Organiser la planification des horaires de travail et des congés de votre team est devenu une tâche difficile ? Vous cherchez une autre option ? Il existe effectivement d’autres possibilités afin de gérer efficacement ses plannings. Et c’est ici que ça se passe ! Nous allons démontrer dans cet article pourquoi il est avantageux d’utiliser d’autres outils de gestion et de s’éloigner d’Excel.
Pourquoi ne pas privilégier un tableur pour gérer vos plannings
Une perte de temps et d’énergie
Vous constatez que le traitement de vos fichiers et vos données quelquefois inexactes sont une perte de temps ?
En effet, l’une des plus grandes difficultés avec le logiciel Excel, c’est l’absence de centralisation des données… Plusieurs onglets sont généralement ouverts, chacun contenant de multiples fichiers, ce qui rend la tâche compliquée en matière d’accessibilité. La consultation sur ordinateur peut s’avérer être une vraie prise de tête ! Il suffit d’une seule fausse manipulation ou erreur d’inattention pour engendrer de diverses modifications, parfois visibles sur tous les documents. Et oui, une perte de données est vite arrivée ce qui rend ce logiciel de gestion peu fiable. Cette insécurité et ce manque de clarté sont de vrais obstacles quant à la bonne gestion du planning de votre organisation. Assurément, il est presque impossible de savoir qui fait quoi… La délégation est fréquemment considérée comme risquée et délicate, les gestionnaires se retrouvent à effectuer un travail qui prend du temps, sans aucun gain. Il serait alors préférable d’opter pour une solution complète…
Un manque d’informations qui peut créer des malentendus
Vous le savez peut-être déjà, mais les plannings doivent tenir compte des exigences légales ! On peut les retrouver dans la Convention Collective, en lien avec votre type d’activité. Cependant, les conventions collectives ne sont pas faciles à analyser : il est nécessaire d’avoir des notions de droit et des ressources humaines, en n’oubliant pas qu’elles sont souvent mises à jour (vous ne recevrez pas forcément d’alertes).
Revenons-en à Excel : Il n’est pas certain que le logiciel réponde affirmatif en demandant à votre tableur de tenir compte des conventions collectives qui, en plus de ça, évoluent constamment. C’est à vous seul de compléter vos données de façon indépendante.
Par conséquent, vous pouvez à tout moment passer à côté d’une date limite RH ou manquer les heures de travail légales de vos collaborateurs. N’oubliez pas de contrôler !
Une utilisation complexe et non intuitive
Vous n’êtes pas expert en Excel ? Ça tombe bien, nous ne le sommes pas non plus ! Et on peut vous certifier que le calcul du temps effectif, les heures de travail supplémentaires chômées… Ce n’est pas facile !
Aucune automatisation de vos plannings n’est proposée sur Excel. Pour dupliquer une semaine, il est obligatoire de passer par la case “copier / coller.” Il faut quotidiennement tenir votre agenda en temps réel concernant les absences, retards, rdv, échéances, réservations… Ici, tout doit aussi se faire de façon manuelle.
En vous organisant de cette façon, il y a de fortes chances que des manquements et des erreurs de saisie soient faites. C’est une des plus grandes failles d’Excel, le risque de ne pas aboutir à une bonne gestion des équipes : ce qui se manifeste par des trous dans les plannings, des manques d’informations importantes, qui ensuite entraîne indirectement une perte financière.
Une communication avec vos collaborateurs peu productive
Autre complication, vos collaborateurs ne peuvent pas accéder à vos plannings car les renseignements confidentiels ne le permettent pas. Il arrive alors de constituer des onglets, dont un réservé uniquement à vos employés. Nous le répétons encore, la création de nouveaux fichiers, c’est une vraie perte de temps !
Le manque de fonctions de cet outil de gestion comptable empêche la fusion de votre gestion des plannings avec celle du personnel. Il faudra alors trouver une alternative ergonomique pour pouvoir communiquer. Si seulement il existait un espace commun pour garantir la communication RH afin de ne pas se perdre entre toutes ces données, ce serait beaucoup plus pratique et formateur.
eBrigade, une solution simple et sécurisée
Grâce à sa centralisation votre planning et votre gestion RH sont protégés. Perte de données impossibles et données simples d’exploitation assurées ! eBrigade est un outil de gestion des tâches collaboratif : il est possible de déléguer la planification et la gestion du temps sans aucun danger. Vous sélectionnez des “licences” afin que vos collaborateurs aient accès à ce que vous voulez. Notre solution collaborative s’adapte à vous !
Un autre gros atout : son accessibilité. Chaque utilisateur a la possibilité de s’y rendre depuis sa tablette, son ordinateur et même son smartphone. Pratique pour gérer vos différents sites à distance.
L’automatisation des plannings
Avec eBrigade, vous êtes tranquilles ! Son automatisation va permettre de créer et d’optimiser des “modèles de planning” et ainsi dupliquer des semaines selon vos nécessités. Ça ne s’est jamais révélé aussi facile ! Il est possible pour un collaborateur d’indiquer lorsqu’il arrive et repart grâce à notre système de pointages Badgeuse eBrigade. Cet outil leur permet également de marquer leurs pauses, ce qui apparaîtra sur votre planner et vous permettra de faciliter le suivi.
Votre communication est limpide
La communication se fait de façon simple depuis plusieurs lieux : les plannings, la publication, soit avec l’app mobile ou par SMS, c’est à vous de décider. En plus de notre messagerie interne, si un imprévu s’impose, vos collaborateurs en seront immédiatement notifiés (congés payés, indisponibilités, emploi du temps, livraisons…).
Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez aussi écrire à une ou plusieurs team en même temps !
De nouvelles ambitions pour vos affaires
Contrairement à Excel qui n’est pas expert dans la programmation des heures, avec eBrigade vous avez de nouvelles perspectives qui s’offrent à vous. Il est temps de faire de votre travail un triomphe ! Ne voyez pas vos données RH comme une charge de travail mais plutôt comme un indicateur de performance (le coût RH est généralement le coût le plus haut d’une organisation).
Notre progiciel intuitif et gratuit vous donne accès à l’ensemble de vos données, ce qui facilitera par la suite votre prise de décision. Vous pourrez apercevoir sur un seul et même espace votre productivité, vos remboursements, vos données comptables, les informations sur vos salariés…
Vous n’en pouvez plus d’Excel et aimeriez bénéficier d’un outil de planification innovant, performant et facile à manipuler ? Nous sommes là pour vous faire gagner du temps ! eBrigade prend soin de vous guider sur la liste de tâches et la gestion de vos dossiers. Notre solution open-source propose même d’autres fonctionnalités : la production de documents, la Badgeuse, le générateur de Qr code…
Besoin d’une démonstration ?
Laissez-vous guider par nos experts produit et découvrez comment eBrigade peut gérer vos plannings en ligne et bien plus.