Nous le savons tous, l’animation des réunions est indispensable afin d’assurer un bon fonctionnement d’une organisation. Organiser une rencontre se doit d’être bien préparé et bien dirigé par son animateur. De multiples dispositifs et méthodes existent pour faciliter et dynamiser une réunion interne mais il n’est pas simple de choisir. Peu importe les différents types de réunions (internes ou externes), vous pourrez grâce nos conseils, structurer et animer efficacement vos futures réunions de façon parfaitement maîtrisée !
Quelles sont les qualités attendues du manager ?
Organiser et animer une réunion nécessite pas mal de qualités, qui évoluent au fur et à mesure de vos expériences. On parle du déploiement des qualités humaines mais également de gain de compétences importantes en termes de communication.
Il est préférable d’adopter une communication limpide et naturelle orientée vers la compassion et l’ouverture d’esprit. C’est de cette façon que vous allez tenir des réunions, garantir votre crédibilité et votre place d’animateur. La confiance sera fortifiée avec vos collaborateurs et ils seront plus motivés que jamais !
Lors des réunions professionnelles il est important que le manager fasse attention à harmoniser ses propos et sa voix en fonction des différents messages à transmettre au groupe. De plus, pendant les réunions l’assimilation du discours se fera plus facilement si vous faites des moments de silence.
Exercer ses capacités d’orateur, c’est également s’habituer et savoir faire face à la gestion du stress. Des méthodes existent pour améliorer les softs skills (capacités de communication, aptitudes interpersonnelles, caractère, etc) afin de pouvoir gérer votre angoisse de prise de parole. En effet, des activités régulières de méditation ou de sophrologie vous permettront de mieux gérer tous ces problèmes de trac et améliorer nettement l’animation des réunions.
Aménager votre réunion
Et oui, l’aménagement de celle-ci est tout aussi fondamental que la réunion en elle-même ! Comment organiser votre réunion est cruciale et pouvoir l’assurer jusqu’au bout, avec réussite l’est aussi. Soyez organisé et prévisible en mettant en pratique les méthodes d’animation nécessaires.
Déterminez les participants et le contenu
Commençons par la première étape pour créer une réunion : définir la nature, le contenu et le but de la réunion (une fois que vous avez estimé les coûts). L’animateur pourra être sûr que ceux-ci remplissent les critères « SMART » (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels) après avoir échangé avec ses associés.
Vous collaborez en équipe ? Répartissez de manière perspicace les rôles et missions des planificateurs de la réunion. Pour planifier des réunions, il peut être envisageable de faire des mises en situation ou des jeux de rôles ce qui vous permettra d’être entraîné.
Cela nécessite aussi la réalisation d’une liste exhaustive des participants : le nombre de personnes, pourquoi ces personnes, la formulation de la convocation, la durée de la réunion, etc. Il faut vraiment se concentrer sur le choix de vos associés et intervenants extérieurs. Soyez sûrs des intérêts de tous à y participer afin de pouvoir gagner du temps. La quantité de personnes aura un impact et une influence sur le choix de la salle, le matériel, etc. La liste des participants définie est importante. L’objectif de la réunion pour vos collaborateurs est de se sentir à l’aise !
Hiérarchisez le déroulement
Composez un ordre du jour que vous enverrez avant la réunion à chaque membre participant afin qu’ils puissent prendre une décision.
Bien-sûr, soyez à l’heure ! Accueillez vos collaborateurs en les remerciant de leur venue et présentez-les les un aux autres si nécessaire. Ensuite, énoncez le thème et le but de cette réunion voire la résolution de problèmes. Commencez tout d’abord par les sujets essentiels et fragiles juste au moment où vous réussirez à atteindre une forte attention de la part de tous. Les réunions permettent de vérifier que tous les objectifs fixés soient atteints, dans une bonne atmosphère.
Arrive le moment de fin, expliquez de nouveau les thèmes abordés, dressez un bilan général et remerciez tout le monde de leur présence et de leur écoute. Plus tard dans la semaine, vous devrez rédiger un compte rendu. Celui-ci est très important pour en garder des traces.
Soyez créatifs !
N’ayez pas peur d’être trop original en brisant les codes pendant la réunion, au contraire, osez ! En plus d’être innovant, vous installerez une bonne ambiance dans la pièce.
