Tableau de Garde

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Visuels eBrigade V.5.3.0.

En fonction du type d’organisation que vous avez choisi lors de l’installation de votre application eBrigade, vous pouvez avoir accès à la gestion des gardes.

Dans le menu Garde > Tableau de garde, suivez et gérez toutes les gardes enregistrées au sein de votre organisation.

L’onglet Tableau présente toutes les gardes, et permet leur gestion. L’onglet Consignes, quant à lui, affiche tous les messages concernant les gardes. Enfin, l’onglet Répartition permet d’avoir une vision globale de la répartition des heures de gardes pour chaque membre du personnel.

Vous retrouverez un accès rapide au tableau de garde via l’icône correspondante dans la barre de menu en haut de votre page.

Création d’un tableau de garde

En prérequis, paramétrez les types de garde correctement (menu Configuration > Paramétrage > Module > Garde ou bouton Paramétrage sur la page Garde > Tableau Garde).

Pour créer un nouveau tableau, sur la page Garde > Tableau Garde, après avoir sélectionné la section de votre choix, cliquez sur le bouton + Tableau de garde.

Une nouvelle page s’ouvre, dans laquelle vous aller pouvoir renseigner les paramètres du tableau. Ceux-ci sont déjà préremplis, en fonction des informations configurées lors du paramétrage du type de garde.

Vous pouvez néanmoins les modifier.

De plus, cochez si vous souhaitez créer un tableau pour tous les jours du mois. Dans le cas contraire, une nouvelle page s’ouvrira à la sauvegarde du tableau pour que vous sélectionniez les jours à afficher.

Cochez ensuite si vous souhaiter afficher les véhicules, les professionnels de manière automatique, et le personnel disponible en fonction de leurs compétences.

Enfin, complétez le lieu et l’adresse de la garde, pour permettre sa géolocalisation (si cette fonctionnalité a été activée dans la configuration).

Une fois les paramètres sauvegardés, un message de confirmation vous indique que le tableau a été créé.

Tableau

L’onglet Tableau (Garde > Tableau garde) affiche pour chaque jour à qui est attribué les gardes pour les différents postes. Via les menus déroulants, vous avez la possibilité de filtrer certains paramètres :

  • Choisir la section pour laquelle vous souhaiter afficher le tableau de garde,
  • Sélectionner le type de garde (en fonction de votre paramétrage initial),
  • Afficher le tableau en mois ou en semaine,
  • Sélectionner la date (mois et année),
  • Et enfin, choisir un membre du personnel.

De plus, vous avez la possibilité, via un bouton switch, d’afficher les horaires des gardes dans le tableau.

Ensuite, à gauche du bouton Paramétrage, deux icônes permettent d’imprimer le tableau de garde, et d’exporter la liste en fichier Excel.

En haut à droite, deux boutons sont présents :

  • Supprimer, qui permet de vider le tableau de garde,
  • Et + Remplir, permettant de remplir automatiquement les cases vides du tableau avec le personnel disponible.

Enfin, un bouton switch permet d’afficher ou masquer le tableau :

  • Si le tableau est affiché, alors il est visible par le personnel, la modification des disponibilités est bloquée.
  • Si le tableau est masqué, seuls les administrateurs peuvent le voir. C’est le mode par défaut, à conserver jusqu’à ce que le tableau soit terminé.

Gestion des gardes

En cliquant sur une ligne du tableau, la garde du jour s’affiche. Ce clic vous renvoie vers L’onglet Personnel de la fiche activité (cf. documentation correspondante).

Vous pouvez voir les membres du personnel inscrits, les horaires sur lesquelles ils sont engagés, leur fonction, leur équipe et une colonne informations.

Enfin, si vous avez les autorisations nécessaires, vous pouvez désengager une personne en cliquant sur l’icône de poubelle.

Colonne Horaires

Pour chaque personnel, vous pouvez définir les horaires en cliquant sur les horloges. Deux sont présentes. L’une correspond à la partie des gardes de nuit et l’autre à la partie des gardes de jour.

En cliquant sur ces horloges vous avez la possibilité de :

  • Modifier vos horaires de participation à une activité. L’horloge est verte lorsque la personne est présente la totalité de l’activité, orange si elle a modifié ses horaires.
  • Désinscrire la personne d’une partie de la garde, par exemple pour celui qui fait 12h/jour seulement. Vous aurez donc un rond avec une horloge verte et un rond qui apparaîtra vide, signe que la personne ne participe qu’à une partie de la garde (jour ou nuit).
  • Enregistrer une absence excusée ou non.
  • Pour chaque période, vous pouvez cocher la case Astreinte. La personne inscrite aura alors une horloge de bleue au lieu de verte. L’information astreinte sera visible sur le tableau de garde avec le nom de la personne inscrite dans une autre couleur et plus gros que les autres. Les couleurs qui apparaitront seront vert et jaune au lieu de rouge ou noir.

