Recenser les personnes évacuées : registre d'accueil, main courante et RGPD

À l’entrée d’un centre d’accueil, quelqu’un tend un cahier et demande un nom. Ce geste anodin ouvre un traitement de données personnelles, parfois sensibles, dans un contexte où personne n’a le temps de lire un texte de loi. Il vaut donc mieux avoir tranché avant.

Le registre d’accueil recense les personnes hébergées dans un centre d’évacuation : il sert à répondre aux familles, à dimensionner les repas et les couchages, à repérer les situations à risque et à tracer les sorties. C’est un traitement de données à caractère personnel, licite en situation de crise, mais qui doit être cadré : finalité, base légale, minimisation, durée de conservation.

Sur quelle base légale collecte-t-on ces données ?

Deux fondements du RGPD couvrent la quasi-totalité des cas rencontrés dans un centre d’accueil :

• l’article 6.1.e — le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique. C’est le fondement naturel pour une commune ou un EPCI agissant dans le cadre de son plan de sauvegarde ;
• l’article 6.1.d — la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’un tiers. Il couvre les situations où l’on ne peut ni informer correctement, ni recueillir quoi que ce soit : personne inconsciente, enfant séparé, afflux massif.

Le consentement n’est pas la bonne base : dans un centre d’accueil, il ne serait ni libre ni éclairé. S’appuyer dessus fragilise le dispositif.

Pour les données de santé (traitement en cours, dialyse, oxygène, mobilité réduite), les exceptions de l’article 9.2 — intérêts vitaux, motif d’intérêt public dans le domaine de la santé — s’appliquent, avec une exigence de confidentialité renforcée : ces informations n’ont pas à figurer sur le registre général mais dans une fiche séparée accessible aux seuls secouristes.

Quelles données collecter — et lesquelles laisser de côté

Le principe de minimisation n’est pas un luxe de temps de paix : un registre trop bavard est plus lent à remplir, donc moins bien rempli.

Le socle utile :

• nom, prénom, année de naissance ;
• commune d’origine et adresse évacuée ;
• numéro de téléphone (le seul canal qui fonctionne pour un retour) ;
• composition du groupe familial et lien avec les mineurs présents ;
• heure d’entrée, heure de sortie, destination de sortie ;
• besoins particuliers signalés (mobilité, traitement, animal).

Ce qui n’a rien à faire dans le registre général : numéro de sécurité sociale, données bancaires, nationalité ou situation administrative, détail du diagnostic médical, photographie. Aucun de ces éléments n’est nécessaire pour héberger quelqu’un une nuit.

Le cas des mineurs

Un mineur non accompagné ne relève pas du registre ordinaire : signalement immédiat au référent de site, information des autorités, et fiche séparée. C’est un des rares cas où la traçabilité doit être plus fine, pas moins.

Répondre aux familles sans violer la confidentialité

C’est la difficulté la plus fréquente sur le terrain : un proche appelle pour savoir si telle personne est bien au centre.

La pratique qui tient juridiquement :

1. proposer systématiquement, à l’enregistrement, une case « j’accepte que ma présence soit confirmée à mes proches » — c’est bien un consentement, mais sur une finalité distincte et accessoire, ce qui est légitime ;
2. en l’absence de réponse ou d’accord, ne pas confirmer la présence ; proposer au proche de laisser un message que le centre transmettra ;
3. faire remonter les demandes non résolues à la cellule d’information du public de la préfecture, qui dispose du cadre pour arbitrer.

Cette gradation évite les deux erreurs symétriques : diffuser la position de personnes qui fuient un contexte familial dangereux, ou refuser toute information à une famille inquiète.

Durée de conservation : trois horizons distincts

Donnée	Horizon	Justification
Registre nominatif des personnes hébergées	Quelques semaines après fermeture du centre	Réponses aux familles, régularisations, indemnisations
Fiches de besoins médicaux	Fermeture du centre + destruction sécurisée	Aucune utilité au-delà de l’épisode
Main courante du dispositif	Plusieurs années	RETEX, contentieux, assurances, contrôle de légalité
Données agrégées et anonymisées	Sans limite	Statistiques, préparation, exercices

L’essentiel est d’avoir une durée écrite avant l’ouverture et une purge réellement exécutée. Un registre oublié sur un disque partagé pendant trois ans est une violation en attente.

