La fonctionnalité Documentation d’eBrigade permet de stocker, organiser et partager facilement tous les documents importants de votre organisation : procédures, guides internes, documents administratifs, formulaires, comptes-rendus, etc.
Elle sert de bibliothèque centralisée, accessible à tout moment par vos membres.
🎯 À quoi sert la Documentation ? #
La Documentation est utile pour :
- Mettre à disposition des guides et procédures officielles
- Centraliser les documents nécessaires aux missions
- Faciliter l’accès aux informations pour les nouveaux membres
- Éviter les pertes de fichiers éparpillés dans des conversations ou outils externes
🗂️ Comment c’est organisé ? #
La Documentation repose sur deux éléments :
- Catégories ➜ regroupent les documents par thème
- Documents ➜ fichiers PDF, images, Word, Excel ou notes internes
Chaque document possède :
- un nom,
- une catégorie,
- une description (optionnelle),
- des droits d’accès (optionnels).
📍 Où trouver les documents dans eBrigade ? #
Les documents sont accessibles à plusieurs endroits pour être retrouvés facilement :
1. Menu principal “Documentation” #
C’est l’espace central où tous les documents sont listés par catégories.
Idéal pour rechercher ou parcourir l’ensemble des fichiers.
2. Depuis une mission ou un événement #
Si un document est lié à une mission (ex : procédure, plan, fiche de poste), il apparaît directement :
- dans la page de la mission,
- sous l’onglet Documentation ou Documents associés.
Cela permet d’avoir toutes les ressources nécessaires en contexte.
3. Dans les modules spécialisés #
Certains modules (ex : formation, matériel, RH) permettent d’attacher des documents :
- Matériel
- Véhicule
- Client (CRM)
Ces documents apparaîtront alors directement dans le module concerné.
4. Depuis le profil d’un membre (pour les documents administratifs) #
Les documents liés au personnel (attestations, formations, certifications…) peuvent être visibles :
- dans le profil du membre,
📥 Ajouter un document #
Pour ajouter un fichier :
- Cliquez sur “Ajouter un document”
- Choisissez la catégorie
- Sélectionnez votre fichier
- Ajoutez une description si besoin
- Enregistrez
Le document est immédiatement disponible.
🔍 Rechercher un document #
Vous disposez de :
- un moteur de recherche par mots-clés,
- des filtres par catégories,
- un affichage clair.
🔒 Gestion des droits d’accès #
Vous pouvez :
- rendre un document visible pour tous,
- le restreindre à certains rôles,
- le limiter aux administrateurs.
🔄 Mettre à jour ou remplacer un fichier #
À tout moment, vous pouvez :
- mettre à jour un document,
- remplacer un ancien fichier,
- modifier la catégorie ou la description.
⭐ En résumé #
La Documentation dans eBrigade permet de :
- stocker tous les documents importants,
- les organiser proprement,
- y accéder depuis les bons endroits (mission, modules, profil membre),
- garantir que chacun utilise la bonne version.
