Notes Frais

< Retour

Création note de frais

  • Si la fonctionnalité cotisations est activée, alors les notes de frais peuvent être utilisées.
  • Chaque utilisateur (sauf externe) peut créer des notes de frais pour lui même, si il a la permission n°11
  • Avec la permission n°53, on peut en plus créer des notes de frais pour les autres personnes de son département ou antenne
  • Méthode 1: Depuis la page événement, à condition d’être inscrit, si l’événement est clôturé, chaque participant peut cliquer sur le bouton Note de frais
  • Méthode 2: Cliquer sur l’onglet Notes, puis bouton Ajouter de la fiche personnel. Dans ce cas, il n’y aura pas de lien automatique avec un événement.

Visualiser et modifier les notes de frais

  • Les notes de frais de chaque personne apparaissent dans l’onglet Note de la fiche personnel.
  • En cliquant sur le numéro de la note de frais, on peut la voir et éventuellement l’éditer
  • Depuis la page événement, si on est inscrit, on peut aussi clique sur le bouton Note de frais qui ouvrira directement la page suivante.
    • Dans ce cas, les informations date, lieu, type de note sont automatiquement renseignés
    • Si il y a des kilomètres en véhicule personnel renseignés, alors un ligne frais kilométrique s’affiche directement en reprenant le chiffre saisi.
  • Si on coche la case Note de frais Nationale, alors le circuit de validation sera différent.
    • Les personnes ayant la permission n°53 au niveau le plus haut de l’organigramme seront notifiées
    • Elles seules pourront alors modifier le statut de la note de frais
  • Il est recommandé d’&ttacher des justificatifs (factures, reçus) aux note de frais. Dans cet exemple 2 fichiers ont été joints.
  • On peut exporter au format PDF imprimer la note de frais
  • Pour que les signatures apparaîssent, elles doivent être enregistrées sur chaque fiche personnel concernée sous forme d’un fichier signature.png ou signature.jpg

validation, remboursement des notes de frais

  • chacun peut créer ses propres notes de frais, mais on ne peut changer le statut soi même.
  • Une personne ayant la permission n°53 a accès aux boutons d’actions pour changer le statut de la note qui peut être
    • En cours de création
    • Attente de validation
    • Rejeté
    • Annulé
    • Validé
    • Validé 2 fois
    • Remboursé
  • lorsque le statut est différent de “En cours de création” ou “Rejeté”, alors le bénéficiaire ne peut plus modifier la note de frais.
  • Des documents (justificatifs) peuvent être attachés à chaque note de frais.
  • Dans le cas des frais kilométriques, en renseignant la quantité, alors le montant est calculé automatiquement.
  • En changeant le statut de la note à Remboursée, on peut automatiquement générer un enregistrement de remboursement pour la note de frais.
  • Le montant, la date et le commentaire sont automatiquement renseignés, il reste juste le type de paiement à renseigner.
  • Alors on voit un nouvel enregistrement de remboursement, sur l’onglet cotisations.
  • Les différents champs de la note ne sont plus modifiables dès qu’elle a été envoyée pour validation

Reporting

  • Plusieurs reportings sont disponibles, montrent les notes de frais en fonction de leur statut
Précédent Horaires
Suivant Rejets
Contenu