5 astuces pour mieux manager votre association

5-astuces-pour-manager-son-association

Le management stratégique prend une place de plus en plus importante auprès du milieu associatif. Selon le secteur associatif d’activité ou la politique associative ainsi le nombre de bénévoles présent au sein de l’association, vont rendre le pilotage du management associatif encore plus avantageux pour le suivi de la gestion des ressources humaines !

À travers cet article nous aborderons les 5 bonnes pratiques du management dans le monde associatif :

Communiquer votre intérêt pour la gestion de projet

Au cœur de votre projet : les bénévoles

Les associations actives se forment à travers des missions associatives. Globalement, pour les administrateurs de l’organisation, c’est ce qui les motivent à réaliser des actions associatives.

Cet intérêt qui pousse les managers à vocation à être diffusé avec l’intégralité des membres. D’un point de vue simpliste, l’arrivée d’un bénévole dans votre structure associative pourrait signifier qu’ils sont réellement engagés aux pratiques associatives et en conséquence qu’ils n’ont pas besoin de motivation.

Cependant, les bénévoles sont des piliers de votre structure, le management d’équipe et le management des ressources doivent donc être indispensables. 

Par exemple, les fédérations qui regroupent et vont accompagner les associations et qui emploient des salariés au sein du système associatif. Effectivement, les associations sportives avec le soutien de bénévoles sont la raison d’être d’une fédération sportive.

Peu importe la taille de l’organisation associative, petite organisation locale ou association nationale, il est indispensable de mettre en œuvre le management des organisations qui accompagne les associations.

Motiver les acteurs avec des travaux quotidiens

Le superviseur de l’association ou le coordinateur de bénévoles, détient le rôle renforcer la motivation et les liens associatifs. Il vous faut partager, diffuser votre passion, les valeurs de l’association ainsi que d’énoncer la mobilisation associative.

Une fois engagé dans la vie associative, le temps est votre allié, par exemple en les intégrant réellement en assurant leur suivi. La première racine de la motivation pour 42% des membres est d’observer des témoignages d’adhérents antérieurs.

Déterminer chaque rôle de votre groupe associatif

Des tâches adaptées à chaque bénévole

Pour la réalisation d’un projet associatif, il est important d’avoir des bases concrètes. La conduite de projet, cela est vrai pour tout type d’organisation, association, ou entreprise.

Vous allez devoir déterminer selon chaque pôle, le rôle de vos membres, pour assurer le management de projet. La répartition des rôles doit se faire de façon impartiale, chaque bénévole de l’association doit avoir une tâche définie, propre, définie par le chef de projet.

Si les postes de travail ne sont pas réellement définis, la collaboration entre salariés et bénévoles pourrait amener à des difficultés.

En conséquence, globalement si votre pratique associative réalise une excellente gestion associative, la cohésion salariés-bénévoles sera bien évidemment meilleure.  

Dans un précédent article, nous vous donnons des conseils pour réaliser des missions de bénévolats idéales. Vous pouvez retrouver ces conseils dans cet article :

Comment réaliser une mission de bénévolat idéale ?

Faites croître le nombre des intervenants associatifs

La formation d’associations, favorise les relations sur le long terme

Les membres se rendent disponibles pour une association dans le but de donner de leur temps pour une cause ou plusieurs qui leur tient à cœur.

Dans un premier temps, ils s’engagent pour une courte durée afin de savoir s’ils ressentent que l’association leur apporte quelque chose.

Afin de les fidéliser sur le long terme, il faut que votre structure leur apporte quelque chose comme acquérir des compétences, du lien social, de la pédagogie, etc. De plus, les représentants du monde associatif ont un rôle nécessaire concernant ces apports.

Le management permettra aux responsables associatifs d’avoir connaissance des attentes de leurs bénévoles pour ensuite leur proposer une offre associative qui leur correspond. Le bon moyen de le faire serait d’offrir aux adhérents la possibilité d’obtenir une formation selon leurs besoins et actions qu’ils réalisent.

En effet, la première volonté pour engager des membres dans un modèle associatif serait la formation selon l’étude « Le bénévolat en France en 2019 » effectué par Recherches et Solidarités. 

Avec cette information vous savez ce qui reste à faire pour accompagner et fidéliser vos adhérents.

Afin d’effectuer le suivi de vos membres dans leurs formations, les associations peuvent bénéficier de plusieurs astuces.

Le progrès des membres en interne

Pour un membre, obtenir de nouvelles actions associatives est forcément un atout de progression. Sur cette nouvelle mission, il peut prouver et mettre en avant ses compétences.

