Pendant son travail, il arrive parfois à l’employé d’être mené à effectuer des dépenses. Lorsque celles-ci s’inscrivent dans le cadre professionnel et sont donc couvertes par l’employeur, elles deviennent des notes de frais. Autrement dit, ce sont les notes de frais qui vont permettre au salarié de se faire remboursé par son employeur.
Qu'est-ce qu'une note de frais ?
Comme évoqué plus haut, un employé peut faire des dépenses d’ordre professionnel dont l’employeur est dans l’obligation de rembourser. Ce remboursement est défini, régulé et encadré par le règlement intérieur de l’entreprise.
Ceci dit, il est d’usage pour le salarié de remplir un document, qui s’appellera donc notes de frais et qui va lui permettre de réclamer le remboursement des frais.
En d’autres termes, il s’agit d’un document légal qui justifie le remboursement.
Les méthodes de remboursement
Quant à lui, le remboursement, il peut être effectué des trois manières suivantes :
- La méthode forfaitaire ; l’employé perçoit un forfait fixe et récurrent. Il peut couvrir le logement ou les frais de déplacement.
- La méthode forfaitaire spécifique ; celle-ci est souvent utilisée par les journalistes et s’applique au salaire brut.
- La méthode des frais réels ; à savoir lorsque l’employeur les dépenses réelles engagées obligatoires et nécessaires au travail. Il s’agit donc de dépenses prédéfinies.
Les entreprises considèrent communément comme note de frais toute dépense liée au déplacement, telle que les frais de :
- Déplacements professionnels (frais kilométriques, type de trajets)
- Transport (utilisation du véhicule personnel avec barème kilométrique spécifique, transports en commun)
- Carburant (indemnisation des frais au prorata du nombre de kilomètres parcourus)
- Restauration
- Logement
- Repas
- Péage
Le module Note de frais du logiciel eBrigade propose une solution efficace et intégrale qui facilite la gestion de notes de frais.
Conditions et encadrement d'une note de frais
Les notes de frais sont soumises à des conditions comme par exemple le fait que les dépenses représentées dans les notes de frais doivent être dans le cadre professionnel dans l’intérêt de l’employeur.
Il leurs faut donc des régulations et des limites prédéfinies. Par conséquent, l’employé doit fournir des justificatifs tels que des factures de dépenses.
Gestion des frais et règles à respecter
Comme elle est soumise à des conditions, une note de frais doit être aussi complète que possible.
Ainsi donc, diverses informations doivent impérativement y figurer comme le nom, la date, le montant ainsi que la nature de la dépense.
Documents justificatifs
Outre ces informations, d’autres documents justificatifs peuvent venir s’incruster/s’acoller à une note de frais. En effet, puisque le remboursement de ces notes de frais est exonéré de cotisations sociales, l’URSSAF doit filtrer les abus et les employeurs doivent donc s’assurer qu’une dépense reste bien dans le cadre d’une activité professionnelle et que son montant n’excède pas une limite prédéfinie.
Voici quelques exemples de justificatifs qui peuvent accompagner une note de frais :
- Le montant du repas, le nom des invités et le motif de l’invitation pour des indemnités de repas.
- Le trajet effectué, le nombre de kilomètres effectués(si forfait kilométrique), le nombre de chevaux du véhicule et la raison du déplacement pour les frais de déplacement.
- Pour les frais liés à l’hébergement, on ajoutera des justificatifs comprenant la raison et le lieu de déplacement, un justificatif prouvant que le déplacement a bien excédé les 50 kilomètres de son lieu de domicile et qu’en conséquence le salarié ne pouvait pas regagner son domicile.
Attention : Aucune clause de contrat ne peut exonérer un employeur de son devoir de remboursement des notes de frais auprès de son employé.
Un employé perçoit alors mensuellement un remboursement de ses notes de frais, c’est pourquoi il doit conserver soigneusement tous les justificatifs d’achats (notes détaillées, factures, etc.) qui seront par la suite complétés par différentes informations telles que le nom du client invité, le nom de la société ou encore sa fonction.
Dès lors qu’un salarié habite à plus de 50 kilomètres du lieu d’exécution du travail ou dès lors que le temps réalisé par le trajet entre son domicile et le lieu de travail est supérieur à 1h30 en transports en commun.
TVA : comment la récupérer ?
Il faut savoir qu’une majeure partie des notes transmises aux employeurs comportent une TVA intégrée.
Afin de pouvoir récupérer cette dernière, il faudra donc respecter quelques conditions….
- La dépense doit être faite dans l’intérêt de l’entreprise.
- L’entreprise se doit de précieusement garder une copie originale de la facture qui pourra justifier la réalité de la dépense.
- Sur la facture, doivent figurer le nom de l’entreprise ainsi que celui du salarié et du montant réel à régler.
- La TVA doit être exigible auprès du fournisseur.
La TVA ne peut pas être récupéré sur tout type de frais. C’est la cas des frais de déplacement (train, etc.) ou encore les indemnités kilométriques. Les redressements fiscaux pourraient alors être évités grâce à une consultation des comptables.
Notes de frais kilométriques
Un employé qui utilise son véhicule personnel dans le cadre de son emploi est généralement indemnisé par son entreprise. Sur la note de frais, cette dépense est appelé frais kilométriques ou indemnités kilométriques. Les barèmes de remboursement son échelonnés selon le modèle du véhicule. La puissance du véhicule est ce qui va déterminer le taux de remboursement en ce sens donc qu’il est l’élément clef pour le calcul.
Grâce à ce barème, les indemnités kilométriques couvrent la majorité des frais afférents au transport : carburant, assurance, entretien du véhicule, usure…
Ceci dit, toute dépense de parking ou de péage n’entre pas dans cette catégorie et doit faire l’objet d’une différente note de frais.
Pour un trajet domicile-travail, vous ne pouvez pas utiliser le barème. Sauf dans le cas où le salarié est obligé de se servir de son véhicule personnel pour se rendre au travail.
Optimisez et simplifier la gestion de vos notes de frais
La gestion des notes de frais constitue un enjeu majeur pour toute entreprise, surtout pour pour les PME ou TPE ne comptant pas de comptable assez expérimenté parmi leur effectifs.
Néanmoins, les notes de frais demeurent des éléments clés de votre comptabilité et ne doivent donc à aucun moment être négligés.
Fort heureusement, il existe des solutions digitales pour pallier cette difficulté, comme le logiciel eBrigade.
Notre web app permet à chacun de vos collaborateurs d’être autonome dans le remplissage des notes de frais très rapidement (moins de 2 minutes). Les justificatifs sont sécurisés et vous pourrez ainsi vous débarrasser des divers outils où sont stockés vos factures et tickets divers. Vos responsables sont ensuite alertés lorsqu’un salarié enregistre une dépense avant de valider / refuser la demande de remboursement. Parallèlement, des règles de contrôle automatiques vous permettront de comptabiliser les dépenser de façon fiable, avec des collaborateurs rapidement remboursés.
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