Excel est de nos jours beaucoup utilisé par les responsables associatifs afin qu’ils puissent faciliter la gestion d’entreprise. Il est important de disposer d’une base de données propre et optimale de manière à pouvoir gérer les adhérents, principale tâche de toute association.
Chaque association est unique et fonctionne différemment. C’est pourquoi nous vous laissons découvrir dans cet article nos solutions ainsi que les avantages/ inconvénients d’Excel, ce qui vous guidera à choisir l’outil le plus adapté à vos spécificités.
Vous y retrouverez :
- Gestion des adhésions sur Excel : Bonne initiative ?
- Par quels moyens remédier aux inconvénients d’Excel ?
- Gestion des adhérents d’association en ligne : Notre solution
Gestion des adhésions sur Excel : Bonne initiative ?
Personnalisation et outil sur mesure, la particularité d’Excel
Excel est un espace de travail collaboratif qui dispose de nombreux avantages en termes de gestion/création. Le premier est de pouvoir créer un tableau de gestion selon ses envies, afin qu’il puisse être en accord avec chacun de vos besoins.
Le second gros avantage est la fonction 100% personnalisable, très pratique et astucieuse pour la gestion des adhésions. Vous pouvez dès lors configurer vous-même les outils de travail : tableaux croisés dynamiques, traitement de texte, filtres, fonctions…
Il suffit d’un clic pour avoir accès à un large choix de modèles librement téléchargeables, ce qui permet de gagner du temps, pour ceux qui ne souhaitent pas le créer eux-même. C’est également bien utile pour les personnes débutantes.
Bien que des tableaux préconçus puissent être utilisés, il est important de comprendre que leur utilisation requiert un certain niveau et une bonne maîtrise. Même si Excel est un outil clair et très avantageux, il bénéficie tout de même de quelques difficultés.
Dès que le modèle est téléchargé, la dernière étape reste le paramétrage et la compréhension des formules proposées. Il faut se préparer, une simple erreur peut causer un dysfonctionnement. Il est alors appréciable de savoir comment y remédier le plus rapidement possible.
Le prix d’Excel pour gérer les adhérents d’une association
Continuons dans les avantages. En effet, Excel est généralement installé préalablement sur les ordinateurs, ce qui fait de lui un excellent outil de travail. Ce logiciel de bureautique totalement gratuit va permettre de faciliter le travail, mais aussi de contribuer à la gestion de projets ainsi qu’à l’intelligence collective.
Si au cas contraire il n’est pas déjà installé, vous pouvez télécharger les anciennes versions, généralement en dessous de 80€ pour la version Office 2019 et moins de 30€ pour les versions antérieures à 2013.
Il est fondamental de savoir que chacune de ces licences ne sont valables que sur le poste de travail. Vous pouvez également retrouver la version du logiciel de Microsoft, disponible sous forme d’abonnement, aux alentours de 7€ par mois pour un utilisateur unique.
D’autres outils et solutions de tableurs très proche d’Excel sont disponible gratuitement tel que :
- Google Sheets : tableur en ligne via Google Drive qui va permettre de créer des feuilles de calcul, de collaborer de façon instantanée, en ligne et gratuitement
- Open-office : un outil de travail gratuit et “libre”, dont le code est accessible aux développeurs du monde entier, qui par la suite peuvent y apporter des modifications
- Numbers : la version Apple d’Excel, déjà préinstallée sur tous les ordinateurs Mac
Accès à plusieurs restrein pour la gestion des adhérents
Excel est au cœur de multiples associations. Malgré cela, la fonctionnalité de collaboration et de partage simultané peut engendrer pas mal d’erreurs.
Le tableau n’étant pas figé, une simple erreur de saisie ou d’inattention change toute la donne. La possibilité d’activer la fonction “collaboration” avec le bouton droit est un choix très risqué, il faut rester attentif à ne pas engendrer une perte de données.
Données de vos adhérents sur Excel vs Sécurité
Venons-en aux inconvénients, qui peuvent être très impactants. Premièrement, le stockage de vos fichiers dans la base de données. Il est important de faire un backup à l’aide d’un disque dur externe sur votre ordinateur mais vous n’êtes jamais à l’abri d’un quelconque risque.
Par exemple, la fin de vie de votre ordinateur. Il vous accompagne depuis très longtemps, depuis même la création de votre association et y garde précieusement chacun de vos fichiers stockés dans votre base de données CRM, par exemple.
