Fiche évènement

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Ajout d’un événement

Complétez le formulaire pour créer un nouvel événement.

  • Type d’événement (Liste déroulante paramétrable, dans le cadre d’un DPS l’onglet dispositif inter-associatif apparait)
  • Organisation par : Qui gère l’évènement
  • Libellé : le titre de l’événement
  • Lieu :
  • Nombre de personnes : requises pour l’évènement
  • Ouvert aux autres département : Si coché : permet aux responsables des autres département d’inscrire une personne sur l’événement.
  • Renforts possibles : Si coché : permet aux autres départements, de créer un événement renfort
  • Heure et date de début et heure fin (en cliquant sur le petit symbole + de couleur vert, vous pouvez ajouter plusieurs dates au même évènement si celui-ci se déroule sur plusieurs jours. Exemple pour les évènements formations).
  • Durée effective : combien d’heures d’activité réelle, heures qui apparaitrons dans les statistiques
  • Inscriptions fermées : Si vous cocher l’onglet celui-ci fermera les inscriptions à l’évènement.
  • Evènement annulé : si vous cocher l’onglet vous allez annuler l’évènement créer. Vous devez obligatoirement préciser le motif d’annulation de l’évènement dans la case “pourquoi?”
  • Visible de l’extérieur : si vous cocher l’onglet votre évènement pourra être vu par liens externe (sur un site internet par exemple)
  • Adresse exacte avec code postal : inscrivez l’adresse exact de l’évènement afin de pouvoir le situé directement par google maps en cliquant sur l’icone.
  • Commentaire :Inscrivez les commentaires éventuels concernant l’évènement.
  • Commentaires extérieur : les commentaires éventuels pourront être vu depuis un site externe.
  • Responsable : Personne a contacter pour plus d’information, ou personne responsable de la bonne gestion de l’événement (nota : le responsable peut modifier l’évènement)
  • Pour le compte de : Inscrivez pour quelle entreprise externe vous réalisé l’évènement
  • Contact sur place : inscrivez le nom du contact sur place.
  • Tél du contact sur place : Inscrivez le numéro de téléphone du contact sur place.
  • N° convention : Inscrivez le numéro de la convention signée si il s’agit d’un DPS (obligatoire)

Consultation d’un événement

Une fois le formulaire d’ajout renseigné, de nouveaux onglet apparaissent : 

Informations

Reprend en lecture seule les informations générales de l’événement (cf. ajout document)

En haut à droite (selon vos droits d’accès) : 

  • Carte de localisation
  • Historique des modifications
  • Dimensionnement DPS
  • Gestion Financière (Facturation)
  • Export vers excel
  • Imprimer
  • Export au format ical (.ics)
  • Photos des participants
  • Retour liste des événements


Boutons en bas au centre (selon vos droits d’accès) :

  • Retour :
  • Modifier :
  • Dupliquer :
  • Supprimer :
  • Clôturer :
  • Ouvrir :

Personnel inscrit

Vous pouvez activer l’envoi d’un email de rappel en cliquant sur le carré blanc “infos” face à votre inscription.

Ensuite cocher la case pour vous envoyer un email de rappel la veille à 16h30.

Véhicules engagés

Liste des véhicules 

Matériel engagés

Liste des matériels 

Equipes

On peut définir sur chaque événement (ou renfort) des équipes, puis affecter le personnel inscrit sur ces équipes.

Voici un exemple:

Cliquer sur la nouvelle icône Equipes.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre, qui permet d’ajouter, modifier ou supprimer des équipes. Le nombre indique combien de personnes ont été affectées à chaque équipe.

Puis sur l’onglet personnel on peut maintenant affecter le personnel à une des équipes définies.

Documents générés

  • Différents documents PDF sont automatiquement générés, selon le type d’événement

Créer un renfort

  • Cliquez sur l’onglet renfort 
  • Remplir les commentaires éventuels pour la section ou la sous section puis cliquez sur sauver.
  • Le renfort est ensuite créé sur l’événement principal.
  • Si les horaires de l’évènement principal sont modifiés ceux-ci le seront également sur les renforts.

Vous pouvez modifier individuellement les horaires d’un renfort sans avoir à changer ceux de l’évènement principal.

  • Il est aussi possible de créer un renfort par antenne

Ajout evenement formation

  • Cette section décrit la création d’un événement de type formation
  • Lors de la création, on peut choisir:
    • le nombre de places de stagiaires
    • le tarif de la formation par stagiaire, ce qui permettra de leur imprimer des factures individuelles
  • Lorsque l’événement est créé, on peut définir sur le premier onglet:
    • Pour quelle compétence les stagiaires vont être formés ( PSC1, PSE2, SST, …)
    • La compétence doit avoir été créée en prérequis dans el menu paramétrage / compétences
    • Le type de formation (initiale/diplôme, complémentaire, continue, prérequis à une formation)
    • SI il s’agit d’une formation initiale et que la compétence inclut des diplômes, il sera possible d’imprimer les diplômes de chaque stagiaires à l’issue de la formation.
  • Lorsque tous les stagiaires et instructeurs sont inscrits, cliquer sur le bouton “clôturer”.
  • Il ne sera plus possible d’inscrire d’aures personnes et les coduments seront générés

En cliquant dans l’onglet formation/diplômes vous pouvez imprimer des attestations provisoires pour vos stagiaires.

Évènement réunion

En cliquant dans l’onglet Compte rendu, vous pouvez saisir jusqu’a 3000 caractères par phrase. puis cliquez sur sauver pour bénéficier à nouveau de 3000 caractères. En fin de réunion vous pouvez imprimer le compte rendu en cliquant sur l’onglet Pdf.

Facturation individuelle par stagiaire

C’est une fonction indépendante de la facture classique pour l’organisateur (cas des formations pour une entreprise). Sur la fiche des événements formations, on peut maintenant saisir le tarif de la formation par stagiaire. Si ce champ est renseigné, alors un nouvel onglet apparaît. Dans cet onglet, on peut modifier le montant de chaque personne, et indiquer si la facture a été payée. De plus on peut imprimer la facture de chaque personne. Dans l’onglet documents, un lien a aussi été ajouté permettant d’imprimer d’un coup toutes les factures de l’évènement. Les personnes qui ont le droit de modifier l’événement on accès à ces nouvelles fonctions.

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