Logiciel de gestion des absences et des congés : Définition
Avec les progrès technologiques, il est désormais possible de se doter de plusieurs outils pour faciliter la vie en entreprise. Le logiciel de gestion des congés et des absences est un programme informatique que vous pourrez acquérir pour automatiser la planification des périodes d’absence et des congés des membres du personnel de votre entreprise. Il s’agit d’un outil très fonctionnel qui aidera à :
- Planifier convenablement les demandes d’absence des collaborateurs (vous pourrez les consulter, les modifier, les valider ou encore les refuser) ;
- Suivre en temps réel les soldes d’ancienneté, de réduction du temps de travail, de récupération, etc.
- Gérer les congés payés, exporter les données vers la paie, etc.
Avec un tel logiciel en ligne, vous pourrez mieux gérer le personnel de votre entreprise.
Comment fonctionne le logiciel ?
Le logiciel de gestion des congés et des absences fonctionne en mode SaaS. En effet, l’on n’est pas obligé de l’installer sur le matériel informatique de l’entreprise. Il s’agit d’un outil auquel chaque membre de l’entreprise peut accéder depuis le navigateur Web de son ordinateur ou par l’intermédiaire d’une application mobile de son smartphone ou tablette.
Par conséquent, chacun dispose d’une interface personnalisée sur laquelle il peut effectuer les actions. Par le biais du logiciel, les employés pourront remplir les formulaires de demande de congés et d’absences afin que les managers puissent analyser leurs demandes.
Ces derniers vérifient si la demande du collaborateur est opportune ou non. Quant aux responsables du service des Ressources Humaines, ils sont chargés de personnaliser le logiciel et de piloter la masse salariale.
Pourquoi avoir recours à un tel logiciel ?
La gestion des absences et des congés est incontournable dans les entreprises. Ainsi, les logiciels RH ont été conçus pour faciliter la gestion des employés. Avec le logiciel de gestion des congés et des absences, il vous sera plus simple de formaliser le processus.
Il aide les responsables à faire moins d’erreurs lors du traitement des demandes et fournit des statistiques. L’utilisation de ce logiciel confère un gain considérable de temps et de productivité aux managers. Il fournit automatiquement le solde de congé restant pour chaque employé. Il offre une visibilité complète des services de l’entreprise. De plus, ce logiciel est aussi efficace pour la gestion des congés et des absences dans les entreprises internationales.
Critères de sélection d’un logiciel de gestion des congés
Afin de trouver un logiciel de gestion des congés et d’absences qui répond à ses besoins, il est nécessaire de se baser sur l’ergonomie qui doit être intuitive et simple afin de faciliter l’utilisation par tous les collaborateurs.
Il faut également vérifier l’existence d’une version pour smartphone, car les collaborateurs sont très mobiles de nos jours. De plus, il faudra veiller à l’interopérabilité avec le SIRH interne de l’entreprise et pour finir évaluer le coût global de la solution.
De quelles options dispose le logiciel de gestion des absences et des congés ?
Un self-service RH pour chaque collaborateur
Le self-service RH permet à chaque collaborateur d’accéder en temps réel à leur solde de congés. Cette fonctionnalité du logiciel se présente sous forme de calendrier interactif où les employés peuvent visualiser leurs congés et celui de leurs collègues. Sur le tableau, les congés sont classés par type (fractionnement, CP, RTT, etc.).
Il est ensuite possible de consulter le statut de chaque congé à savoir : à valider ou validé. C’est donc en fonction de ces informations que chacun peut à son niveau planifier ses absences et ses congés. Pour ce faire, le collaborateur sélectionne les dates de départ et de retour. Il remplit ensuite un formulaire fourni qui contient le type de congé, le nom et la durée. Il pourra éventuellement ajouter un commentaire avant de le soumettre à son supérieur hiérarchique.