Un jour comme un autre, vous tentez maintes et maintes fois de l’allumer, sans succès. Tout votre historique et vos fichiers sont désormais bloqués et irrécupérables…
Deuxième inconvénient qui touche tout type d’organisation et qui ne cesse d’augmenter chaque année, la cybercriminalité. Ordinateurs non protégés, antivirus insuffisant, la moindre faille permet aux cyber criminels malveillants de pouvoir faire disparaître l’ensemble de vos fichiers, voire même pire.
Et enfin plus rare, le risque de vol. Vol d’ordinateur en main propre ou de votre matériel informatique (disque dur externe, clé-usb…)
C’est pour cela qu’il est fortement conseillé d’utiliser des outils de gestion des tâches en ligne qui permettent d’éviter tous ces problèmes. Vos données digitales sont disponibles partout, pour tous et surtout bien protégées, tout cela grâce au système de sauvegarde automatique en ligne.
Par quels moyens remédier aux inconvénients d’Excel ?
Le développement des outils de gestion en ligne
Bien qu’Excel soit un outil incontournable depuis des années pour la gestion du travail d’équipe, ses outils et fonctions sont de moins en moins adaptés à la gestion associative.
Les outils de travail collaboratif en ligne sont apparus il y a maintenant dix ans et ont progressivement remplacé de nombreux tableurs Excel.
Ces logiciels de bureautique, la plupart du temps adressés aux associations, sont bien plus simples d’utilisation et correspondent aux besoins spécifiques identifiés. Les données sont paramétrées et centralisées au même endroit, ce qui permet de faciliter la gestion et la collaboration.
Outils en ligne : Avantages dans la gestion de vos adhérents
Ces nouveaux outils de travail en ligne favorisent l’aide à la décision et permettent une organisation plus simple concernant les adhésions.
Quelques avantages intéressants pour gérer votre association :
- Des outils faciles à maîtriser : intuitifs, simples d’utilisation et automatisés. Vous n’avez pas forcément besoin de créer des tableaux ou bien même de faire du codage.
- Généralement, grâce à ces logiciels de gestion, il est possible d’exporter votre base de données sous forme de tableau en seulement un clic. Tout est alors réuni d’un coup grâce à ce raccourci.
- Vos données sont stockées et sécurisées : l’hébergement en ligne de ces logiciels de gestion associative assure leur sécurité. Un bug, une perte ou une quelconque démarche malveillante, l’ensemble de vos données sont enregistrées automatiquement. Il faut simplement bénéficier d’une connexion internet et se souvenir de ses identifiants.
- Des outils de partage : Un des gros avantages de ces solutions en ligne, tous les collaborateurs peuvent travailler en même temps sur la base de données. Il est envisageable de définir un ou plusieurs administrateurs afin d’être efficace et bien organisé.
Gestion des adhérents d’association en ligne : Notre solution
Comme vous le savez tous, nous avons mis en place une solution permettant aux associations de gérer leur base d’adhérents. Tout cela de manière simple, sécurisée et efficace.
Jusqu’à maintenant, vous étiez sûrement seul à gérer votre base de données, votre comptabilité et votre calendrier avec des outils et solutions différentes. Grâce à cette solution, il est désormais possible de centraliser toutes vos tâches (et futurs projets) sur notre plateforme en ligne.
Est-il indispensable d’utiliser Excel pour gérer ses adhésions ?
Effectivement, de nombreuses associations utilisent ce logiciel pour gérer leur base d’adhérents. Cet outil très performant, mais à la fois compliqué, reste tout de même une très bonne solution de collaboration. Cependant, Excel présente des limites d’où l’intérêt d’utiliser un logiciel en ligne.
Les outils de gestion en ligne sont plus adaptés qu’Excel
Les outils de gestion en ligne sont d’une part bien plus simples et d’une autre extrêmement bien sécurisés.
Même si Excel reste un excellent outil de gestion, son utilisation nécessite une certaine patience : peu sécurisé, vulnérable, et sans traçabilité, il présente quelques risques qui peuvent être fatals.
Mais aujourd’hui il existe des logiciels en ligne dédiés aux associations comme eBrigade, qui vous permettront de gérer plus facilement vos membres et de vous sentir protégé.
Maintenant que vous bénéficiez de toutes les informations nécessaires, vous pouvez prendre votre décision. C’est à vous seul de définir quelle est la solution la plus adaptée à votre association selon votre secteur d’activité !
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