Colonne Fonction et Equipe

Pour chaque membre du personnel, vous pouvez choisir une fonction en cliquant sur choisir fonction :

  • Si la personne n’a pas la compétence requise, une icône d’erreur rouge apparaît à côté de la fonction
  • Les personnes sont classées dans l’ordre des fonctions
  • Si les fonctions ne sont pas enregistrées, le tri est fait dans l’ordre des grades décroissants

Vous avez également la possibilité pour chaque personnel de choisir une équipe, selon le paramétrage que vous aurez effectué dans l’onglet Infos.

Colonne Infos

Pour chaque personne inscrite, vous avez la possibilité de rajouter des commentaires individuels en cliquant sur le carré gris.

Vous pouvez cocher la case “Envoyer un email de rappel la veille de l’activité”, une nouvelle icône apparaîtra à côté de la case grise Infos. Cela vous permettra, comme son nom l’indique, de recevoir un email la veille de l’activité.

De même, vous pouvez ajouter un commentaire pour chaque personne, et enregistrer les kilomètres réalisés en véhicule personnel.

Boutons

  • Bouton switch Compétence : pour chaque personnel, ce bouton permet d’afficher/masquer les compétences, selon un code couleur
    • Vert ou bleu si ces compétences sont valides
    • Orange si elles sont bientôt périmées
    • Rouge si elles sont périmées
  • Le bouton switch Absent permet de montrer les absents
  • Vous pouvez facilement contacter tous les participants à une garde grâce au bouton Message qui vous offre quatre actions possibles :
    • Vous pouvez envoyer un message au personnel inscrit via l’application en cliquant sur Envoyer
    • En cliquant sur Mail, envoyez ce message depuis votre logiciel de messagerie
    • Téléchargez la liste des adresses mail des inscrits au format txt en cliquant sur liste TXT,
    • ou les fiches contact en cliquant sur liste CSV, permettant de les importer dans un groupe de messagerie
  • Enfin, vous pouvez cocher la case Garde en anomalie si la garde présente une anomalie au niveau du personnel. Celle-ci sera alors surlignée dans le tableau de garde pour être signalée.

Ajouter du personnel sur une garde

Ajoutez du personnel sur une garde en cliquant sur le bouton + Personnel dans l’onglet Personnel de la fiche activité de la garde. Vous pouvez, si vous avez les habilitations nécessaires, choisir de rajouter une personne interne à votre organisation, une personne externe ayant déjà une fiche au sein de l’application, ou bien de créer une fiche externe avec inscription immédiate à l’activité. Les externes apparaissent en vert dans la liste des inscrits.

En ajoutant du personnel interne, cette page apparaît. Vous avez la possibilité de cocher la case pour montrer les Sapeurs Pompiers Professionnels (SPP) et/ou pour montrer le personnel indisponible. La page qui s’affiche propose le personnel suivant :

  • Les SPP de la section de garde le jour donné,
  • Si vous cochez la case Montrer le personnel indisponible, vous verrez apparaître dans le tableau le personnel marqué indisponible le jour de la garde, on peut cependant les inscrire quand même.

Vous avez aussi la possibilité d’ajouter du personnel d’autres antennes, par exemple les SPP des autres sections. Il est utile pour vous d’ajouter du personnel externe à votre section en cas de permutations ou gardes SPPV.

Des icônes warning peuvent apparaître : rouge si la personne est inscrite absente le jour sélectionné, orange si elle était déjà de garde la nuit précédente, violet si elle est de garde le lendemain.

Le nombre d’heures de gardes attribuées sur le mois s’affiche pour chaque personne.

De plus, les cases à gauche du tableau permettent d’inscrire du personnel sur les activités. Celle de gauche correspond à l’inscription pour une garde de jour, celle de droite à la garde de nuit. Le personnel inscrit apparaît en vert. Si vous désinscrivez une personne, elle sera surlignée en rouge. Enfin, le personnel déjà engagé sur un autre type de garde est surligné en gris.

En bas du tableau, un compteur indique le nombre de personnes pour la garde de jour et celle de nuit sélectionnées.