Le principe du bénévolat associatif est d’évoluer constamment avec les actions réalisées. Bien évidemment l’évolution du bénévole se réalisera sur du long terme.

Bien évidemment, votre rôle en tant que représentant est d’accompagner, il faut définir ensemble avec l’adhérent les tâches confiées. Les capacités managériales sont donc requises, il doit faire preuve de leadership en accompagnant, mais également en laissant de l’autonomie. Si vous manquez en capacité managériale des cours de management existent pour apprendre les fondamentaux du management. Un bon nombre d’associations manquent en compétences managériales et peuvent bénéficier d’une formation initiale. 

C’est donc à vous de définir les justes mesures de votre encadrement.

Des formations avec des groupes de pairs

Il est fort probable que de nombreux membres souhaitent approfondir des notions et donc être formé sur ce sujet, mais également qu’un de vos bénévoles détient de ces compétences, vous pouvez donc créer un échange d’échange.

Cette discussion peut prendre la forme d’une formation pour développer les compétences.

Voici en quoi ce type de formation représente des avantages :

  1. Ceci crée une harmonie des connaissances entre les bénévoles rapidement et simplement pour n’importe quelle personne intéressée,
  2. Le membre compétent qui dispose de ces notions et est capable de les enseigner va se sentir valorisé,
  3. Ces discussions du type formation vont unir les liens entre tous vos adhérents.

Le fonds pour le développement de la vie associative afin de faire progresser les bénévoles

Le FDVA ou le fonds pour le développement de la vie associative a été créé en 1985 par l’Etat français, il est bénéfique pour les associations, car elles peuvent réaliser des plans de formation.

Pour réaliser une formation et être subventionné chaque année des appels à projets sont lancés. Pour ensuite distribuer cette aide un jury va effectuer sa sélection.

Les formations proposées sont dans l’obligation d’être en cohérence avec les grandes orientations définies par l’Etat avec comme risque d’avoir sa formation rejetée.

Le FDVA permet l’organisation chaque année de près de 20 000 journées de formation bénéfique à plus de 160 000 bénévoles. 

Le CEC : le compte d’engagement citoyen 

Ce dispositif nécessiterait d’obtenir plus de notoriété !

Pourquoi ? Le CEC ou le compte d’engagement citoyen offre la possibilité de modifier les heures de formation des bénévoles en cumul d’heures CPF.

Cependant, plusieurs conditions doivent être respectées pour bénéficier du CEC.

Comme, les rôles du bénévole dans l’organisation, le cumul d’heures de bénévolat et également le domaine d’action de l’asso.

Bien évidemment, si la structure va bénéficier du CEC diffusé l’information auprès de vos adhérents, ils pourront en profiter !

Mettre en place une dynamique associative, un feedback et une cohésion sociale

Le feedback qu’est-ce que c’est ?

On le définit comme un retour qu’un individu évoque à une autre personne dans le but qu’il s’améliore.

Il existe deux feedbacks à savoir :

  • Le feedback positif pour consolider une action réalisée,
  • Le feedback constructif pour apporter une correction ou modification des actions à l’avenir.

Par quels moyens réalise-t-on un feedback ?

Tout d’abord, le feedback se construit à l’aide de cinq phases :

  1. Définir la situation impartialement, sans jugement, en retenant seulement les faits,
  2. Faire connaître les conséquences de la situation de façon affective, quelles sensations a-t-on ressenti ?
  3. Chercher le besoin, une sensation nous indique un besoin satisfait ou non, et communiquez le,
  4. Sonder une solution pour résoudre la difficulté, pour consolider la situation lors d’un feedback positif et de s’abstenir lors d’un feedback constructif,
  5. Se concilier sur des solutions tangibles.

Pour approfondir, nous vous donnons quatre conseils en complément :

  • Prendre son temps au niveau de votre préparation sinon vous augmenter le risque de maladresse et le feedback altéré,
  • Définissez clairement vos attentes, vos buts pour bâtir votre allocution. 
  • Demandez la permission, un individu peut ne pas avoir envie de recevoir un feedback,
  • Communiquez de manière précise et n’employez pas les “il me semble que”, votre discours doit être personnel, ne pas parler à la place des autres.

Comment recueillir un feedback ?

Recueillir un feedback positif

De façon générale, ce feedback est plus agréable. Il est tout de même important d’avoir en mémoire l’objectif de ce retour pour en comprendre l’utilité.

Ce feedback n’est pas uniquement un éloge pour faire plaisir.

L’individu qui fait ce retour reconnait un atout, une action afin de le/la fortifier.

