La gestion associative des amicales de sapeurs-pompiers

I – LE FONDEMENT DES AMICALES

1.1 – Loi du 1 juillet 1901

Ancien événement national,  cette loi forge le réel creuset de la démocratie associative française.

Notion : « L’associatif est basé sur des valeurs communes dans le cadre d’une convention désintéressée »

La liberté d’association est désignée par :

• Un but commun
• Une activité constante
• Une activité sans but lucratif
• Une activité légale
• Une activité commerciale restreinte

Le cadre général :

Trois principes fondamentaux :

• La collégialité (un membre = une voix)
• L’aspect non lucratif (interdiction de diviser les bénéfices entre les associés)
• La grande liberté juridique d’organisation (c’est à l’association elle-même de définir ses statuts et son propre règlement intérieur)

Sont exclues du champ de la loi de 1901 :

• Les organisations non appropriées aux bonnes mœurs
• Les organisations portant atteinte à l’intégrité du territoire ou à la République
• Les organisations ayant un but lucratif
• Les organisations exerçant une activité illégale

La réglementation :

• La loi du 01/07/1901 détermine le cadre du contrat d’association
• Le décret du 16/08/1901 détaille les conditions d’application de la loi
• Le décret du 21/07/1981 sur la CNIL et le procédé informatisé du fichier des membres
• Le décret du 25/02/1982 sur la publicité des activités associatives
• Le décret du 01/03/1985 sur les associations occupant une activité économique
• Le Code général des impôts : Articles 200 à 240.

1.2 –L’organisation administrative et juridique :

Les multiples formes d’association :

• L’association de fait (non déclarée) : à exclure pour les amicales
• L’association déclarée : donne lieu à l’acquisition du statut juridique de personne morale (cotisation, matériel, subvention…)
• L’association reconnue d’utilité publique : avoir plus de trois ans d’existence dans des domaines bienfaisant (social, humanitaire, solidaire..) qui sont en capacité de collecter des dons, comme l’association l’Oeuvre des Pupilles Orphelins par exemple. 
• L’association agréée : lien spécial entre un ministère et l’association sur des domaines spécifiques
• Les associations intermédiaires (loi de 1987) : accompagnement de personnes en difficulté (pas de travail, peu de qualification..)  qui par la suite exercer des petites missions données par des employeurs
• Les fondations : administration attribuant la totalité ou une partie de ses biens à une œuvre d’intérêt général

Les statuts sont considérés comme des “lois” propres à l’asso et agissent comme fondateurs :

• Référence à la loi du 01/07/1901
• Nom (authenticité, appellation mensongère)
• La durée : indéfini 
• L’objet : légal, fidèle aux bonnes moeurs, n’offense pas l’honorabilité du territoire français ou de la République
• Le siège social : préférer un endroit stable (une Mairie par exemple)
• Les membres : les actifs, associés, donateurs, conditions d’accès, autorisation pour mineur des parents ou responsable légal.
• Les moyens : contributions, subventions, dons, produits (figurines, calendriers, porte-clés) et évènements (soirées)
• La programmation des instances : le bureau principal pour le président ainsi que son vice-président, les secrétaires, trésoriers, représentants.. en privilégiant un nombre impair
• Le conseil d’administration, efficace qu’à partir de 70 membres
• L’attribution de missions (fêtes, évènements autre)
• Conformité des choix
• Modalités et flux des réunions
• Nombre minimum de membres présents  (majorité simple -1/2 +1 ou qualifiée-2/3, 3.4)
• Convocations (conditions, dates)
• Procès-verbaux

C’est pendant les assemblées générales que les statuts sont confirmés, sans oublier la stipulation des conditions de procuration de ceux-ci. 

Il faut qu’ils planifient au moment de la dissolution, les éléments et l’attribution des biens.