L’endroit fait notamment partie des points clés : plus le lieu sera agréable, plus vos collaborateurs seront détendus (maintien de la concentration, de l’attention, de l’interaction, etc.)
Si vous ne disposez malheureusement pas de salle adéquate, vous pouvez cependant louer des lieux insolites ou des lieux qui permettront de motiver vos équipes ! L’important est d’être énergique, de faire vivre sa réunion par le moyen le plus adapté selon vous.
Il faut vivre de son temps et prendre en compte les nouveaux enjeux qui évoluent au fil des années, suivez le principe d’adaptabilité. Par exemple, des membres peuvent très bien assister à la réunion en présentiel tandis que d’autres peuvent y participer à distance grâce aux nouveaux outils technologiques. Avec notre logiciel RH eBrigade, votre organisation sera simplifiée et vous pourrez échanger avec vos associés grâce aux nombreuses fonctions créées par nos soins.
Ajustez le mode d’animation aux résultats attendus
Peu importe les types de réunions, il est important de veiller au temps. Pour diminuer l’effort de concentration et favoriser la performance, planifiez la de préférence le matin. Il est possible d’assigner un rôle d’assistant à l’un des membres prenant part à la réunion. Lui confier des missions comme la gestion du temps, la réalisation des comptes rendus, c’est assurer un bon déroulement et de vous sentir un peu plus libre et confiant. Au sujet de votre rôle, accordez-le selon le type de réunion :
Facilitateur : animez votre réunion tout en garantissant la satisfaction de chacun de vos participants
Participatif : coordonnez les dialogues et les débats
Directif : peu de place laissée aux participants, vous dirigez de façon explicite la réunion
Privilégiez les échanges et les reformulations
Toujours dans l’objectif de mener votre réunion avec succès afin d’atteindre le but défini, il est essentiel de favoriser la prise de parole à vos collaborateurs. Reformuler et synthétiser par exemple, va permettre d’assurer une bonne compréhension et ainsi réduire les malentendus. Les interactions entre les membres vont elles encourager l’atmosphère participative ! Optez pour des questions ouvertes destinées aux collaborateurs plutôt confiants, les plus timides sont plus à l’aise avec des questions fermées comprenant une réponse abrégée.
Soyez présent face à votre public en vous acclimatant à chaque caractère, pour que tout le monde soit écouté. Répartissez bien de manière égale la prise de parole. Si vous constatez que les participants s’éloignent du sujet principal, prenez les devants et aidez les à se focaliser sur les points importants.
Il est important de gérer les situations et le temps de parole pour que tout se passe au mieux. Restez à l’écoute de tous et soyez attentif à leurs comportements. Ces signes formels ou non vous aident à comprendre l’état émotionnel de vos collaborateurs ainsi que le bon déroulement du meeting. Si vous arrivez à distinguer un quelconque signe de déconcentration, profitez-en pour redonner du punch !
Savoir diriger une réunion c’est être à l’écoute de ses collaborateurs tout en étant capable de s’adapter à n’importe quelle situation. Ces méthodes s’adaptent à toutes formes de meetings et sont extrêmement importantes quant au bon déroulement et réalisation de performance.
Accompagnez votre réunion d’outils visuels
Construire un discours convaincant, adapter sa gestuelle, laisser place à l’interactivité, beaucoup de méthodes aident à retenir l’attention des participants afin de faire passer un message.
Nous vous conseillons fortement de vous baser sur des documents visuels à distribuer (ordre du jour, formulaire…), sur des outils numériques (slides, présentations animées, powerpoint…) également. Soyez prévisible pour éviter tout dysfonctionnement ou problème de matériel informatique. Ne surchargez pas trop votre support, il faut qu’il contienne l’essentiel afin de ne pas déconcentrer votre public.
Pour conclure
Vous l’avez compris, les réunions sont très importantes et sont des moteurs en ce qui concerne le bon fonctionnement d’une entreprise. Pour bien les diriger, il est nécessaire de s’y préparer bien à l’avance avec les bonnes méthodes et les bons outils pour atteindre votre but. Orchestrer une réunion nécessite un plan d’action clair et une prise de parole méthodique. Tout le long de ce meeting, il faudra gérer les différentes techniques d’animation pour arriver à votre but initial. Et grâce à notre logiciel de gestion eBrigade, vous pourrez les diriger de manière efficace !
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