Ce dernier recevra automatiquement un mail contenant la demande de son subordonné, le solde de congés de celui-ci et le planning de toute l’équipe au moment où la demande a été effectuée. S’il valide la demande, le compteur de congés est mis à jour automatiquement. Un tableau de bord accessible en ligne centralise toutes les données liées aux absences des employés. Il contient :
- le solde par type de congé : on peut y voir les congés acquis, ceux qui ont été pris, validés ou soumis à la validation ;
- les demandes qui sont en cours ;
- les historiques des absences.
Les demandes en cours peuvent finalement être annulées après analyse.
Un portail RH pour les responsables
Le logiciel permet aux responsables RH d’avoir une interface particulière qui leur permet de gérer les demandes de leurs subordonnées. Cette interface contient les demandes classées suivant le type de congés, la durée et les commentaires.
Le responsable RH dispose aussi d’un calendrier alternatif qui lui permet de prendre connaissance du planning d’un service qui l’intéresse ou celui de toute l’entreprise au moment où la demande a été faite. Une fois la demande du subordonné étudiée, il peut en un clic la valider ou la rejeter. Une notification sera alors automatiquement envoyée au demandeur.
Si c’est le responsable de la RH qui désire avoir un congé, il peut lui aussi déposer sa demande sur le logiciel afin de la valider ou de la soumettre à son supérieur.
Un portail administrateur qui permet de piloter la masse salariale
Au-dessus des responsables RH se trouve le directeur RH qui possède aussi une interface personnalisée. Par le biais de cette dernière, il peut prendre connaissance des rapports et des indicateurs de performance (KPIs) indispensables pour assurer une gestion efficace du personnel.
Sur le portail administrateur, il est possible de visualiser les durées, les motifs et les fréquences des congés. Le logiciel fournit aussi le taux d’absentéisme de même que la répartition des absences suivant le service du demandeur, le genre et la nature de l’absence, etc.
Le directeur RH peut en tant qu’administrateur apporter des modifications au logiciel de sorte à l’adapter à l’image et à la politique de l’entreprise en matière de congés et d’absences. Il n’est donc pas obligé de garder les réglages par défaut.
Il possède notamment le pouvoir de modifier, d’ajouter ou de supprimer certains types de congés. Il peut compléter les périodes sur le planning des équipes en y ajoutant par exemple des vacances scolaires, des semaines avec impossibilité de congé, etc. Il peut également définir pour certaines demandes ou pour certains profils de demandeurs un workflow d’approbation.
Toutes les fonctionnalités ainsi citées peuvent être paramétrées à souhait. Ils permettent de gérer toutes les absences de même que toutes les conventions. De plus, le logiciel s’intègre facilement au Système d’Information de Ressources Humaines (SIRH) interne de l’entreprise. De ce fait, les absences sont automatiquement prises en compte dans le logiciel de paie par exemple.
Il est aussi envisageable de procéder à l’automatisation du décompte des titres restaurant et à la réalisation des commandes en un clic. Toutefois, s’il arrive que les outils internes utilisés et le logiciel ne soient pas interopérables, il est toujours possible d’exporter les données quitte à les analyser séparément avec chaque outil.
À qui est destiné le logiciel de gestion de congés et d’absences ?
Toutes les entreprises, PME, TPE, administrations publiques, groupes internationaux, etc., peuvent utiliser le logiciel de gestion des congés et des absences. À l’interne, le logiciel est à destination des employés, des responsables RH et aussi des directeurs RH qui se chargent de piloter la masse salariale.
Quels sont les inconvénients d’un logiciel de gestion de congés et d’absences ?
Comme tous les outils technologiques, ce type de logiciel possède quelques inconvénients qu’il faudra souligner. En effet, utiliser les applications pour smartphones et tablettes suppose se doter d’une connexion internet de qualité et surtout constante. Aussi, en l’absence d’une parfaite interopérabilité entre le logiciel et le SIRH, la gestion peut être handicapée. Pour cela, l’entreprise sera obligée d’utiliser l’outil de l’éditeur du SIRH quand bien même celui-ci ne serait pas très approprié à l’entreprise.
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