Espace Personnel

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Visuels eBrigade V.5.3.0

Votre espace personnel, auquel vous accédez par le menu déroulant en haut à droite de votre page, vous permet de consulter et gérer les données vous concernant.

Fiche Personnelle

En cliquant sur Ma fiche, accédez à votre fiche personnelle (également accessible par un widget sur la page d’accueil). Celle-ci se découpe en plusieurs parties, sous forme d’onglets et d’icônes. En fonction de votre choix de type d’organisation, tous n’apparaitront peut-être pas. De même, selon votre niveau d’habilitation (menu Configuration > Habilitations), tout ne vous sera pas forcément accessible ou modifiable.

Information

L’onglet Information regroupe toutes vos informations personnelles.

C’est ici que vous, ou la personne habilitée, pouvez renseigner votre statut, bénévole ou salarié. Si vous êtes salarié, vous pouvez alors préciser la nature du contrat ainsi que ses détails (heures à effectuer, nombre de CP,..) en suivant le lien.

Choisissez votre section de rattachement (Affectation). Définissez vos droits d’accès.

Précisez vos identifiants de contact sur les réseaux tels que Skype ou Whatsapp.

Enfin, renseignez si besoin les informations concernant votre licence, une personne à prévenir en cas d’urgence.

Cotisation

L’onglet Cotisation vous permet de consulter le montant de votre cotisation annuelle, ainsi que le montant restant à payer. Il vous donne par ailleurs une vision d’ensemble des opérations effectuées pour votre profil concernant les cotisations.

C’est également ici que vous pourrez renseigner vos coordonnées bancaires et votre moyen de paiement.

Enfin, si vous avez les habilitations de gestion nécessaires, c’est via cette page que vous pourrez gérer les paiements, remboursements et rejets de cotisations (cf. fiche Cotisations).

Compétence

L’onglet Compétence vous permet de consulter toutes les compétences en votre possession. Il se divise en deux sous-onglets, Liste et Formations.

Liste

Le sous-onglet Liste permet de faire un état des lieux de toutes les compétences que vous possédez.

Vos compétences principales s’affichent en vert, les secondaires en violet. La date d’expiration est également affichée pour les compétences ayant une validité limitée.

Si vous avez les habilitations nécessaires, vous pouvez modifier les compétences en cliquant sur le bouton Modifier.

Formation

Le sous-onglet Formation recense toutes les formations auxquelles vous avez participé. Il s’actualise automatiquement lorsque les personnes habilitées renseignent les informations de formation (cf. fiche Activité de formation).

Vous pouvez télécharger l’attestation de formation en cliquant sur l’icône de la colonne Info.

Avec les habilitations correspondantes, vous pouvez modifier vous-mêmes ces données. Enfin, il est possible de télécharger la liste de vos formations suivies au format Excel en cliquant sur l’icône en haut à droite.

Participation

L’onglet Participation fait un état des lieux de toutes vos participations à des activités. Sont affichées les activités passées, grisées, mais aussi celles en cours ou à venir. Accédez à leur fiche en cliquant sur leur intitulé.

Vous avez la possibilité de filtrer par type d’activité, et de télécharger le calendrier de vos participations pour le rajouter à votre gestionnaire de calendrier personnel, via l’icône correspondante à droite. Une deuxième icône permet de télécharger le calendrier de vos participations en document Excel.

Dotation

L’onglet Dotation répertorie tout le matériel qui vous a été attribué par le personnel ayant les habilitations de gestion du matériel, il peut s’agir aussi bien des animaux, des véhicules, du matériel que des tenues. Cette attribution s’effectue dans les paramétrages de votre application, ou directement sur la fiche personnelle pour les tenues.

En fonction de vos autorisations, vous aurez un accès pour modifier les informations renseignées.

Document

Via l’onglet Document, vous pouvez vous créer votre bibliothèque personnelle en téléchargeant des fichiers de votre ordinateur. Certains documents seront intégrés automatiquement à votre adhésion ou en fonction des opérations que vous effectuez.

