes, les achats, le nombre de références en stocks, etc.) Les indicateurs optimisent la mesure de la réussite de votre société.
- de résultats : financiers, profits, coûts, etc. Les indicateurs mesurent un résultat. En termes d’efficacité, pour atteindre un objectif fixé : il faut en faire une utilisation optimale en fonction des ressources.
Pour piloter son activité, les indicateurs doivent être associés à un ou plusieurs indicateurs de performance. Pour un objectif donné, ce sont les causes qui ont une grande influence sur la performance. Nous parlons également de variables d’action.
Les questions :
Selon les objectifs définis, quels sont les indicateurs de performance ? Quels sont les indicateurs à choisir ? Quels vont être les objectifs chiffrés alloués à chaque indicateur ?
Pour être efficace, l’objectif se doit d’être « intelligent ». Toutes les mesures font partie de trois notions importantes : qualité, coût ou délai . Il est impératif de conserver ces notions à l’esprit pour choisir vos mesures et vos ratios.
Organisez la hiérarchie de pilotage
Si vous avez besoin de créer un ensemble d’outils pour gérer le pilotage de votre entreprise, veillez à rester vigilant et à être cohérent entre les Tdb pour chaque strate. A savoir les objectifs des services doivent être synthétisés pour le niveau supérieur.
La stratégie d’alignement est une nécessité à respecter !
Déterminez les fréquences de mise à jour
Afin de connaître le cycle d’actualisation des indicateurs à utiliser (quotidien, hebdomadaire, mensuelle, etc.), vous devez vous interroger sur quelques points :
Quelle est la fréquence des changements pour qu’ils deviennent notables ? Sur quel cycle l’explication devient pertinente et engage une action ?
Si vous êtes trop proches des tâches simples, vous devez diminuer la fréquence. Un opérateur surveillant l’efficacité de sa production doit réagir très rapidement à toute écart. Contrairement, pour un pilotage stratégique, la prise de décision hebdomadaire basée sur le chiffre d’affaires n’a pas de sens. Par conséquent, le décideur cherche à analyser une tendance prononcée sur quelques mois.
4.2 Le choix de la solution technique
Choisissez le support
Ferez-vous confiance à une feuille de calcul ? Votre outil centralise-t-il votre reporting ? Bénéficiez-vous d’un service spécialisé Saas sur internet ?
Une nouvelle fois, gardez à l’esprit la simplicité et l’efficacité du support. Une interface communicative, des visuels agréables à consulter rend l’outil plus appréciable dans son utilisation.
Discerner les sources de données
Comment recueillir les chiffres pour le calcul des indicateurs ? A quel endroit peut on trouver l’information ?
Avant tout, vous devez sélectionner les données qui permettront de créer le TB : programme de trésorerie des ventes, ERP, CRM , datawarhouse, etc. – ensuite, vous indiquerez de quelle façon ces données remonteront dans votre outil (lien entre bases de données, import de fichier Excel, etc.)
Déterminer comment délivrer le tableau de bord aux usagers
De quelle manière les TB seront-ils délivrés ? Ce questionnement est primordial pour sélectionner le support. Quelques services Saas permettent un accès instantané aux usagers.
Pour les autres solutions, deux choix possibles c’est-à-dire soit l’usager va aller chercher directement le tableau de bord sur un serveur dédié ou soit celui-ci arrive vers l’utilisateur à travers un système d’alerte via le mail. Dans le premier cas, l’utilisateur peut recevoir un message d’alerte par mail.
Dans d’autres cas, le tableau de bord n’est pas que en format numérique.
L’autre possibilité pour choisir la piste retenue du déploiement est d’analyser son utilisation : Est-ce qu’il sera partagé ? Les utilisateurs ont-ils besoin d’un accès en distanciel ?
4.3 L’architecture du tableau de bord
Revenez dans quelques jours pour découvrir l’architecture d’un tableau de bord.
En attendant, vous pouvez découvrir notre solution de gestion complète, regroupant les divers tableaux utiles pour votre activité.