Cotisations

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Visuels eBrigade V.5.3.0

Le menu Personnel > Cotisations permet de gérer les cotisations du personnel de votre organisation, ainsi que les prélèvements et virements qui lui sont rattachés. Vous devez pour cela avoir les permissions nécessaires au niveau des habilitations. En dehors de cette permission, chaque utilisateur pourra néanmoins consulter ses informations de cotisations.

De plus, pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité, deux prérequis sont nécessaires. Tout d’abord, activez la gestion des cotisations dans le menu Modules. C’est elle qui permettra l’affichage de ce menu et des onglets Cotisation dans les fiches du personnel. Activez également le paramètre Compte bancaire dans le menu Configuration > Général > Fonctionnalités. Il autorise ainsi le renseignement des coordonnées bancaires des utilisateurs. Cela permettra l’utilisation des fonctions de prélèvement et de virement.

Paramétrage des cotisations

Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité, définissez au préalable un montant annuel de cotisation au niveau le plus élevé de l’organigramme, via le menu Organisation > Sections, onglet Cotisation (cf. fiche correspondante).

Un montant différent peut être paramétré pour chaque sous-section, si votre organisation en comprend.

Une modification du montant de la cotisation annuelle au niveau le plus élevé de l’organigramme entrainera l’actualisation du montant pour toutes les sous-sections partageant la même cotisation.

Cotisations

L’onglet Cotisations du menu Personnel > Cotisations vous permet de visualiser et de saisir les cotisations pour un ensemble de personnes. Le chiffre attenant vous donne le nombre de cotisations enregistrées pour la section choisie.

Vous pouvez activer l’affichage du personnel des sous-sections et des anciens membres (archivés) via les boutons switchs.

De plus, par les menus déroulants, filtrez le personnel selon leur section, la période que vous souhaitez consulter, ou le type de paiement. Si l’option Compte bancaire n’est pas activée, le mode de paiement du personnel sera par chèque par défaut.

Vous avez également la possibilité de filtrer les personnes en fonction de si elles ont déjà payé leur cotisation ou non.

Pour valider un nouveau paiement de cotisation, cochez le bouton switch Payé de la personne correspondante. Le nombre de nouveaux paiements enregistrés s’actualise alors. Une fois tous les nouveaux paiements cochés, sauvegardez.

Lorsqu’une personne n’a pas encore payé, le montant proposé est affiché en gris. Si vous cochez la case il apparaît en vert, en rouge si vous la décochez.

La date de paiement se remplit automatiquement à la date du jour lorsque vous cochez Payé.

Pour chaque personne, les dates d’entrée et de sortie dans l’organisation sont affichées. Si elle n’est présente qu’une partie de l’année, le montant proposé pour sa cotisation annuelle est ajusté au prorata de sa présence.

Enfin, lorsque vous sauvegardez de nouveaux paiements de cotisations, un message de confirmation apparaît, récapitulant le montant global réglé.

A savoir : Il est possible de consulter les rapports concernant le règlement des cotisations dans le menu Statistique > Reporting, en sélectionnant la catégorie correspondante (cotisations adhérents).

Cotisation individuelle

Dans la liste des cotisations, lorsque vous cliquez sur la ligne d’une personne, vous êtes redirigés vers l’onglet Cotisation de sa fiche personnelle.

Cet onglet vous permet de consulter le montant annuel de la cotisation s’appliquant à cette personne, son type de paiement et ses coordonnées bancaires.

Il vous donne aussi accès à l’historique de tous les paiements, remboursements et rejets enregistrés.

Par les boutons en haut à droite, ajoutez de nouveaux paiements.

Renseignez le type de règlement, la date et le montant payé. Il vous sera possible d’éditer ou de supprimer par la suite ces paiements en cliquant sur les icônes correspondantes dans la liste.

Un bouton Remboursement permet quant à lui d’ajouter des montants que votre organisation aurait reversés au personnel.

Enfin, un bouton Rejet va vous permettre de renseigner des défauts de paiement, comme un chèque rejeté par exemple.

En premier lieu, précisez les informations du rejet et sauvegardez la fiche. Une fois le rejet régularisé, vous pourrez l’éditer en remplissant la partie régularisation.

Prélèvements

Lorsque la configuration Compte bancaire est activée, vous pouvez gérer le règlement des cotisations par prélèvement bancaire dans l’onglet Prélèvements du menu Personnel > Cotisations.

Le chiffre attenant au nom de l’onglet indique le nombre total de personnes ayant comme moyen de paiement le prélèvement, pour la section choisie.

Les menus déroulants vous permettent quant à eux de sélectionner la section et la période pour lesquelles vous souhaitez gérer les prélèvements.

Enfin, la page vous indique le nombre de cotisations par prélèvement restant à régler. Déterminez la date à laquelle vous souhaitez effectuer l’opération, et sauvegardez. Un message de confirmation s’affichera alors.

Virements

Pour terminer, l’onglet Virements vous permet de consulter la liste de tous les remboursements par virements qui ont été effectués.

Il vous est possible de filtrer la section, le compte et la période pour lesquels vous souhaitez afficher les remboursements.

Enfin, lorsque vous cliquez sur le nom de la personne, vous êtes renvoyés vers l’onglet Cotisation de sa fiche personnelle.

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