Lorsque vous cliquez pour ajouter un fichier, un message vous suggère la possibilité de télécharger un fichier de signature. Il pourra ainsi être intégré aux documents que vous génèrerez, tels que les notes de frais.

Note de frais

L’onglet Note de frais est effectif lorsque la fonctionnalité a été activée dans les paramètres de votre application. Elle va vous permettre de vous faire rembourser certains frais avancés pour le compte de votre organisation, ou en lien avec celle-ci.

Cliquez sur le bouton + Note de frais pour créer une nouvelle note de frais. Renseignez les éléments demandés. Vous pouvez choisir d’adresser cette note au niveau national ou départemental.

Une fois les champs remplis, lorsque vous cliquez sur Sauvegarder, l’ajout de justificatifs sera alors possible.

L’onglet Note répertorie alors toutes vos notes de frais. Vous pouvez en consulter le statut. Une note dont toutes les informations n’auraient pas été renseignées est quand même sauvegardée, avec le statut « En cours ». Vous pouvez alors la modifier, de même que lorsqu’elle est rejetée. Pour la soumettre, cliquez sur Envoyer dans la fiche de la note.

Les personnes ayant les autorisations nécessaires peuvent accéder à toutes les notes de frais en cours, et en changer leur statut. Il est également possible d’imprimer la note ou de la télécharger au format PDF.

Enfin, vous pouvez également saisir une nouvelle note de frais en lien avec une activité à laquelle vous avez participé, directement dans l’onglet Notes de frais de l’activité concernée.

Durée Travail

Lorsque vous êtes un personnel salarié, la gestion de vos horaires se fait de deux manières. Tout d’abord, une icône en haut à droite de votre écran, à côté de votre menu personnel déroulant, vous permet de pointer et dépointer. Pointez lorsque vous arrivez sur votre lieu de travail et après votre déjeuner, dépointez lorsque vous quittez votre poste de travail le midi et le soir.

Ce système de pointage va permettre le remplissage automatique de votre grille horaire. En cliquant sur l’horloge, accédez à la page de saisie des horaires de la semaine en cours.

En fonction de vos pointages de la semaine, votre temps travaillé est calculé automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier manuellement ces horaires.

Une fois les bons horaires rentrés, enregistrez-les. Puis, soumettez-les à validation par les personnes ayant les habilitations correspondantes, en changeant le statut de votre fiche, de « Saisie en cours » à « A valider ».

Une fois le statut passé en « A valider », vous ne pouvez plus modifier les horaires rentrés sur la semaine.

Vous pouvez par ailleurs naviguer entre vos semaines travaillées via le menu déroulant.

En fonction de vos habilitations, vous avez aussi la possibilité de consulter, modifier, valider ou rejeter les horaires des différents personnels, en sélectionnant leur nom via le menu déroulant.

En cliquant sur Liste, accédez en un coup d’œil à la liste de tous vos horaires saisis, par semaine ou par jour, ainsi qu’à leur statut.

Disponibilité

L’onglet Disponibilité va vous permettre de renseigner vos disponibilités pour le mois en cours, et les suivants. Vous trouverez également un accès rapide à cette fonctionnalité via l’icône correspondante (la première), dans la barre de menu en haut de votre page.

Chaque journée se découpe en quatre créneaux de disponibilité : matin, après-midi, soir, nuit.

Pour un mois donné, cochez sur chaque jour les créneaux où vous êtes libre. Vous pouvez recliquer sur la case pour la décocher en cas d’erreur.

En haut du calendrier, un système de coche rapide est à votre disposition, si par exemple vous êtes disponible un même créneau durant tout le mois.

Les jours où vous vous êtes signalés absent apparaissent sur un fond de couleur différente.

Vous pouvez accéder au décompte du total de vos saisies en haut à droite du calendrier, et rédiger un commentaire pour le mois choisi.

Enfin, n’oubliez pas de valider votre saisie mois par mois pour sauvegarder vos disponibilités.

