Ajout nouvelle activité

< Retour

Visuels eBrigade V.5.3.0

Création d’une activité

Dans le menu Activité > Liste, cliquez sur le bouton en haut à droite + Activité pour créer une nouvelle activité. Renseignez toutes les informations sur celle-ci dans les différents blocs.

Ajout d’une activité

Tout d’abord, choisissez le type d’activité dans la liste déroulante. En fonction du paramétrage des types d’activités (dans le menu Configuration), certaines options peuvent apparaître, comme ici la possibilité de créer une colonne de renfort.

Organisation par : section organisatrice de l’activité.

Libellé : correspond au nom de votre activité.

Adresse exacte : le fait de renseigner l’adresse exacte de l’activité permettre de sa géolocalisation (si ce paramètre est activé dans la configuration).

Date et horaires : si votre activité se déroule en une partie, renseignez ces champs. Vous avez également la possibilité, en cliquant sur le + vert, de rajouter des créneaux pour des activités qui se dérouleraient en discontinu.

Commentaires : le texte renseigné dans la case Commentaires apparaîtra sur la fiche de l’activité.

Personnel

Si vous cochez la case Inscriptions fermées la clôture sera effective dès la création de l’activité.

Nombre maximum d’inscrits : concerne le nombre de personnes requises pour l’activité. Il sera néanmoins possible de s’inscrire en surplus, puis de déterminer par la suite quelles personnes pourront participer.

Vous avez également la possibilité de dédier un groupe WhatsApp à cette activité. Il faudra que celui-ci ait été créé au préalable dans l’application dédiée.

Consignes : enfin, vous pourrez renseigner du texte dans la case Consignes. Il sera visible sur l’ordre de mission généré lors de la clôture des inscriptions d’une activité.

Conférence

Vous avez la possibilité de créer une conférence web pour cette occasion. Pour cela, elle devra être créée au préalable sur le site correspondant. De plus, un code d’accès à la conférence peut être donné, visible uniquement par le créateur de l’activité et les personnes inscrites.

Organisateur

Ensuite, renseignez si votre activité est effectuée pour le compte d’un client enregistré dans votre base de données, et les coordonnées d’un éventuel contact sur place.

Statut

Visible de l’extérieur : si vous cochez cette case, votre activité pourra être vue par lien externe (sur un site internet par exemple). Une case Commentaire extérieur apparaît alors, permettant à ces commentaires d’être vus depuis un site externe.

Ouvert aux autres départements : en cochant cette option, vous permettez aux responsables d’autres départements ou sections d’inscrire une personne sur l’activité.

Renforts possibles : en activant cette option, cela permet aux autres départements ou sections de créer une activité de renfort.

Clôturer automatiquement : enfin, vous pouvez choisir la clôture automatique des inscriptions du personnel, quelques heures ou jours avant le début de l’activité.

Pour finir, une fois le formulaire d’ajout renseigné et votre activité créée, de nouveaux onglets et de nouvelles icônes apparaissent. En fonction du type d’activité choisi et de son paramétrage, le nombre d’onglets pourra varier. Tous ne seront pas forcément présents. Retrouvez le détail de ces onglets dans les fiches suivantes.

Edition/Modification d’une activité

Vous pourrez à tout moment modifier les informations de votre activité. Pour cela, cliquez sur Modifier dans l’onglet Information de la fiche créée.

De plus, de nouvelles options apparaissent lorsque vous modifiez votre activité. Par exemple, un bouton switch Activité annulée apparaît dans le bloc Statut. Si vous le cochez, vous devrez obligatoirement renseigner un motif d’annulation.

Par ailleurs, un bloc Notifications apparaît, permettant de gérer les emails envoyés lors de l’ouverture ou de la clôture de l’activité.

Convention

Enfin, en fonction du paramétrage de votre activité, vous pourrez renseigner les informations relatives à une convention. Celles-ci se trouvent dans le bloc Conférence.

Précisez des horaires spécifiques, renseignez le représentant légal de la convention.

De plus, d’autres informations peuvent être complétées concernant les véhicules présents, les moyens d’installation, les repas.

Vous avez également la possibilité d’enregistrer des clauses particulières.

Par ailleurs, certains éléments de la convention générée proviennent du paramétrage de votre organisation, ou de la section organisatrice.

En effet, vous pourrez imprimer la convention au format PDF via l’onglet Documents de l’activité. Pour que les informations soient complètes, les renseignements de votre section auront du être complétés. Dans l’onglet Informations du menu Sections, définissez l’identité de l’association avec adresse, mail et numéros de téléphone. Et dans l’onglet Paramétrage de ce même menu, choisissez les paramètres du papier à en-tête et la signature scannée du courrier.

Enfin, sachez qu’il est possible de définir le plan de la convention et tous les blocs de texte qui s’affichent par défaut. Pour cela, personnalisez le fichier config_doc.php directement sur le serveur où est hébergé l’application.

Suivant Icônes
Contenu