Le règlement intérieur :

• Semblable aux statuts, celui-ci va pouvoir concéder à l’énonciation de leurs conditions d’application en les détaillant
• Il ne peut contenir des ajustements imprévus par les statuts
• Il ne peut être transformé par décision du bureau sans préalable 

La gestion administrative de l’amicale et sa vie juridique :

• Les pièces justificatives obligatoires :
• Une copie de la déclaration initiale
• Une copie originale des statuts
• Une copie du JO ayant publicité de l’amicale
• Plusieurs accusés de réception livrés par la préfecture ou sous-préfecture
• Les pièces associées au progrès de l’amicale :
• Attestation de changements des statuts
• Attestation de modifications des responsables
• Déplacement de siège social
• Le justificatif de base : le fameux registre spécial
• Pièce relatant les événements majeurs de l’amicale (briefing, principales initiatives, assemblées générales…)
• Recueil à page numérotées infalsifiable et signé par le président

II –LA GESTION DE L’AMICALE

2.1 – Les différents angles financiers :

a) Les ressources :

• La cotisation : Amenant les adhérents à se sentir acteur direct de l’amicale, cette somme assez modeste généralement obligatoire est versée les membres et collaborateurs (au gré des statuts)
• Les associations à but non lucratif ayant organisé une contribution ont pu constater par la suite une hausse d’attention de la part des adhérents 
• Les subventions publiques : attribuées par les collectivités, elles imposent aux asso à but non lucratif d’administrer un bilan annuel de ses comptes à destination de l’organisation qui finance.
• Les legs et aliénations : il est impossible pour une amicale d’en bénéficier à moins de régler les frais légaux
• Les dons en nature de petite valeur ne sont pas impliquées ici
• Le produit des manifestations :
• L’organisation de jeux où les gagnants reçoivent un lot en nature (tombola, loto..) est théoriquement interdit par la loi. Cependant, une association à but non lucratif est apte à pouvoir le faire selon le prix des lots. Il est nécessaire de remettre un dossier avant toute organisation.
• S’il est limité aux membres et associés de l’amicale et à la valeur du prix fixé par l’autorité, les lots sont exempts de déclarations.
• Spectacles et soirées : restreint sur le produit de la manifestation à six par an, les amicales sont donc déchargées de la TVA. Les animations ou fêtes sont exemptées de la taxe communale, après avoir eu recours au Conseil départemental.

Préparer à l’avance une billetterie chiffrée en trois sections et une revue des ventes (droit de timbre)

Circonstances :

• Désigner un groupe de musiciens affirmé, signaler l’événement à la SACEM (accord profitable avec la FNSPF)
• Interdiction de solliciter un musicien si son activité n’est pas déclarée
• Vente de boissons provisoire
• Respect de la loi Evin
• Déposition à la mairie et à la fiscalité directe locale
• En avertir les forces de l’ordre 
• Le profit sera ramené à la TVA excepté s’il y a déduction
• La vente d’alcool se réduit aux boissons appartenant  à la 1ère et 2ème catégorie.
• Le produit des ventes au foyer : l’alcool est autorisé seulement si les conditions suivantes sont remplies :
• Boissons du premier et deuxième groupe
• Seulement les membres peuvent en bénéficier
• L’usage du foyer est possible si et seulement si ce n’est pas utilisé à des fins commerciales et que le montant facturé soit plus bas que ce qu’on retrouve dans le commerce
• Les calendriers :
• Jugés comme la principale somme perçue, ils discernent un désintérêt de la part des membres les moins âgés.
• Le cadre juridique : la contribution des calendriers est reconnu comme du porte-à-porte réduite à l’autorisation municipale
• Allégation en ce qui concerne la désaffection des brigades

3 principaux domaines constitue ces calendriers :

• Le côté économique, très important pour les investissements monétaires d’actes sociaux de l’association
• L’union puis son côté sociétal, qui accorde le financement de l’association l’Oeuvre des Pupilles ainsi qu’un élan de soutien considérable à tous les membres rencontrant des problèmes. Et aussi à nos pupilles !
• Le côté promotionnel. En effet, la vente de calendriers permet à nos pompiers d’informer et de parler de leurs œuvres sociales, de conseiller, d’embaucher à l’avenir.. C’est un moment que tous les seniors attendent souvent avec impatience.