Attention : le fait de vous renseigner « disponible » n’influe pas sur votre inscription à une activité donnée. Lorsque vous voulez participer à une activité, vous devez impérativement procéder à votre inscription sur la page de celle-ci (menu Activité > Liste).

Par ailleurs, pour les personnes ayant les droits d’administrateur, vous pouvez également renseigner les disponibilités de l’ensemble du personnel. Vous devez pour cela vous rendre sur les fiches personnelles de chacun.

Calendrier

L’onglet Calendrier, vous donne accès au planning de toutes les activités auxquelles vous êtes inscrit.

Il recense également les jours où vous avez déclaré être absent, ainsi que vos horaires de pointage si vous êtes salarié.

En cliquant sur une activité programmée, vous accédez directement à la fiche activité, avec toutes les informations nécessaires.

De même, vous pouvez accéder aux fiches de pointage et d’absence en cliquant sur les lignes correspondantes.

Choisissez vos préférences d’affichage en sélectionnant un calendrier journalier, hebdomadaire ou mensuel.

Enfin, vous retrouverez un accès rapide à votre calendrier personnel via l’icône correspondante (deuxième icône), dans la barre de menu en haut de votre page.

Absence

Cet onglet regroupe toutes vos absences. Vous pouvez consulter la date, la durée de l’absence, la section, l’état de la demande (si l’absence a été validée ou non) ainsi qu’un commentaire.

Vous pouvez également saisir une nouvelle absence avec la raison, la date de début et de fin ainsi que la section à laquelle vous appartenez. Pour plus d’informations sur la gestion de vos absences, consultez la documentation correspondante.

Historique

L’onglet Historique permet de répertorier les actions menées par chacun. Grâce au menu déroulant vous pouvez choisir différents types d’action (par exemple : ajout d’une fiche personnelle, ajout cotisation, modification de mot de passe…).

Icônes

Différentes icônes sont présentes sous votre nom, sur votre fiche personnelle.

La première icône vous permet de consulter votre agenda.

Vous pouvez imprimer votre fiche profil via l’icône correspondante, ainsi que télécharger votre carte de visite en fichier vCard.

Une icône d’engrenage vous donne accès à vos préférences, menu détaillé ci-après.

En cliquant sur l’icône avec une clé, vous allez pouvoir obtenir un nouveau mot de passe généré automatiquement avec l’identifiant de connexion via votre adresse mail.

Enfin, un QR code apparaît de manière facultative, pour les organisations associatives.

QR code

Lorsque vous cliquez sur l’icône QR code, celui-ci s’affiche. Il contient vos informations personnelles: nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse, email, téléphone et section d’appartenance.

Le QR Code est principalement utilisé sur les postes de secours avec de nombreux secouristes, permettant un contrôle rapide des personnels présents par les responsables.

Il nécessite l’installation d’une application de lecture (telle que Quickscan) sur smartphone pour pouvoir être utilisé.

Mot de passe

Le menu Mot de passe de votre espace personnel vous permet la gestion de votre mot de passe.

Celui-ci doit contenir au moins 8 caractères, des chiffres, et il est recommandé d’y mettre des lettres majuscules.

Mes préférences

Le menu Mes Préférences permet en trois onglets de définir vos préférences d’affichage de l’application.

L’onglet Préférences vous permet d’activer ou non l’affichage des icônes de raccourcis dans la barre de menu du haut de page, de choisir votre section favorite, etc..

L’onglet Widget est dédié à la gestion des widgets de la page d’accueil, en choisissant ceux que vous voulez voir apparaître.

Enfin, l’onglet Notifications va vous servir à déterminer pour quels types d’activité vous souhaitez être avertis par email. Par exemple lors de la modification de données personnelles sur une fiche, lors de demandes de validation d’horaires travaillés, lors de la création d’une activité…

Ma section

Le menu Ma section permet d’accéder en un clic aux informations générales de votre section, aux rôles et permissions de l’organigramme qui y sont affectés, aux informations de cotisation (cf. fiche Organisation > Section).

Déconnexion

Enfin, un menu Déconnexion vous permet de quitter l’application.

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