Note de frais : comment la gérer facilement ?

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Zoom sur une note de frais

Lorsqu’un employé effectue des dépenses dans le cadre professionnel, et que ces dépenses sont couvertes par l’employeur, elles deviennent des notes de frais. Ces notes de frais permettent au salarié de se faire rembourser les dépenses professionnelles. 

Une note de frais : c’est quoi ?

Dans le cadre professionnel, un employé peut être amené à effectuer des dépenses dites professionnelles que l’employeur est dans l’obligation de rembourser. Bien évidemment, ces remboursements sont régulés par le règlement interne de l’entreprise. 

Ainsi, après avoir rempli un document, appelé note de frais, l’employé est remboursé. 

La note de frais est un document légal qui justifie le remboursement.

Ce remboursement peut être effectué de 3 manières différentes :

  1. La méthode forfaitaire : l’employeur donne au salarié un montant fixe récurrent qui recouvre, par exemple, le remboursement des frais pour se loger ou les frais de déplacement
  2. La méthode forfaitaire spécifique : ce remboursement s’applique sur le salaire brut et est généralement utilisé pour les journalistes. 
  3. La méthode des frais réels : l’employeur rembourse à l’employé les dépenses réelles engagées obligatoires que son emploi oblige. Ces dépenses sont prédéfinies. 

En règle générale, les entreprises considèrent comme frais professionnels les dépenses liées aux déplacements :

  • Frais de déplacements professionnels (frais kilométriques, type de trajets)
  • Frais de transport (utilisation du véhicule personnel avec barème kilométrique spécifique, transports en commun) 
  • Frais de carburant (indemnisation des frais au prorata du nombre de kilomètres parcourus)
  • Frais de restauration
  • Frais de logement 
  • Frais de repas. 
  • frais de péage

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Conditions de remboursement des frais professionnels

Afin de bénéficier de ces remboursements de frais, les notes de frais doivent répondre à certaines conditions comme : les dépenses représentées dans les notes de frais doivent être dans le cadre professionnel dans l’intérêt de l’employeur. Ces dépenses doivent répondre à une certaine limite prédéfinie. 

Dans ces pièces justificatives, le salarié doit y joindre ses factures de dépenses. 

Que doit contenir une note de frais ?

Les notes de frais doivent être aussi complètes que possible. En général, ces notes de frais sont sous la forme d’un tableau où figure le nom du salarié, la date de la dépense professionnelle, le montant ainsi que la nature de la dépense. 

Par ailleurs, le remboursement de ces notes de frais sont exonérés de cotisations sociales. Ce qui veut dire, qu’à tout moment, un contrôleur de l’URSSAF peut effectuer les vérifications nécessaires afin d’éviter tout abus. Ces contrôleurs vérifient si les dépenses reste bien dans le cadre d’une activité professionnelle et si  le montant n’excède pas une limite prédéfinie.

En fonction de la dépense, certains documents doivent être joints à la note de frais :

  1. Dans le cas des indemnités de repas, doivent figurer dans la note, le montant du repas, le nom des invités mais aussi le motif de l’invitation.
  2.  Dans le cas des frais de déplacement, doivent figurer, le trajet effectué, le nombre de kilomètres effectués(si forfait kilométrique), le nombre de chevaux du véhicule et la raison du déplacement.
  3. Dans le cas des frais d’hébergement, doivent figurer dans la note de frais, la raison et le lieu de déplacement. À cela doit s’ajouter une pièce justifiant que l’employé s’est déplacé à plus de 50 kilomètres de son domicile et qu’il était dans l’impossibilité de regagner son domicile.

Remarque : l’employeur est obligé de rembourser les notes de frais à son employé. De plus, aucune clause de contrat ne peut exonérer l’employeur de ce devoir. 

En réalité, les notes de frais sont remboursés mensuellement à l’employé. 

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Quelles sont les règles à respecter ?

Pour la prise en charge des frais, il faudra conserver, très soigneusement, tous les justificatifs d’achats :

  • Notes détaillées.
  • Factures.
  • Etc.

Concernant les factures des repas d’affaires, il faudra mentionner, au verso, le nom du client invité, le nom de sa société ainsi que sa fonction.

Enfin, il faut savoir que les dépenses d’hébergement sont recevables à partir du moment où le salarié loge à 50km ou plus du lieu de travail, ou bien plus d’une heure trente en transport en commun.

Frais réels / forfaitaires : Modalités de remboursement

Le salarié est remboursé, avec une présentation d’une note, sur ses frais dans le cas où le contrat de travail prévoit cela. Sinon, si le contrat ne propose aucun remboursement des frais au forfaits, le remboursement se fera sans présentation de note.

Pour récupérer la TVA

La grande majorité des factures qui sont remises à un employeur accompagnées du montant des frais, inclues TVA.

 Pour la déduction d’impôt et ainsi récupérer la TVA, les conditions suivantes sont à respecter.

  1. Toute dépense doit avoir été faite dans l’intérêt de l’entreprise.
  2. L’entreprise est en possession d’une facture originale et conforme à la loi, permettant de justifier de la réalité de la dépense.
  3. La facture devrait indiquer le nom de l’entreprise, et non le nom du salarié, le montant réel à payer.
  4. Il faut que la TVA soit exigible auprès du fournisseur.

Certains frais ne proposent pas de déduction de la TVA, comme par exemple pour les frais de déplacement (train…) ou encore les indemnités kilométriques. Les redressements fiscaux pourraient être évités grâce à une consultation des comptables.

Notes de frais kilométriques : qu’est-ce que c’est ?

Si un employé utilise son véhicule personnel dans le cadre de son emploi, il sera indemnisé par l’entreprise. Cette situation est statuée sur la note de frais en tant que frais kilométriques (ou indemnités kilométriques). Les barèmes de remboursement son échelonnés en fonction des modèles de véhicule. L’administration se base sur la puissance du véhicule pour le calcul. Avec ce barème de frais, les indemnités kilométriques couvrent la majorité des frais afférents au transport : carburant, assurance, entretien du véhicule, usure… 

Cependant, toute dépense de parking ou de péage n’entre pas dans cette catégorie. Elle doit faire l’objet d’une note de frais différente.

Pour un trajet domicile-travail, vous ne pouvez pas utiliser le barème. Sauf dans le cas où le salarié est obligé de se servir de son véhicule personnel pour se rendre au travail.

Gérez facilement vos notes de frais

C’est souvent un casse-tête pour les entreprises que de gérer les frais professionnels, notamment pour les PME / TPE n’ayant pas un comptable assez expérimenté dans leurs équipes.

La gestion comptable des notes de frais simplifiée a bien heureusement des solutions. Imaginez que chacun de vos collaborateur soit autonome dans le remplissage des notes de frais très rapidement (moins de 2 minutes). Des justificatifs sécurisés et vous pourrez ainsi vous débarrasser des divers outils où sont stockés vos factures et tickets divers. Dans ce rêve, le manager et alerté lorsqu’un salarié enregistre une dépense avant de valider / refuser la demande de remboursement ! Des règles de contrôle automatiques vous permettront de comptabiliser les dépenser de façon fiable, avec des collaborateurs rapidement remboursés. Comment ?

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