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Visuels eBrigade V.5.3.0

Liste du personnel

Le menu Personnel > Liste permet de consulter les informations de tout le personnel de votre organisation.

Cette liste est imprimable et téléchargeable en fichier Excel, grâce aux icônes à gauche du bouton Ajouter.

Le haut de page permet d’affiner vos préférences d’affichage. Vous pouvez choisir de faire apparaître les sous-sections ou non. Les menus déroulants vous permettent de sélectionner la section et l’entreprise dont vous souhaitez consulter la liste du personnel.

L’icône bleue déroulante (columns) en haut de la liste offre la possibilité de choisir quels types d’informations personnelles vous souhaitez afficher dans la liste (photo, téléphone, date de naissance, etc..).

A sa gauche, une autre icône permet l’activation de l’affichage en mode carte de visite.

Enfin, en haut à droite, une barre de recherche donne un accès rapide à une fiche particulière en rentrant directement le nom de la personne.

Les deux dernières colonnes de la liste du personnel vous permettent de faire un tri des personnes par leur statut (bénévole, salarié ou externe), ou par l’état de leur compte (actif, archivé ou bloqué).

Lorsque vous cochez un ou plusieurs personnels de la liste via les cases à gauche de leur photo, plusieurs actions sont possibles en bas de page.

Le bouton Envoyer permet d’envoyer un message à ces personnes directement par l’application.

Le bouton Badges génère un fichier PDF contenant le badge des personnes sélectionnées.

Enfin, le bouton Télécharger permet d’enregistrer un fichier .txt listant les adresses emails des personnes.

Ajout de personnel

Selon votre niveau d’habilitation, vous avez la possibilité d’ajouter des personnels.

Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de votre page.

Une nouvelle page s’ouvre alors, dans laquelle vous renseignez les informations obligatoires afin d’éditer une nouvelle fiche de personnel.

C’est ici que vous déterminerez le grade de la personne, son statut au sein de l’organisation, son identifiant, ses droits d’accès.

Une fois les informations saisies et la fiche sauvegardée, il sera toujours possible de l’éditer, et la personne dont l’espace viendra d’être créé pourra remplir elle-même le reste de ses informations personnelles.

Pour comprendre en détail les fonctionnalités des fiches de personnels, nous vous invitons à consulter l’article de documentation correspondant (fiche Espace Personnel).

Personnel externe

Lorsque vous accueillez au sein de votre organisation des personnes de manière ponctuelle, il est possible de leur créer une fiche. Vous devez pour cela avoir les droits d’accès nécessaires.

Ainsi, choisissez le statut Personnel externe lors de la création d’une fiche. Lorsque cette option est sélectionnée, seuls deux types de droits d’accès sont accessibles à ce personnel. L’Accès interdit, qui permet de créer une fiche mais ne permet pas à la personne de se connecter à l’application. Et le droit d’accès Externe, qui créera un espace personnel avec identifiants. Ce droit d’accès permet à la personne de se connecter et de consulter les activités, mais sans pouvoir modifier quoi que ce soit.

Gestion des doublons

Lorsque la gestion du personnel externe est activée, une fonctionnalité permet de nettoyer les doublons, en fusionnant les fiches.

Vous pouvez retrouver les doublons existants en utilisant la fonction Reporting du menu Statistique. Sélectionnez le rapport Liste des homonymes (nom, prénom) ou Liste des fiches personnel en double (nom, prénom, date de naissance).

S’affiche alors le récapitulatif des personnes ayant plusieurs fiches.

Lorsque vous vous rendez sur la fiche personnelle d’une personne ayant des homonymes, une ligne “Homonymes” apparaît alors dans l’onglet Informations du menu personnel. Le chiffre indique indique le nombre de fiche ayant les mêmes noms et prénoms.

En cliquant sur le chiffre, une nouvelle fenêtre s’ouvre. C’est en cliquant sur la flèche Actions que vous allez pouvoir fusionner les fiches en doublon.

Cette page propose de déplacer de la fiche doublon vers la fiche actuellement ouverte les compétences, les formations (avec les numéros de diplômes) et les participations.

Elle permet également de clôturer la fiche doublon (passer en ancien), mais aussi de la supprimer à l’issue de la fusion, pour les personnes ayant les habilitations nécessaires.

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