Il est important d’avoir conscience de ce que l’individu évoque à notre sujet. Il faut donc l’accepter et l’intégrer pour le renforcer dans le futur.

Recueillir un feedback constructif

Il peut s’avérer plus complexe à recevoir, cependant il vous permettra de réellement vous améliorer. Ce retour est bienveillant alors prenez le en compte.

Pour cela, respecter ses règles :

  1. Admettre le retour, il ne faut pas le minimiser,
  2. Prouver que ce retour va vous être utile en expliquant pourquoi avec quelques mots,
  3. En cas d’incompréhension demander des exemples précis pour contextualiser,
  4. Piloter les avantages et échanger sur ce que le retour vous a apporté.

Comment inciter les feedbacks dans votre association ?

Ces retours nécessitent un engagement associatif de la part de vos acteurs associatifs, vous ne pouvez l’obliger.

Vous pouvez organiser soit des réunions, soit des formations sur ce type de communication. Si la réunion a réussi à intéresser vos adhérents, vous pourrez donc mettre en place des formations adaptées.

Notamment lors de l’arrivée de nouveaux arrivants pour les inciter à en réaliser dès le début. 

Offrez à vos membres un accompagnement pour leur réussite

Caractériser les points d’améliorations 

Le management pour le développement associatif ne se limite pas à définir les tâches et les objectifs prévisionnels. Pour cela, les associations peuvent bénéficier d’outils pour la réalisation de leurs activités.

Il faut très fréquemment prendre du recul et définir les possibles axes d’amélioration.

Avec votre management, vous organisez des réunions régulières, pour vous tenir informé.

Ainsi vous observez les éléments frustrants.

Si vous rencontrez des problèmes sur les ressources mises en place, vous devez examiner les attentes nécessaires.

Il faut à tout prix que vous réfléchissiez sur quel outil choisir et pas seulement prendre l’outil le plus en vogue.

Optez pour l’option la plus propice à votre activité

Après avoir spécifié vos besoins, il vous faudra chercher la meilleure solution la plus adéquate.

Cette solution diffère selon vos attentes et peut être une nouvelle organisation, le déploiement d’un nouvel outil de management, etc. Vous êtes libre dans vos choix !

Afin d’être clair nous illustrons avec un exemple : vous remarquez que la personne qui s’occupe de la comptabilité travail sur Excel et perd du temps en conséquence il perd en satisfaction et motivation.

Vous cherchez des solutions et pensez qu’un outil comptable pourrait l’aider.

Si le relevé des besoins a été correctement réalisé automatiquement vous obtenez une vision définie dans le choix du futur logiciel de comptabilité.

Disons qu’en discutant avec votre comptable vous avez défini un certain nombre de critères à savoir :

  • améliorer la gestion du temps lors des saisies,
  • mécaniser les relations entre les donations et la comptabilité,
  • autoriser la gestion rapide des reçus fiscaux,
  • aplanir la gestion des chèques,
  • donner de la visibilité sur la compta pour tout le bureau.

Cette liste de précision vous permettra de choisir rapidement le bon logiciel selon vos besoins.

Globalement, des membres intégrés et apaisés dans cet environnement associatif, bénéficiant d’outils qui les aident au quotidien, sont plus à même de rester longtemps pour accompagner l’association. Effectivement de nos jours il est difficile de recruter des adhérents, alors ne vous en privez pas !

Pour conclure

Nous avons pu voir les particularités du management en association.

Le management des bénévoles est nécessaire et singulièrement avantageux. Il faut également concilier les relations entre les salariés et les membres.

Quelles sont alors les mesures à prendre ?

Les représentants de l’association doivent communiquer votre engouement pour les projets associatifs, il faut clarifier les rôles, apporter une aide pour vos bénévoles, mettre en avant la culture associative avec des feedbacks et faire de la promotion du bénévolat.

Donc grâce à cet article, vous avez en main les 5 phases de management pour gérer une association.

Bien évidemment, nous ne prétendons pas obtenir les solutions miracles pour toutes les structures en termes de management.

Cependant, nous pourvu que notre article vous donne des éléments-clés de réussite pour votre association afin d’attirer et garder vos adhérents. L’objectif est que votre structure fasse une prise de décision selon les éléments énoncés et les adapte à son organisation. 

Effectivement, vous connaissez mieux que personne votre association et vous savez ce qu’il faut mettre en place, maintenant, c’est à vous de le mettre en place et accompagner l’équipe managériale interne !


Notre logiciel pour association peut vous aider au quotidien

Découvrez comment eBrigade peut révolutionner la gestion de votre association.