La planification des tournées :

• Visite faite généralement à deux (junior + senior), en uniforme
• Aménagement d’un reçu au bienfaiteur
• Remise des fonds régulières, faire attention à ne pas garder des sommes  trop élevées
• Suivi de la somme recueillie

La participation des soldats du feu :

• Il peut arriver que des amicales dédommagent les brigades lors des tournées, ce qui est absolument interdit par la loi. Entraînant par la suite des soucis fiscaux pour l’acquéreur et pénaux pour le président.
• Préférer si besoin un attribut non financier

b) Les dépenses :

• Suivi financier
• Frais accordés

c) La gestion comptable et le régime fiscal :

• livre de compte
• compte rendu financier annuel
• compte rendu des contrôleurs aux comptes
• clarté de la gestion du budget

Le suivi financier :

• Toutes les transactions monétaires doivent figurer dans les recueils fournis 
• Pas de réserve d’argent (caisse noire)
• Préserver une somme très basse de monnaie liquide
• S’abstenir d’utiliser une CB (code connu de tous)
• Bilan des comptes 2 fois l’année au bureau et à chaque assemblée générale
• Signature limitée à 3 personnes (président, trésorier, trésorier adjoint)

Les dépenses accordées :

• Remboursement des coûts entraînés par les adhérents (frais de déplacement, nourriture…), seulement sur certificats.
• Frais joints au but de l’asso appropriés aux statuts et au règlement intérieur.
• Il est envisageable pour l’amicale de placer son argent disponible afin d’en faire des profits. Cependant les investissements à frais de gestion élevés sont interdits.

d) La gestion des comptes :

• Le livre « journal » : carnet numéroté qui sert de bilan avec recettes, dépenses… (bien faire attention à la mise en page et à la rédaction qui est à faire à la main, sans modifications). Cette astuce est appelée comptabilité simplifiée
• Il est essentiel de prendre en compte les mentions : la date, le libellé et le montant, méthode de paiement…
• La compta en partie double (pour les grandes associations) :
• Retranscription dans le carnet à faire au cours des prochains jours
• Présentation périodique à ajouter dans le livre, qui sera composé de catégories indispensables au bilan et aux opérations comptables
• Le bilan témoigne de la situation financière exposée au vote de l’assemblée générale, après avoir lu le compte rendu des contrôleurs, envisagé dans les statuts et élus au dehors du bureau, une fois par an.
• Il faut que la compta soit claire, compréhensible pour tous et fournie aux membres et autorités. 
• Les majeurs postes :

Actif :

• immobilisations
• stocks
• créances
• Disponibilités 

Résultats (si perte)

Passif :

• capitaux propres
• emprunts et dettes

Résultats (si profit)

III – LA SOLIDARITÉ ASSOCIATIVE DE L’AMICALE

• La cause du lien communautaire et solidaire entre les adhérents est le la base de toute association 
• Le fond social
• Déjà envisagé dans les statuts, il instaure une réserve monétaire (tout dépend de la disponibilité du budget).
• Il entretient les legs d’ordre social 
• Il entretient aussi les prêts sociaux aux adhérents dans le besoin 
• Il est tout de même requis et préférable de désigner un représentant social 

Les assurances :

Grâce à celles-ci, la responsabilité civile et pénale couvre les membres ainsi que son organisme.

• La responsabilité civile :

Elle assure la protection de la responsabilité de l’association et de ses responsables si jamais un dommage est réalisé

C’est une couverture pour les membres, les biens…

• La responsabilité pénale :

Si jamais une infraction est commise, cette assurance protège la responsabilité des membres et des représentants

• L’assurance de personne :

Les membres sont couverts si jamais un accident arrive dans le cadre d’une activité associative, il y a également une assurance décès toutes causes. 

• Les biens mobiliers et immobiliers :

Il faut garantir ses propres biens ou ceux qui lui sont confiés (abri gratuit dans les espaces du service départemental d’incendie et de secours).

• Les véhicules :

Si jamais l’association bénéficie de véhicule(s), il est alors obligatoire d’être en possession d’une assurance. La subrogation en matière d’assurance pour les adhérents qui viennent avec leur véhicule personnel doit être prévue.

• Les évènements sportifs :

Ici c’est une couverture propre à l’organisation selon l’activité sportive, régulière ou non.

LE LIEN AMICALE / UDSP :

L’associatif dans les sapeurs-pompiers est élaboré de cette manière :

• Amicale de pompiers
• Union départementale
• Union régionale
• Fédération nationale des sapeurs-pompiers de France
• Oeuvre des Pupilles et Fonds d’Entraide
• Mutuelle nationale des sapeurs-pompiers de France

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