Affectations

Pour une garde, vous pouvez déterminer les affectations prévisionnelles du personnel dans les véhicules.

Pour cela, il faut d’abord que vous ayez paramétré la propriété d’affectation pour vos activités. Rendez-vous dans le menu Configuration > Paramétrage > Activité > Type, et cochez la case Affectation pour l’activité garde (cf. documentation correspondante). Une fois cette option paramétrée, un onglet affectation apparaît dans le menu Activité > Liste > Personnel et permet de définir quels personnels doivent armer chaque véhicule.

D’autres conditions sont nécessaires pour déterminer les affectations :

  • Les véhicules et le personnel inscrit doivent d’abord être enregistrés pour que l’onglet apparaisse
  • Des compétences requises peuvent être attachées à chaque rôle dans un véhicule (via le menu Configuration > Paramétrage > Logistique > Véhicule)

Choisissez l’affectation automatique des personnes ayant les compétences requises en cliquant sur le bouton Affecter. (Il vous faut retourner dans le menu Activité > Liste > Personnel > Affectations)

Vous avez également la possibilité d’affecter manuellement les personnes en glissant leur nom dans les différents véhicules.

Un personnel affecté à un véhicule et n’ayant pas la compétence requise verra un point d’exclamation apparaître à côté de son nom.

Vous pouvez par ailleurs voir deux icônes à côté du nom du personnel. Elles servent à savoir si le personnel de garde est disponible de jour (icône soleil), de nuit (icône lune) ou les deux (quand les deux icônes sont présentes).

Enfin, vous avez la possibilité de cliquer sur le bouton Vider. Cela permet de désengager tout le personnel qui aurait déjà été affecté à des véhicules.

Une fois le personnel affecté, vous obtenez ceci. Le personnel disponible uniquement de jour a été affecté dans la colonne Jour. Pareillement pour ceux disponibles la nuit. Enfin, pour les personnes disponibles de jour comme de nuit, ils ont été répartis dans les deux colonnes.

De plus, vous avez la possibilité de vous inscrire à une activité pour intégrer le personnel de garde et pouvoir être affecté à un véhicule. Il vous suffit de cliquer sur le bouton vert en haut à droite S’inscrire.

Enfin, une fois les affectations réalisées, vous pouvez consulter le positionnement des véhicules dans l’onglet Carte de la fiche activité.

Consignes

Ajout d’une consigne

Vous pouvez ajouter des consignes relatives aux gardes via le menu Garde > Tableau de garde > Consignes.

Pour ajouter une consigne, cliquez sur + Message. Une nouvelle page s’affiche, dans laquelle vous pouvez sélectionner le type de message, la durée d’affichage et la section. Renseignez ensuite un objet et une description de votre message. Vous avez également la possibilité d’ajouter une pièce jointe.

De plus, un bouton switch permet recevoir une notification par mail de ce message lorsqu’il sera publié. Une fois terminé, cliquez sur Publier. Celui-ci apparaît sur la page Consignes sous forme de conversation.

Affichage des consignes

L’onglet Consigne sert à transmettre des consignes particulières pour la garde à effectuer. Elles s’affichent sous forme de bulle de conversation, dans lesquelles vous pouvez savoir qui a inscrit le message et quand.

En fonction du type de message, un code couleur est présent : rouge si le message est urgent, bleu s’il s’agit d’un message informatique et turquoise s’il s’agit d’une information.

Enfin, pour vous éviter de chercher une consigne en particulier dans la liste que vous aurez, il vous est possible de trouver un message grâce à une barre de recherche.

Répartition

Dans l’onglet Garde > Tableau de garde > Répartition, vous allez avoir un graphique représentant une vision globale de la répartition des heures de gardes pour chaque membre du personnel.

Ainsi, pour chaque ligne, vous retrouverez la participation par personne des heures gardes durant la période choisie. Vous pouvez filtrer cette répartition en choisissant le secteur ainsi que la date.

Cette répartition se divise en quatre gardes distinctes :

  • Gardes de jour représentées par la couleur jaune
  • Gardes de nuit représentées par la couleur bleu
  • Feux de forêts représentés par la couleur vert
  • et enfin les autres gardes représentés par la couleur turquoise

Vous avez la possibilité de regrouper les gardes de jour et les gardes de nuit en activant le bouton switch (Grouper Gardes J/N).

Enfin, vous pouvez voir le bilan de toutes les heures de garde effectuées de jour comme de nuit en haut de tableau.

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