Cotisations

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Activation des fonctionnalités

Dans la page configuration, modifiable par l’administrateur, 2 paramètres conditionnent l’utilisation de la fonctionnalité

  • Cotisations : active les onglets cotisations sur les fiches personnels
  • bank_accounts : permet en plus d’enregistrer les comptes bancaires (RIBs) des utilisateurs pour paiement par prélèvement

Une permission spécifique a été ajoutée dans la page habilitation

  • N°53 – Gestion des cotisations : permet de visualiser et saisir les cotisations
  • Chaque utilisateur peut au moins voir ses informations de cotisations.

Paramétrage des montants de cotisations

  • Pour pouvoir utiliser la fonctionnalité des cotisations, un montant annuel de cotisation doit être défini au niveau le plus élevé de l’organigramme.
  • Mais un paramétrage spécifique peut être ajouté au niveau départemental, qui s’appliquera à la place du montant défini au niveau national.
  • Paramétrage sur la fiche section au niveau le plus élevé
  • Paramétrage sur la fiche section au niveau du département
    • Le paramétrage est facultatif pour le département.
    • On peut choisir de mettre le même montant que au niveau national en cochant la case. En cas de modification du montant national, le montant départemental sera automatiquement modifié.

Visualisation des cotisations pour une personne

  • L’onglet Cotisations sur la fiche personnel, permet de visualiser l’historique des cotisations payées
  • L’icône sur l’onglet représente un symbole euro si les cotisations sont à jour.
  • L’icône représente un point d’exclamation rouge si il y a des rejets non régularisés, ou si il n’y a pas eu de paiement pour l’année en cours.
  • On peut ajouter un paiement en cliquant sur “Ajouter paiement”
  • On peut ajouter un rejet en cliquant sur “Ajouter rejet”, par exemple chéque rejeté.
  • Lorsqu’un rejet est régularisé, il faut modifier l’information de ce rejet.
  • On peut modifier un paiement ou rejet en cliquant sur l’icône “modifier”, et supprimer un enregistrement avec l’icône “poubelle”
  • L’ensemble des paiements, rejets et rejets régularisés peuvent être visualisés

Saisie multiple des cotisations

Sur la page Cotisations, on peut visualiser et saisir des cotisations pour un ensemble de personnes.

Visualisation globale: pour voir qui a payé et qui n’a pas payé

  • le menu type de paiement permet de filtrer le personnel selon leur mode paiement préféré.
  • Dans le cas ou la configuration “bank_accounts” est désactivée, alors le mode de paiement préféré est “chèque” pour tous les membres.
  • les champs période et année de cotisation permettent de sélectionner le mois, le trimestre, le semestre ou l’année complète.

Visualisation “pas payé”

  • Une case à cocher permet de tout sélectionner.
  • Attention, seules les lignes affichées sont concernées. Pour traiter l’ensemble du personnel, il faut cliquer “All”
  • Lorsque des cases “Payé” ou la case “Tout cocher” on été cochées, alors le nombre de “Nouveaux paiements enregistrés” se met à jour.
  • si une personne n’a pas encore payé, le montant proposé est affiché en gis, lorsqu’on coche la case il apparaît en vert, pui ssi on la décoche il apparaît en rouge.
  • Pour chaque personne les dates d’entrée et de sortie sont affichées.
    • Si une personne n’est présente que pour une partie de l’année, le montant proposé pour sa cotisation annuelle est ajusté au prorata de sa présence.
    • On peut aussi choisir d’exclure les anciens membres en décochant la case “inclure les anciens membres”
  • La date de paiement se met à jour lorsqu’on coche “Payé” avec la date du jour.
  • En cliquant sur “Sauver” on enregistre les paiements sur chaque fiche personnel concernée. Et le montant total s’affiche.

Prélèvements mensuels

  • Dans le cas où la configuration bank_accounts est activée
  • cliquer sur le lien « Prélèvements » à gauche
  • On ne considère que les adhérents actifs, ayant pour type de paiement le « prélèvement »
  • Il suffit de choisir la période exemple « mars 2013 »
  • Choisir la date du prélèvement, exemple ici « 24-03-2013 »
  • Puis cliquer sur « Sauver », alors les cotisations sont enregistrées sur chaque fiche personnel à la date choisie
  • Ceux pour qui un montant marqué « à représenter » est noté sur la fiche, ont leur montant mensuel augmenté.
  • Le montant « à représenter » est remis à zéro après avoir sauvé.
  • On peut alors extraire le fichier pour les adhérents qui ont la cotisation enregistrée :

Reports sur les cotisations

  • Quelques reports sont disponibles, visibles par les personnes ayant l’habilitation n°53
  • Un de ces reports permet de voir le cumul des cotisations payées par section
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