En principe, les bénévoles ne sont généralement pas payés des frais liés à son activité associative. Les membres sont libres et exercent leurs activités de manière gratuite sans avoir connaissance du montant des frais qu’ils engagent. Lors d’un don vers des fondations d’utilité publique ceci est déductible des impôts sur le revenu du collaborateur. Les membres prennent de leur temps libre pour se rattacher à une cause qui leur tient à cœur. Dans certaines conditions, il peut cependant arriver lors d’une tâche que l’adhérent soit invité à dépenser une certaine somme. C’est à ce moment que l’organisme associatif va intervenir pour rembourser les frais engagés. Mais de quelle façon établir le calcul des frais ? Quelles sont les modalités de remboursement ? Dans quelles conditions ? Nous vous disons tout.
Les types de frais dont un adhérent peut demander le remboursement
Il faut avant tout caractériser les types de dépenses. Par exemple, couvrir les frais de déplacement du membre en fonction de s’il utilise des transports en commun ou s’il prend sa voiture personnelle pour la réalisation de son activité. Si ces frais sont destinés à l’organisme associatif, les frais de déplacements peuvent être remboursés, potentiellement en fonction du nombre de kilomètres.
En revanche, s’il est nécessaire d’engager des coûts pour exercer une tâche, les indemnités ne se feront pas. Par exemple, des adhérents d’un club sportif, leur participation leur donne accès à effectuer le sport, cependant rembourser les frais de déplacement et la déduction des frais d’adhésion ne seront pas pris en compte.
Les modalités de dédommagement pour la prise en charge des frais
Pour bénéficier d’un remboursement ou d’une indemnisation des frais, il faut satisfaire les critères suivants :
- Cela doit relever d’une décision prise par le gérant ou le conseil d’administration,
- Le montant réel des coûts doit être effectué seulement pour réaliser les activités associatives (et non de façon personnelle),
- Il faut que les dépenses soient justifiées (montant, date, cause, etc.)
- Tout frais engagé se doit d’être dans l’intérêt de l’organisme associatif.
Remboursement des dépenses faites par le bénévole
Remboursement à l’euro près
Une fois que vous avez transmis les justificatifs de vos dépenses, vous serez alors immédiatement remboursé (montant de l’indemnisation se faisant à l’euro près).
Si jamais les prix réels de remboursement sont en dépassements c’est-à-dire qu’ils sont plus élevés que prévu, ce sera donc une rémunération. Les effets sont multiples, l’établissement associatif sera remis en cause et devra :
- caractériser le membre en tant qu’employé donc exerçant une activité professionnelle et l’organisation devra l’associer au régime de sécurité sociale,
- régler les cotisations dues au titre des rémunérations ou des avantages en nature, ou allocation
- déclarer et payer la taxe sur le salaire ainsi que les cotisations sociales.
De plus, l’employé arrivant bénéficiera de l’impôt sur le revenu (ce qui est impossible en étant bénévole). Il est vrai que ces remboursements ne sont pas imposables et n’ont pas besoin d’être déclarés aux administrations fiscales.
Remboursement des frais kilométriques
Une association est en droit d’effectuer un remboursement forfaitaire, plus spécialement pour les frais de déplacement avec un véhicule personnel. Il faudra alors calculer tout ça en s’appuyant sur le barème de remboursement des frais kilométriques.
Ce barème kilométrique est réévalué tous les ans et s’applique autant aux employés qu’aux adhérents. La voiture, les véhicules à deux roues inférieures à 50 cm3 ainsi que les motos disposent d’un tableau attitré. On arrive à ce résultat en calculant la distance effectuée et en la multipliant par les valeurs inscrites dans le tableau.
Une association doit-elle rembourser leurs frais de dépenses ?
Rappelons-nous que le statut de bénévole ne permet pas l’acquisition d’une rémunération sauf si le remboursement de ses frais est supérieur à ceux prévus. C’est d’ailleurs pour compenser cela que l’indemnisation est possible. Toutefois, si le membre volontaire souhaite ne pas bénéficier de son remboursement, c’est possible aussi, être remboursé des frais n’est pas une obligation.
Pour vous aider à comprendre, le refus de ce remboursement se fait grâce à une mention bien précise présente sur la facture. Celle-ci est écrite par le membre bénévole : « Je soussigné (nom) certifie renoncer au remboursement des dépenses ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don » accompagné d’une signature.
En échange de ce don, l’association restitue au membre concerné un reçu fiscal. Ce reçu va permettre à l’adhérent d’obtenir une baisse d’IR, un abattement. La baisse d’impôt sur le revenu englobe les cotisations, les abandons de revenus, le paiement des dons et un pourcentage de la somme déclarée des dépenses non remboursées. Ce pourcentage peut changer d’un cas à un autre, tout dépend de ses caractéristiques et de l’organisme qui obtient ce “non-remboursement”.
Sachez-le : les dépenses engagées et les frais réels par les bénévoles d’un établissement sportif n’amènent pas à la baisse d’IR en refusant leur acquittement. De plus, pour offrir un don des dépenses, l’organisme associatif se doit d’être reconnu d’intérêt général.
Notre logiciel association va vous aider pour la gestion de vos frais
Découvrez comment eBrigade peut révolutionner la gestion de votre association.