La main courante n’est pas le registre

Deux documents, deux finalités, deux régimes :

• le registre d’accueil porte sur des personnes hébergées : données personnelles, durée courte, accès restreint ;
• la main courante porte sur des événements : décisions, horaires, incidents, arrivées de moyens. Elle est la mémoire opérationnelle du dispositif et sert au retour d’expérience et, le cas échéant, devant un juge.

La main courante doit être horodatée, non réécrivable et signée. Une main courante rédigée après coup n’a aucune valeur probante. Voir aussi notre article sur la gestion des missions post-crise en réserve communale.

Les obligations formelles à ne pas oublier

• Registre des activités de traitement (article 30 du RGPD) : le traitement « accueil des personnes évacuées » doit y figurer, idéalement décrit à froid, avant la crise.
• Information des personnes : un affichage lisible à l’entrée suffit en situation d’urgence — finalité, responsable de traitement, durée, contact du DPO, droits.
• DPO associé en amont : le délégué à la protection des données de la collectivité doit avoir validé le modèle de registre pendant la préparation du plan de sauvegarde, pas pendant l’événement.
• Sécurité : accès nominatif à l’outil, pas de fichier partagé en clair, pas de tableur circulant par messagerie personnelle.
• Violation de données : notification à la CNIL sous 72 heures si le registre fuit. Le prévoir dans la procédure.

À retenir

• Base légale : mission d’intérêt public (6.1.e) et intérêts vitaux (6.1.d) — pas le consentement.
• Collecter le strict socle utile ; les données de santé vont dans une fiche séparée à accès restreint.
• Confirmer une présence à un proche suppose un accord recueilli à l’entrée.
• Écrire les durées de conservation avant l’ouverture et exécuter réellement la purge.
• Registre et main courante sont deux documents distincts, avec des durées et des accès différents.

FAQ registre d’accueil et RGPD

Peut-on refuser l’accès à un centre à quelqu’un qui refuse de donner son nom ?

Non. La mise à l’abri prime. On enregistre alors l’entrée de façon anonyme (« personne non identifiée n° 12 »), ce qui permet de compter les repas et les couchages sans forcer une identification.

Un tableur partagé suffit-il pour tenir le registre ?

Techniquement oui, juridiquement c’est risqué : traçabilité des accès inexistante, copies multiples, envoi par messagerie, aucune purge automatique. Dès qu’un dispositif dépasse un site ou une journée, un outil avec comptes nominatifs et journalisation devient nécessaire.

Faut-il transmettre le registre à la préfecture ?

La préfecture consolide le nombre de personnes accueillies par centre, pas nécessairement l’identité de chacune. Toute transmission nominative doit répondre à une finalité précise — recherche de personne, suivi sanitaire — et être tracée.

Que faire des données une fois le centre fermé ?

Conserver le strict nécessaire au traitement des suites (indemnisations, recherches en cours), détruire le reste de façon sécurisée à l’échéance écrite, et ne garder que des données agrégées pour le RETEX et les exercices futurs.

Le RGPD s’applique-t-il vraiment en pleine crise ?

Oui, il ne se suspend pas — mais il prévoit précisément ces situations. Les bases légales « intérêts vitaux » et « mission d’intérêt public » existent pour cela. L’erreur n’est pas de collecter, c’est de collecter sans cadre, trop largement, et de ne jamais purger.

Tenir registre et main courante dans eBrigade

Un registre d’accueil utile est un registre rempli vite, sur mobile, par plusieurs personnes à la fois, avec des accès nominatifs et une piste d’audit. eBrigade (ebrigade.app) apporte ce socle aux collectivités et aux associations agréées de sécurité civile : comptes et droits par site, saisie mobile, main courante horodatée, exports pour le RETEX et données hébergées en France. C’est l’outil utilisé par Bordeaux Métropole pour piloter ses centres d’accueil pendant les incendies de Gironde. À lire également : ouvrir un centre d’accueil, la check-list des 72 premières heures et le logiciel de réserve communale.