eBrigade : le logiciel de notes de frais tout-en-un pour les organisations terrain
Réponse rapide : Gérez les notes de frais de vos bénévoles, volontaires et salariés depuis l'app mobile eBrigade. Soumission, validation, export paie — sans paperasse, sans double saisie.
Collecter les notes de frais de 50 bénévoles ou salariés par email et les ressaisir dans Excel prend en moyenne 3 heures par mois. eBrigade réduit ce temps à 15 minutes grâce à la soumission mobile et à la validation en un clic.
Le problème des notes de frais dans les organisations terrain
Les associations, SDIS, entreprises de sécurité et structures sanitaires ont un point commun : leurs équipes sont mobiles, souvent sur le terrain, et génèrent régulièrement des frais à rembourser (déplacements, repas, matériels achetés en urgence, péages).
Sans logiciel dédié, le processus ressemble à ceci :
- Le membre garde ses tickets dans sa poche pendant 3 semaines
- Il les envoie par email ou les remet au bureau en fin de mois
- Le trésorier ou le RH ressaisit les montants dans un tableur
- Des erreurs apparaissent, des tickets manquent
- Le remboursement est retardé, le membre est mécontent
Comment eBrigade simplifie les notes de frais
Soumission mobile en 30 secondes
Sur le terrain, le membre ouvre l'app eBrigade, appuie sur "Nouvelle note de frais" et :
- Photographie son ticket ou sa facture
- Saisit le montant, la catégorie (déplacement, repas, matériel) et la date
- Rattache la dépense à une mission spécifique si besoin
- Soumet en un tap
Pas de papier à garder, pas d'email à envoyer, pas de saisie différée.
Validation en un clic pour le gestionnaire
Le gestionnaire reçoit une notification. Il consulte le justificatif, vérifie la cohérence et valide ou refuse avec un commentaire. Tout se fait depuis son interface web ou l'app.
Export pour la paie ou le remboursement
En fin de mois, eBrigade génère un rapport des notes de frais validées par membre, exportable vers le logiciel de paie ou transmissible directement à l'expert-comptable.
Cas d'usage spécifiques
Associations et bénévoles
Les bénévoles ont souvent des frais à se faire rembourser (déplacements pour une mission, achats de matériel). eBrigade permet à l'association de tracer ces remboursements — importants car les dépenses des bénévoles peuvent constituer des dons déductibles si l'association est éligible et si le bénévole renonce à son remboursement formellement.
Pompiers volontaires (SPV)
Les SPV ont droit à des indemnités de déplacement pour les formations et les activités hors intervention. eBrigade permet de gérer ces indemnités en parallèle des vacations d'intervention.
Équipes BTP et sécurité privée
Les techniciens et agents sur le terrain ont régulièrement des frais de déplacement inter-sites et des achats de consommables. La soumission mobile élimine la paperasse et le risque de perte de tickets.
Remboursements kilométriques
eBrigade calcule automatiquement les indemnités kilométriques selon le barème fiscal (ou un barème personnalisé) en fonction de la puissance fiscale du véhicule. Le membre saisit son itinéraire, eBrigade calcule et génère le justificatif conforme.
Tarifs et démarrage
Le module notes de frais est inclus dans tous les abonnements eBrigade, dès 39 €/mois pour 200 membres. Essai gratuit 30 jours. Voir aussi : Tarifs eBrigade et eBrigade l'ERP tout-en-un.